如何做好档案信息资源的开发利用

如何做好档案信息资源的开发利用

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随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。

档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，需要在社会各界给予高度重视和大力支的持基础上，持续有序地进行。必须切实加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆藏，处理好开发与保密的关系,在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源，开拓开发利用的新领域，发展开发利用新局面，加大现代化技术的运用，大力宣传档案工作,提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

一、加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础。

开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是档案信息资源开发利用的起点，没有档案的收集，就没有档案信息资

源，没有档案信息资源，就不可能进行开发利用，从这个意义上说，档案资料的收集工作是档案信息资源开发利用的基础，是首要工作。档案部门要要及时、准确、客观地收集档案资源，大力丰富馆藏，最大限度地扩大征集和接受档案的范围和标准，占有和把握一切可被利用的、原始的、客观的、真实的档案，不断丰富充实档案信息资源这座宝库，坚实地打好档案开发利用的基础，为最大限度地满足开发利用提供丰厚的物质基础。同时要对现有馆藏档案进行数字化处理,采用数字方式存储起来,实现档案信息资源信息化，为网络传输建立充足的数据库资源。这也是档案基础业务工作的一项重要内容。

二、加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求。

各级档案馆要在做到明确档案密级，做好相关级别档案的保密工作，确保国家机密，维护档案所有权者的利益的基础上，遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则，加快档案开放进程，对到期的档案加快鉴定速度，依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快开放出来，要建立科学合理的降解密制度，处理好全面开发与适度保密的关系，积极稳妥地做好已经到开放期档案的划控和解密工作，对经济、科技、文化以及历史档案可根据《档案法》及有关条例随时通过各种形式向社会开放，以便被社会、团体及时利用。这是满足开发利用档案信息资源需求的一个重要渠道和举措。

为解决档案馆档案信息开放在时间上老化、内容上滞后，空间上断层脱节的问题，设立现行文件服务利用中心，冲破《档案法》和《档案法实施办法》规定的实施档案开放的领域，将一些与公民利益密切相关的材料按一定的方式向外公开,也是切实可行的办法。

三、运用现代信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平。

实践已经充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。要将不同载体上的、不同表现形式的档案信息，通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息，达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、档案信息网络传递、网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导等，适应社会的发展和时代的要求。

四、加强档案编研工作，是档案信息资源的开发利用的重要途径。

档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供服务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间,提高工作效率,推进各项事业的发展。它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作的力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要影响。要搞好编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解用户的档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价

值的编研。下功夫潜心编写出一些时效性，特色性，专业性，实用性较强的档案信息资料编研成果，确保编制出适合社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量。使档案信息增值，最大限度地满足各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

五、搞好档案服务工作，优化开发利用档案信息资源的环境。

检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具，是开发利用档案信息资源的基础工作，要十分重视这项工作。应本着检索档案信息实用、方便、迅速、准确的原则，采用微机管理及实行电子计算机检索等现代化服务手段，完善检索工具，优化检索手段，提高服务效率。

档案利用工作是档案业务工作的中心环节，是开发利用档案信息资源的直接途径。要搞好档案的利用服务。《档案法》指明，档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。档案的利用工作是档案部门为利用者提供档案和各种相关服务。要最大限度地满足各方面对档案利用的需求，要热情接待查档人员，简化查档手续方便群众，为利用者提供更便捷的服务，提高查全率和查准率。要竭诚为档案的利用者提供多样化的高质量服务，主动拓展服务领域，开展全方位、多层次、多渠道的信息服务。要加快档案信息化建设，全面推进档案信息资源的数字化建设，提高服务能力，让用户方便快捷地利用档案信息资源。

六、以效益为导向，使档案信息资源的开发利用走向市场。

档案信息是无形资产，是档案人员的经验的总结，智慧的结晶，凝结了档案工作者的劳动。因此，在提供服务时必须讲经济效益，要有偿转让，要根据《档案法》有关法律条文和物价部门的规定，收取一定的服务费用，让档案信息带来客观的经济利益。使档案工作直接融入市场，服务于市场经济，跻身于经济中心工作的前台位置，承担起为党和政府宏观决策服务，为企业发展决策服务，为区域经济的发