秘书实务第十二章随从工作

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②随从工作的特点 （1）流动性大 （2）时限性强 （3）环境复杂 （4）情况多变 （5）工作要求高
• 3、随从工作的意义和要求 • ①随从工作的意义
• （1）做好随从工作，有利于提高领导工作效率； • （2）做好随从工作，有利于树立领导机关和领 导者的形象； • （3）做好随从工作，有利于锻炼秘书的才干
3、资料准备 资料准备的内容： 被视察单位、合作单位的有关资料； 与出差任务有关的上级规定和文件； 与出差任务有关的其他信息资料等。
4、物资准备 ①办公用品准备 （笔、纸、电话、通讯录等） ②生活用品准备 （衣物、药品、洗漱用具等） ③旅游用品准备 （照相机、地图、摄像机等） ④出差资金准备
讨论
• 分析： 秘书安排好领导的差旅，是秘书工作 的一个重要部分。安排过程中，一定要细 心谨慎。 上述案例，秘书只是看错一次车，但 却给领导增加了不少麻烦，若领导身体不 好就更麻烦了。服务中出事，往往都在小 事上，又多在高兴和轻易之中。所以，时 时要小心，小事也不可马虎。
第一节 随从工作概述
• 1、随从与随从工作
第十二章 随从工作
上次回顾
1.什么是谈判？什么是商务谈判？ 2.什么是模拟谈判？其意义是什么？ 3.秘书在受权谈判中如何把握自身的双 重角色？
本章目标
1.了解随从工作的类型和特点 2.明确随从工作的意义和要求 3.掌握随从工作的内容和方法 4.以及商务随从的内容和方法
导入案例
• 一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开 会，让她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘 书长说坐火车，赶上开会就行，不用早了。 • 小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9 点车就正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一 路风光，晚上又不耽误休息。她下午买了预售 票，就告诉领导明天在家等着就行了。文件、 路费都准备齐了，车也安排了。她就安心回家 了。 • 第二天，她按时去接了领导，在贵宾室检票， 她见贵宾室候车人很少，很是得意。
出国商务旅行的准备
（一）出国手续
1、办理护照 （1）撰写出国申请 （2）办理护照手续 2、办理签证 3、办理《国际预防接种证书》（黄皮书） 4、办理出境登记卡 5、订购机票 6、办理保险
办理出国旅行手续的内容、程序
出国申请手续主要有五项： （一）办理出国申请。
一般包括：出国事由、出国团组的人数，出 国路线（外国公司所在国名称），出国日程 安排 (出国时间、在国外活动时间、地点、 回国时间)等。 申请文书后面要附：出国人员名单(写清出国 人员姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外 国公司所发的邀请函(副单)。
4.为商务洽谈搜集资料，准备 有关材料
（1）准备各类相关文件（如：讨论的问 题有关的信件、备忘录等）。 （2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节 方面的资料。
5.准备旅行用品
例如身份证、信用卡、名片、公司产品 资料、客户资料、手机、笔记本、活动 日程表、地图、照相机及一些私人物品， 如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用 品、药品等，有的还可能要带笔记本电 脑。
第三节 出差的途中
1、周密安排领导活动 2、热情接待来访人员 3、认真做好各种记录 4、及时上传下达 5、起草文字材料 6、做好联通工作
第四节 出差的结束
• • • • 1、安排返程交通 2、处理出差资料 3、抓紧有关问题的落实 4、清理经济账目
第五节 商务随从工作
• • • • • 1、确定旅行日程和任务 2、制定旅行计划 3、订票和准备旅行物品 4、周密安排旅行活动 5、返回后的工作
健康证书即预防接种证书，惯称“黄 皮书” 。 为防止国际间某些传染病的流行，世 界卫生组织正式通过的《国际卫生准 则》规定，入境者在进入一个接纳国 的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热 病的疫苗等。
（五）办理出境登记卡
携带出国人员的护照、户口簿、居民 身份证办理临时出境登记手续。 凡出国超过六个月的（含六个月）人 员，则要携带上述证件到其常住户口 所在地的公安派出所办理注销户口手 续。并将第一张“出境登记卡”换为 第二张“出境登记卡” 。
7.安排差旅费
• 预支差旅费：先预支、后报销。
案例
• 宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差 到北京，预订了浦东机场上午9:50的DH851班 机，飞机将在11:00到达，之后他将入住距离机 场仅30分钟的皇朝宾馆，当天下午14:00-16:00 参观北京天成公司，参考产品质量，天成公司派 车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5 月6日9:00与天成公司进行商务会谈，随后签订 协约，下午五点坐火车赶往西安，入住西安饭店， 5月7日周五，9:00杨总拜访西安大地公司总经理， 并洽谈商务，中午12点视察本公司驻西安的办事 处，下午两点乘坐飞机返回上海，公司派车接机。 • 请根据上面内容，拟定一份出差旅程表。
办理护照
• 护照是一个国家的公民出入本国国境和 到国外旅行或居留时， 由本国发给的一 种证明该公民国籍和身份的合法证件。
• 各国颁发的护照种类不尽相同。中国的 护照分为外交护照、公务护照和普通护 照，普通护照又分因公普通护照和因私 普通护照。
办理护照
1.护照的作用； 2.护照的种类：外交、公务和普通三种。 3.护照的办理： 在国内，由外交部及其授权单位办理； 在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。 第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、 邀请书） 第二，认真填写有关卡片和申请表； 第三，拿到护照后，再认真检查核对。
（四）办理健康证书
• 黄皮书，英文名为 international certificate of vaccination
• 国际通用的黄皮书是《国际预防接种证 书》。是世界卫生组织为了保障入出国 (边)境人员的人身健康，防止危害严重 的传染病，通过入出国(边)境的人员、 交通工具、货物和行李等传染和扩散而 要求提供的一项预防接种证明，其作用 是通过卫生检疫措施而避免传染。
思考
上司出差，需要准备哪些物品？
出差物品携带表
名片 证件（身份证、护照、港澳 通行证、边防证等） 往返机票（将保险费保留在 秘书手中） 活动或会议等背景材料 准备现金或信用卡注款 礼品 *包装 若干 日程表 笔记本电脑和ppt（保 存在桌面）、ppt备份 软盘 书面讲话稿及素材 出访地联系人通讯录 备用笔等文具 应急药及常用药品 *准备一支 彩色笔 2张
出行前领导的行踪是否 可以随便泄露呢？
安排上司出差
时差问题
时差的计算方法:两个时区标准时间(即时区数)相减就 是时差，时区的数值大的时间早。比如中国是东八区(+8)， 美国东部是西五区(-5)，两地的时差是13小时，北京比纽 约要早13个小时;如果是美国实行夏令时的时期，相差12 小时。
上司出差时，秘书应准备些什么？ • 应确定是国内出差还是 国外出差 • 根据出差内容制定计划 • 按照计划进行工作安排
国内商务旅行的准备
一、需要了解的情况 原因、地点、时间、人员安排 二、应该做的准备工作 三、做好出差的善后工作
1.准备旅行计划
思考：旅程表和出差计划，哪个更详细？
举例：旅行计划表
旅行日程表
• ××总经理行程安排 • 上海——北京 • 2008年5月13日——5月15日
内容包括：时间、目的地（要具体 到机场、火车站、码头和住宿）、交 通工具、抵离时间（航班、车次）、 旅馆食宿、活动安排。
2.选择交通方式
交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜 好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识； 交通知识； 票务知识。
3.制定约会计划
内容
（1）目的地（省、市名） （2）时间（日期、时间） （3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等） （4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需要 带xx材料）。
3、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入 境事务。预留相关的联系电话 4、办公用品：
5、作的含义是什么？ 2、随从工作有哪些类型？ 3、秘书在出差准备阶段应做哪些工作？ 4、秘书在出差途中应做哪些工作？ 5、秘书在出差结束后应做哪些工作？ 6、秘书如何做好商务随从工作？
1.签证的作用和种类 申请所去国家（地区）和中途经停国家 的签证。 签证也分为外交、公务和普通三种（有 入境、入出境、出入境、过境签证、居 留签证） 。 2.签证的办理 因公出国的人员签证：通常由外交部或 中国旅行社代办处，向有关国家驻华使 馆（或驻华总领馆）申办； 紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发 报，请其向驻在国申请，抵达时由机场 移民局发给； 因私：一般可通过中国旅行社签证代办 处办理。
案例
移动通信公司领导因公务需要，携王 秘书到西安出差，主要是洽谈手机生产项 目合作前期有关事宜，请思考小王出差前 要做哪些准备工作？假如小王没有随同领 导一起出差，那在领导出差中、出差后， 小王要做哪些工作？
1、业务资料：收集西安公司的有关材料、 讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等
2、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的 旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并 进行书面整理，形成日程表
如果你是领导，会挑选怎样 的人作为随从人员？
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②随从工作的要求 （1）工作要主动 （2）办事要细心 （3）说话要谨慎 （4）不要帮倒忙
第二节 出差的准备
1、思想准备 思想准备，是指在出差前，秘书要 摸清领导者出差的意图和任务等情况， 做到胸中有数。
2、组织准备 组织准备，是指秘书对领导出差活 动的事前组织协调工作。
检票时，傻眼了!买的票不是软卧，但时间有 限，车还是上了。但要补软卧票时，列车员告诉 他，这次车没软卧，有软卧的是7点快车。虽然领 导一再说“没事”，但她身上就像背个大麻袋似的， 压力太大了。 一路上，为了减轻秘书小于的压力，总经理 总是找话说，就像哄小孩似的。但是，这样更使 小于觉得不自在。 总算到站了，而且接站车也一直在等他们。 这总算给小于一点欣慰。 由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了， 又现给他们热饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两 口就饱了。 思考：秘书合理安排领导差旅的重要性？
（二）出入境手续
（三）申请签证
• 签证（visa），是一个国家的主权机关在 本国或外国公民所持的护照或其他旅行证 件上的签注、盖印，以表示允许其出入本 国国境或者经过国境的手续，也可以说是 颁发给他们的一项签注式的证明。 • 护照是持有者的国籍和身份证明，签证则 是主权国家准许外国公民或者本国公民出 入境或者经过国境的许可证明。
6.协助准备行李（行李分为托运 行李、自理行李和随身携带物品）
• 秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重 量和大小（可通过航空公司的旅行手册，或者 通过旅行社代办人员）。 • 托运行李的重量每件不能超过50公斤，体积 不能超过40*60*100厘米， • 自理行李的重量不能超过10公斤，体积每件 不超过20*40*55厘米。 • 随身携带物品的重量，每位旅客以5公斤为限。
• ①随从，主要是指秘书人员跟随领导者 外出活动。 • ②随从工作，是指秘书跟随领导者外出 活动期间，为保证领导者顺利开展工作 所从事的一切流动服务活动。
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2、随从工作的类型和特点 ①随从工作的类型 （1）调查研究型 （2）检查考核型 （3）处理问题型 （4）看望慰问型 （5）商务谈判型 （6）参加会议型
2份
差旅用品一览表（一）
商务活动文件资料 谈判提纲 合同草案 协议书 演讲稿 讨论有关问题的信件 备忘录 日程表 科技、产品资料 公司简介 对方公司的相关资料 差旅相关资料 目的地的交通图 旅行指南 请柬 介绍信 通讯录（地址、电话、传 真） 日历 世界各地时间表
差旅用品一览表（二）
办公用品 笔记本电脑 光盘或磁盘 微型录音机及磁带 照相/摄像机 文件夹 笔、笔记本 公司信封及信纸 邮票 手机/呼机 名片 现金、支票 个人物品 护照 签证 身份证 信用卡 替换衣服 洗漱用品 急救药品 旅行箱 车船票、机票