电子政务协同办公系统操作手册20100715

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第一章概述 (2)
1.1文档目的 (2)
1.2文档范围 (2)
1.3读者对象 (2)
1.4参考文献 (2)
1.5术语与缩写解释 (2)
第二章系统功能及使用说明 (3)
2.1系统初步介绍 (3)
2.1.1 系统登入 (3)
2.1.2 主页界面介绍 (7)
第三章行政办公 (9)
3.1待办公务 (9)
3.2公文管理 (10)
3.3内部事务 (58)
3.4通知管理 (63)
3.5专送传阅 (73)
第四章常见问题及解决方法 (80)
问题一 (80)
问题二 (81)
问题三 (81)
问题四 (81)
问题五 (81)
问题六 (82)
第一章概述
1.1 文档目的
本系统是建立在沟通交流基础上的电子政务一体化办公信息平台，通过该平台实现领导之间、领导与各委办局、委办局办公人员之间的协同办公工作。

本手册旨在描述中国电信提供的政务办公信息网系统操作的各项功能，以协助您正确使用该系统，并可以充分利用本平台达到多渠道、全方位的管理和信息交流。

为了形象地阐述系统功能，本手册中采用了部分页面拷贝或范例，该页面及范例上所示文字内容，并非为用户自身的政务办公信息网的真实数据，仅为该一体化办公信息平台试运行过程中的模拟数据，所有真实数据将由用户自己在现实的操作环境中予以创建、核对和维护。

1.2 文档范围
本手册涉及中国电信政务办公信息网的功能操作介绍，包括基础构建、公文管理等多方面内容。

1.3 读者对象
所有的实际使用者，他们包括了系统管理人员、应用推进培训人员、用户等。

1.4 参考文献
1.5 术语与缩写解释
第二章系统功能及使用说明
本系统是建立在沟通交流基础上的一体化办公信息平台，通过该平台实现领导之间、领导与各委办局、委办局办公人员之间的协同工作。

利用本平台达到多渠道、全方位的管理和信息交流。

由系统管理员集中统一设置并分配用户登录身份和密码，用户在获得自己的登陆身份（用户名）和密码之后，凭此就可以登录系统进行操作。

本系统建议使用IE6.0及以上版本浏览器，取消所有的弹出拦截设置。

（IE低于6.0的版本可能会造成页面图层显示不全，或少部分系统工具无效等现象）。

2.1 系统初步介绍
2.1.1 系统登入
一、登录前的准备工作
为了能让你更好的使用本系统的所有功能，特对您的电脑配置以及相关设置说明如下：
●1、我们建议您使用Windows XP或Windows XP版本以上的操作系统。

●2、安装Windows office 2000或Windows office 2003版本。

●3、如果您的浏览器使用有弹出拦截，插件拦截，请先关闭这些拦截设置，并启用
ActiveX控件，具体操作是打开IE，选择“工具”→“Internet选项””→“安
全”→“自定义级别”，ActiveX控件都设置为启用。

如下图：
图（2-1-1-1）
●4、将访问地址设置为受信任的站点，具体操作是打开IE，选择“工具”→“Internet
选项””→“安全”→“受信任的站点”→“站点”，在“将该网站添加到区域”中
输入所访问的系统地址，再点“添加”即可。

图（2-1-1-2）注：以下图中的地址并不代表实际地址，仅供参考。

图（2-1-1-3）
二、登录流程
打开IE（Internet Explorer）浏览器，输入相应网址：
●出现界面如图（2-1-1-4）所示：
●如果输入的用户名、密码、验证码正确，进入系统主页面
注：“验证码”在后台可配置
图（2-1-1-4）
2.1.2 主页界面介绍
系统的主界面如图（2-1-2-1），大致可以分为三个部分：
图（2-1-2-1）
工作提示区：如图（2-1-2-2）所示，从上至下依次是：
系 统 导 航 区
工
作提示区
系 统 信 息 区
图（2-1-2-2）
日程安排：提示登录人自己当天的工作安排；
待办业务：显示当前登录人员被动的待办业务，如：公文等，它对用户既起一个提示作用，又是一个快捷入口；并有声音提示。

通知通告：查询与当前登录人员相关的通知通告；
●系统导航区：点击系统导航区，具体如下图（2-1-2-3），这里列出本系统所拥有的功能
菜单项，其中包括：
1)行政办公：根据用户不同的权限有不同的公务处理功能，一般包含公文管理、日程
安排、通知管理、专送传阅、领导指示、秘书指示、信息管理、信息采
编、督察管理、值班管理、提案管理、批示审阅等公务处理功能；
2)政务信息：可以根据权限查看不同的政务信息内容，一般包括部门分类信息、重点
工作、政务内刊简报、公文等内容；
3)收藏文夹：显示和管理自己收藏过的信息内容；；
4)个人资料：用来修改该系统的个人密码、管理个人文件和图片册；
5)通讯名录：进入通讯录模块，可以进行通讯录的查询及个人通讯录群组的管理；
6)工具下载：用来下载与收藏相关信息与工具；
图（2-1-2-3）
●系统信息区：在系统主页面的中间和右面部分都是系统信息区，
除图片新闻外其他栏目均可由系统管理员个性化配置，如人事任免、娱乐新闻、每日要情、领导关注等。

各个单位和部门都可以发布相关的信息到该页面，加快
政府信息公开化、透明化；
第三章行政办公
日常的办公活动一般都在行政办公菜单下，根据用户不同的权限有不同的公务处理功能，一般包含日程安排、公文处理、信息管理、通知管理、内刊管理、专送传阅等公务处理功能；下图（3-1-1）是拥有所有权限的用户得公务处理菜单，现实中的用户并不会完全的拥有所有的权限，往往之拥有其中的几个。

此菜单时通过个人用户所拥有的权限而定制的。

下面具体对菜单中的各项进行阐述。

3.1待办公务图（3-1-1）
此处显示目前待办公文
的数目
图（3-1-2）
主要显示目前该登录人员,今天被动需做的公务有那些;它既是一个提示导航,又是一个进入各项工作的一个快捷入口。

3.2公文管理
公文是政府部门文件等流转的一个重要手段，是政府日常办公的一个主要组成部分。

一般公文的处理过程分为发文、收文和办文、查询四个部分。

一般的公文管理界面如下图（3-2-1）所示：
图（3-2-1）
3.2.1基本设置
在公文处理之前，必须对公文处理流程中将会使用到的某些内容预先进行设置。

这些设置活动只有系统管理员可以进行。

对于部门的公文管理，可由系统管理员为某一个人员分配其所在部门的公文管理，由此人执行相应的管理功能，详细情况见 3.2.6.2 其他管理，除以上两种可能外，其他人没有这个权限。

基本设置一般包括“管理时限”，“发文模板”，“公文类型”，“公文移交”，“印章管理”,下面对基本设置进行具体讲述：
1、管理时限
A）功能简述：这里的时限是指在公文的处理过程中所涉及的所有节点到节点之间最长的一个处理时间，可以提醒用户在一定的时间内完成工作，保证公文的顺利流转
B）主要操作流程：（只有系统管理员才有这个操作权限）
2、发文模版
1）功能简述：为了能够使得公文样式更统一，可以将原先纸质的样本经过电脑word排版后形成模板让大家使用。

2）主要操作流程：操作界面如下图（3-2-1-2），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）
图（3-2-1-2）此处列出已有的模板，选中相应的模板可以对其进行修改和删除
单击此按钮可以进入新建模板界面，如下图（3-2-1-3）
填写相关的模板名称和说
明已便和其他模板区分
word编排界面，将模
板在此建立排版
完成后单击保存推
出
图（3-2-1-3）
3、公文类型
1.功能简述：公文类型的管理和维护，包括公文类型的创建，修改和删除。

通过对公文类型
的管理，在系统的公文处理中，包括收文办文和流程处理中，公文类型都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）
4、公文移交
见3.2.6. 其他管理中的公文移交。

5、印章管理
1.功能简述：印章的管理和维护，包括印章的创建，修改和删除。

通过对印章的管理，在系
统的公文处理中，印章管理都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）。

6、公文回收站
1、功能简述：系统管理员可以在这个页面看到系统中删除的公文。

7、批示常用语管理
1、功能简述：批示常用语的添加和删除操作。

通过对批示常用语的管理，在系统的公文
处理中，办理公文时办理意见时可方便选择批示常用语。

2、主要操作流程：操作界面如下图（3-2-1-8），修改界面和创建界面类似（所有用户都
可以设置自己独有的批示常用语）
图（3-2-1-8）
3.2.2发文管理
整个公文的流转过程中，发文是第一环。

一个完整的发文过程包括撰稿、审核、复审、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、传阅、发文等环节，但每个接点不是绝对的，可根据实际需要跳转或增加。

在公文已经具有所有签发条件的时候，也可以直接使用“扫描件发文”来跳过这些环节。

下面对这些环节一一进行讲述。

所有的发文操作都在“待办公文”中，如下图（3-2-2-1）
拥有两种发文
方式
对于拥有“发文”状
态的待办公文都属
于发文流程之内，
单击标题就可以进
图（3-2-2-1）
1、扫描件发文
1）功能简述：当已经存在纸质或电子公文并已通过审核签发，只需要通过政务网进行发布的时候，通过扫描就可以直接使用“扫描件发文”进行公文发布。

2）主要操作流程：扫描件发文只涉及到一个发文步骤，操作简便，界面如下图（3-2-2-2）
图（3-2-2-2）
注：附件上传发文以后收文单位可在正文及附件里查看到附件，参考文件仅限内部流转。

1、扫描件发文必须要进行原文上穿，因为已经拥有纸质文档，所以可以通过扫描成图片进行上传，或者直接上传word 等格式文档，直接发文不能进行公文编辑
可以通过滚动条滚动将后面的需填写内容显示出来，如图（3-2-2-3）
带星号的为必填项目，为空则不能提交。

拥有下划线的项目可以通过直接点击该标题调用系统资源，直接进行选择，反之则需要键盘录入。

除原文外，还可以通过此选项上传相关的参考资料和附件。

通过这些按钮添加的系
统外的主送单位和抄送
单位，一旦发文，则此公
文就会发送到相应的主
送单位和抄送单位，
所有的信息填写完毕，单
击此按钮，系统进行发
文，发文流程完结，已发
公文状态变成“已发文”
图（3-2-2-3）
2、拟稿发文
1）功能简述：与直接发布不同。

当需要开始拟新的公文时，将会涉及撰稿、审核、复审、会签、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、发文、传阅等环节，所有环节或根据实际情况部分环节完结，一篇公文才会发布出去。

2）主要操作流程：一个完整的发文涉及多个环节，每个环节完结，如果没有选择续办对象，则公文会自动流转到撰稿人处或分办员处。

普通发文的流程如下图（3-2-2-4）所示：
图（3-2-2-4）
A）拟稿：当需要起草新公文时使用。

具体操作过程如下图（3-2-2-5、6）
单击此按钮开始新
公文的起草，打开如
图（3-2-2-6）操作界
面。

如果是待撰稿状态，表
示是拟稿暂存状态，可
以通过点击标题再次进
入新公文拟稿界面
图（3-2-2-5）
图（3-2-2-6）
审稿：公文起草完毕，选择办理方式“审稿”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待审稿”的公文，点击标题，打开该公文处理界面，如下图（3-2-2-7A ）
B ）如审稿后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选
择后续办理动作。

可以选择相应模板后，单击公文处理，进行公文原文的起草。

打*是必填项目
选中，将会
将操作员的相关信息列入发文卡的相关位置
暂存：可以将现有信息保存，以后再编辑，公文状态变成“发文-待撰稿” 取消：将本次发文过程取消，所有信息清除。

删除按钮可以删除这篇公文
所有信息填写完毕，选择续办对象，办理方式，确定后按照办理方式转出。

如果不选则自动转成“已撰稿”状态等待分办。

图（3-2-2-7A）
此处显示的是发文卡内
容，如果要查看原文，可
以点击“文档列表”。

可以使用手工批示将公文打印
出来，由领导进行手工批阅，同
时公文转到此领导的秘书处（如
果没有设置有秘书，则该公文还
在当前办理人处），公文状态称
为“发文-待手工批示”，当秘书
将手工批阅的内容上传，公文才
会再次流转出去。

状态修改为
“发文-已手工批示”
图（3-2-2-7）
手工批示的打印界面如下图（3-2-2-8）：
图（3-2-2-8）
点击标题可以
查看公文原文
图（3-2-2-9）
C）复审：审稿完毕后，选择办理方式“复审”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待复审”的公文，点击标题，即可打开该公文处理界面，操作界面和审核相同，这里就不再列出。

复审完毕，公文状态转为“发文-已复审”。

同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

D）会签：如果这篇公文需要其他单位会签，则在复审后，可以进入会签流程。

会签单位的签名将会在发文卡的会签单位一栏中显示。

会签完毕，公文状态转为“发文-已会签”。

同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

如果还需要其他单位，则可以继续选择会签动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出。

注：会签不允许选择外系统的单位和部门。

E）批示：上一节点处理完毕，选择办理方式“批示”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。

用该用户帐号登录，在待办公文中可以
看到一篇“（发文）-待批示”的公文，点击标题，即可打开该公文处理界面，操作界面和审核相同，这里就不再列出。

批示完毕，公文状态转为“（发文）-已批示”。

同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

F）校对：校对完毕，校对人的姓名和校对时间将会在发文卡的相关地方显示。

同时公文状态转为“发文-已校对”，同样，如校对后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出
G）签发：本单位领导对这篇进行查阅签发。

领导的意见将会在发文卡的“领导签发”
一栏显示。

同样，如签发后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

操作界面和审核相似，这里就不再列出
H）核发文号：所有审核通过，开始核发文号。

文号制定的同时，还需要对公文原文进行文号的添加。

如核发文号后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。

(只有核发文号之后的公文才可以进行签名印章),操作界面如下图（3-2-2-9）
填入相应文号，同时
需要在原文的相关位
置将文号也添加进去
图（3-2-2-10）
点签名印章进入进入签名印章界面，签名印章完毕之后会在这里显示印章这就是印章
图（3-2-2-11）
选择电子印章，调用
印章管理里的印章，
输入密码，就可以盖
章
图（3-2-2-12）
手写签名可以在下
面空白区域写，然
后确定，颜色和笔
宽可以调
图（3-2-2-13）
文字签批，可以在
空白区域写下意
见，确定就表示盖
章
图（3-2-2-14）
I）盖章：公文一旦盖章就不可以再修改。

如盖章后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作
J）发文办结：上述流程走完，这篇公文就可以发出了。

单击发文办结按钮。

公文发出，如果在主送抄送单位中有不属于系统平台的单位，则还会流转到“文印中心”，由文印中心负责印刷后以纸质形式发送出去。

同时，该公文还将在本单位进行归档处理。

K）传阅：公文选择了传阅，续办对象可在待阅公文列表里查看，如下图（3-2-2-10A）公文填写意见如下图（3-2-2-10B）以后可在已阅公文列表里查看。

点击标题可以
填写意见
如下图（3-2-2-10A）
填写办理意见，点击确定，这篇公文就完成了阅文操作。

如果需要查阅，可以在已阅公文中看到。

打印、查看阅
文记录和意
见
3、归档
1）功能简述：将已发文办结的公文进行归档操作。

至此，整个发文过程全部完成。

2）操作界面如下图（3-2-2-10）
填写办理意见，点击确定，这篇公文就完成了归档或者阅文操作。

如果需要查阅，可以在发文查阅中看到。

图（3-2-2-11）
3.2.3收文管理
收文管理一般就是指来文登记。

所有的来文操作都在“公文处理”->“来文登记”中，如下图（3-2-3-1）。

一般来文登记分为两种：一、通过系统平台收到的公文进行登录；二、通过收到的纸质公文进行登录。

如果收到的是纸质公文，
但是需要在系统平台进
行流转，则单击此按钮进
行来文登记
从系统平台发送过来的
公文将在此列出，等待登
记。

点击标题就可以进入
来文登录界面
图（3-2-3-1）
1、纸质公文登录
1）功能简述：对收到的纸质公文进行登记
2）主要流程：将收到的原文扫描后上传，并填写相关的信息资料。

具体操作界面如下图（3-2-3-2）
图（3-2-3-2）
2、系统平台来文登记
1）功能简述：对于从系统平台的来文进行登记
2）主要流程：因为从系统平台的来文信息资料齐备，所以所要做的就是检查复核相
关的信息，对于缺少的内容进行补全操作就可以完成登记操作。

具体操作界面如下图（3-2-3-3）
填写相关信息
如果不选择续办对象，则默认为当前操作员为分办员。

如果进行了选择，则当前公文流转到所选对象处，由其负责公文的分办
纸质公文登记，必须将受到的公文扫描后上传
如果不选择续办对象，则默认为
当前操作员为分办员。

如果进行
了选择，则当前公文流转到所选
对象处，由其负责公文的分办
3）公文签收后，“签收”按钮会自动改变成“退文”按钮，如果需要退文，此时可使用此功能进行退文，操作界面如图（3-2-3-4）
点击退文按钮可以将来文退回来文单位
图（3-2-3-4）
3.2.4办文管理
来文登记后，就要对来文进行办文操作，一般包括：拟办，撰稿，归档，批示查阅。

所有的办文操作都在“待办公文”中，如下图（3-2-4-1）。

注意公文状态的不同，以
“收文”开头的是属于办
文状态下的公文
图（3-2-4-1）
1、选择办理方式
1）功能简述：来文登记后，对已登记来文进行办理方式的选择，处于登记之后的处理方式。

2）主要流程：选择办理方式是一个流程的切换过程，是流程与流程之间的衔接部分。

具体操作界面如下图（3-2-4-2）
每一个办文流程完结，如
果没有选择后续办理对
象、办理方式的时候，公
文会自动流转到分办员
处，由分办员选择后续操
作。

选择办理方式：拟办，撰
稿，归档，批示查阅
图（3-2-4-2）
2、办文
1）功能简述：当来文不是普阅公文，是需要单位进行办理的公文，则可以选择“拟办”
办理方式进入办文流程
2）主要流程：整个办文流程可以包括拟办和交办两个部分。

1、拟办：办文开始，可以由领导或者相关人员填写拟办意见，并选择相关的交
办对象或单位进行交办办理。

当分办员对已登记的来文进行分办操作后，可
以在待办公文中可以看到一篇“办文-待拟办”的公文，点击标题，就可以打
开该公文拟办处理界面，如下图（3-2-4-3）。

选择“拟办”办理方式
后，可以通过点击此按
钮选择相应的交办部
门。

拟办选择对象为人，
而交办为部门，公文自
动流转到该部门的收文
员处，办文完结则发文
完毕
图（3-2-4-3）
2、交办：公文流转到交办部门的收文员文处，在待办公文中可以看到一篇“办
文-待交办”的公文，点击标题，就可以打开该公文交办处理界面，如下图（3-2-4-4）。

办完，公文流转到分办员处，状态自动转回“办文-代拟办”，只有当分办员选择“办文完结”后，整个办文环节结束。

办理单位只需要填
写办理意见就可以
了，点击确定后自动
流转到分办员处。

图（3-2-4-4）
3、撰稿
1）功能简述：这里的撰稿和发文中的撰稿有所差别，同样是新公文拟稿，但是在此处选择的撰稿表示是应目前的公文的要求新拟一篇公文，原有的公文将会作为参考资料出现在新公文的相关资料中。

而发文中的新公文拟稿则不会有此种关联2）主要流程：同发文中的发文拟稿相同。

但是可以在文件列表中看到收文原件，如图（3-2-4-5、6）所示
只有在收文后选择“撰稿”，收文原件才会和新公文相关联
图（3-2-4-5）
图（3-2-4-6）
4、归档
1）功能简述：收到的公文在办理或浏览完之后，进行归档保存
2）主要流程：收文归档的操作和发文的相同，这里就不再列举图示了。

两者的不同点是，已归档的收文可以在收文查阅中看到，而发文归档的则在发文查阅中可以看到。

5、批示查阅
1）功能简述：将收到的公文给领导进行批示查阅
2）主要流程：由分办员选择批示查阅动作，并选择了相应的续办对象后，公文转至该续办对象，由其选择公文批示查阅的领导，一次可以选择多位领导进行查阅。

到这步后，公文将分别流转到各位领导处，各个领导可以进行查阅。

所有领导查阅完毕则公文返回。

批示查阅在不同的情况下会有两种返回方式：
◆如果来文已经经过拟办交办过程，则之后的批示查阅完成后，将会返回到分
办状态，用户可以将收文进行归档。

◆如果来文登记后，没有经过办文状态，则此篇公文将不能进行归档，批示查
阅后，公文将返回到批示查阅分办人处，停留在批示查阅状态循环。

这是根据实际情况制定的。

具体的批示查阅界面如下图（2-3-1-4-7、8）所示。

图（3-2-4-7）一次可以选择多位领导进行批示查阅。

点击确定后公文流转到各位领导处，领导查阅的界面如图（3-2-4-8）所示
图（3-2-4-8）
3.2.5查询管理
对于公文我们可以根据不同的状态进行多样化的查询。

一般包括：在办公文查询，暂存公文查询，收文、发文查阅，以及按条件查询等。

下面进行详细讲述。

1、在办公文
功能简述：查询当前用户曾经参与过的在办状态（非归档状态）下的公文。

通过在办公文的查阅，可以知道公文的流转情况，目前的状态以及办理人等信息。

通过点击左侧导航栏的“公文处理”->“在办公文”就可以进行查看，不需要设置查询条件。

具体的查询界面如下图（3-2-5-1）所示。

注：通过查看公文中的流转记录，可以了解公文的当前办理人。

列出所有当前用户参与
过的在办公文，通过点
击标题可以查阅具体内
容，包括在办状态，当
前办理人等信息。

图（3-2-5-1）
2、已阅公文
功能简述：查询当前用户在待阅公文列表中已经阅读过的公文。

通过已阅公文的查阅，可以方便的知道自己阅过哪些公文。

通过点击左侧导航栏的“公文处理”->“已阅公文”就可以进行查看，不需要设置查询条件。

具体的查询界面如下图（3-2-5-2A）。