人力资源部规范员工入职、转正、交接、离职手续办理

关于重新下发《规范员工入职、转正、交接、离职手续办理》的通知
总部各部门、各项目公司、各办事处、物业公司：
为完善员工入职、转正、异动/外派、离职管理，建立、健全员工的人员档案信息内容，同时使员工入职、转正、交接、离职手续更加清晰、顺畅、严谨，规避因人员更替造成的信息断档、资料遗失等风险。

特制订如下要求：
第一节：新员工入职手续办理
一、员工入职当日总部及各项目、各办事处、物业公司人力资源部/人事行政部负责员工关系人员按照《员工手册》中明确的对人员入职需提交的相关资料（包括身份证、学历证、体检证明、照片、离职证明等）进行验核、复印，对各种资质证书、专业岗位上岗资格证等留存扫描件（工程相关资质证书留存原件）。

二、新员工入职资料核实无误后，须填写以下文件：
1、《新员工录用条件确认表》；
2、《入职确认函》；
3、《入职承诺书》；
4、《******严重违纪行为明细确认表》；
5、《五险一金增减员告知书》；
6、《转正审批单》（分为基层、中高层）；
7、《入职引导表》。

三、整理新员工入职所填文件与所有个人资料（包括简历、员工登记表、背景调查证明、面试评估及入职审批表等）建立员工副档，并由员工本人确认签字：
1、对入职当日因特殊情况无法提供上述资料原件的员工，应由员工本人签署书面的延期提交资料证件的说明，其中承诺预计延后的时间期限，此期限原则上不能晚于转正日期。

对至转正日期仍未按承诺提交的，原则上予以试用期延期或终止试用，特殊情况需经行政管理中心总监审批。

2、自此通知下发之日起，人事行政部对员工持有的资质情况要建立台账记录，其准确性及资质扫描件的完整性将纳入员工信息管理的要求检查、考核。

第二节、新员工入职引导
为帮助新员工顺利渡过适应期，尽快了解公司运营管理模式，融入团队，为团队绩效发挥积极作用，并营造良好的企业文化，更好的吸引人才、留住人才。

同时为了新员工与离职（异动）员工交接工作更加清晰、顺畅、严谨，规避因人员更替造成的信息断档、资料遗失、工作滞后等风险，现针对新员工入职引导工作做如下要求：
一、新员工入职当天，直属上级领导必须指定新员工引导人，并且亲自对新员工进行工作交底面谈，以使新员工尽早进入工作状态，对部门工作及公司总体方针政策、任务目标尽早有所了解，并能在理解的基础上付诸行动。

重点面谈内容如下：
1、介绍部门组织架构及人员；
2、岗位职责、岗位礼仪；
3、计划目标、领导期望；
4、公司企业文化、理念以及长远目标。

二、新员工及引导人须按周认真填写引导表，新员工的入职引导人指定要求：
1、总部高管的引导人为相关归口执行总裁；
2、项目负责人、办事处负责人的引导人为所属区域执行总裁；项目负责人助理、办事处负责人助理的引导人为项目负责人、办事处负责人。

各位执行总裁将实时对新任命的项目、办事处管理者进行重点指导和帮扶。

3、总部部门负责人：指定所属归口中心总监（含分管副总监或总监助理）为入职引导人。

4、各项目、各办事处部门负责人：指定项目负责人、办事处负责人（含分管项目负责人助理、办事处负责人助理）为入职引导人。

5、总部基层员工：由部门负责人指定入职引导人，每周的引导表需上报部门负责人审阅。

6、项目、办事处基层员工：由部门负责人指定入职引导人，每周的引导表需上报部门负责人审阅。

第三节、新员工转正
一、岗位试用期：
1、基层人员：试用期为二个月（销售主管、销售代表、样板间管理员、水吧服务员试用期为一个月；安保人员、食堂人员无试用期）。

2、中层管理人员（含部门负责人）：试用期为三个月。

3、高层管理人员：试用期为六个月。

二、转正流程：
1、经理级及以下员工：入职引导表作为转正考核的附件，员工转正前两周连同《转正审批表》一并报直属上级及授权领导审核，并报人资部门备案；各项目、办事处中层（含部门负责人）及以上人员的入职引导表同时报总部人力资源部备案。

2、高管人员：
（1）高管人员的入职引导表需每周报总部人力资源部备案，并呈报分管执行总裁
审阅；
（2）岗位试用期结束前两周，新入职的高管人员需结合试用期间的工作情况，上报述职报告并进行现场述职，由各位执行总裁对述职情况给予书面评定；
（3）岗位试用期结束前两周，由总部人力资源部组织对新入职的高管进行360度不记名考评，并出具考评报告；
（4）董事长将根据书面评定以及360度考评结果，确定是否予以转正。

三、转正审批表、入职引导表作为员工信息的一部分，存入员工副档。

第四节、交接管理要求
为进一步完善离职或异动（含外派）交接流程，确保离职或异动员工工作交接系统、规范的进行，避免员工在交接工作过程中产生交接工作不清，承接人不知具体工作事项，影响公司正常工作的开展，特对交接管理提出明确要求，具体内容如下：
一、总则：
1、公司各岗位人员在异动、离职、长期请假时，均需依照交接管理要求办理工作交接。

2、工作交接的责任主体分别为移交人、承接人、监交人、相关职能部门责任人。

（1）移交人是指异动、离职、长期请假的人员；
（2）承接人是指接受移交人所移交的工作和物品的人员；
（3）监交人是指监督移交人、承接人进行工作交接的人员；
（4）相关职能中心责任人是指财务管理中心、行政管理中心等相关部门工作确认人员。

二、责任划分：
1、移交人：处理遗留问题，认真整理职责内的各种资产、资料、未完成工作内容及岗位工作内容，保证其完整性和真实性。

同时梳理工作流程和工作关系，确保后续工作的畅通。

2、承接人：认真检查移交人的各种资产、材料，保证资产账目相符，同时与移交人问清各项工作流程和工作关系。

部门负责人（含）以上管理人员应着重了解部门内部人员现状、部门工作计划及年度目标完成情况及所遇问题，并应根据以往工作经验向移交人提出疑问，确保部门管理工作的顺利开展。

3、监交人：监交人必须认真审核交接的各类资产、资料及应交接工作的全面性及准确性，确保交接项无遗漏，及时发现问题并协同移交人和承接人拟订处理方案并上报：（1）总部高管离职或异动，监交人由归口执行总裁承担。

（2）各项目、各办事处负责人离职或异动，监交人由区域执行总裁承担。

（3）总部部门负责人离职或异动，监交人由总部各归口中心负责人承担。

（4）项目、办事处部门负责人离职或异动，监交人由项目负责人、办事处负责人
承担（财务负责人离职或异动，由总部归口中心负责人承担）。

（5）基层员工离职或异动，监交人由部门负责人承担。

三、工作交接流程：
1、离职或异动人员必须认真完成工作交接，填写《员工离职交接单》、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》。

项目负责人、办事处负责人离职或异动时需按体系分类撰写工作交接单。

工作交接的内容包括文件资料（含纸质和电子文档)、未完成以及需跟进的工作内容、重点关注的工作以及已预测到的工作困难。

其中，涉及到工作需要的各类文件资料必须整理清楚并详列清单移交给承接人；工作内容及工作进度应尽量说明详尽，使承接人清楚工作具体开展情况，交接双方均需在交接报告上签字确认，确认完成后交直属上级领导，直属上级领导负责把控交接内容是否属实、完善，并确认签字。

2、审批完成后的《员工离职交接单》、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/
离职工作交接单》复印件分别留存于监交人和承接人处各一份。

四、工作交接内容：
1、岗位工作内容交接：
（1）交接未完工作：员工在交接时尚有未完成工作（包括领导临时交办工作等），移交时将工作内容、目前工作进度、下步工作思路及工作完成时间列明，交接过程中需注意事项要重点标注。

（2）交接岗位固定工作：列清全年内本岗位主要的工作内容、应完成的标准及完
成时限。

（3）交接非常规性工作：列清平时遇到过的非常规工作的处理思路及解决方法。

2、对内配合工作交接：
（1）部门内部各专业配合工作：列清需其他专业配合的工作内容、配合标准、配
合人、配合时限。

（2）与其他部门间配合工作：列清需配合的工作内容、配合标准、配合部门、签
转流程。

3、对外联络工作交接：
针对本岗位工作过程中涉及的外联单位，列清联系人、联系方式及联系业务。

交接时，移交人会同承接人一并到外联单位进行拜访、介绍，告知对方目前工作由承接人全
面负责，在工作中给予配合。

4、档案文件交接：
对于本岗位留存的档案资料，交接时分清类别，列清明细，逐一核对清点后移交。

5、电子文件交接；
员工在移交电子文档时应对所有工作的文件进行分类，可分为常规文件、临时文件、紧急文件，移交先后顺序原则上为紧急文件先交接，交接完毕之后列清目录，移交人、承接人、监交人三方签字确认。

6、资产交接：
对于涉及到固定资产交接的，首先列出资产明细清单，中层以上人员须由行政部出具资产明细清单，并由移交人、承接人、监交人三方对资产进行核对。

7、合同交接：
对于员工离职涉及合同交接的，移交人必须将所有经手合同（包括已结算的）执行情况列明，形成合同交接明细表，内容必须包含合同名称、编号、总价款、已付款情况、存在问题、甲方联系方式等，上述材料准备完毕后，移交人、承接人、监交人三者必须同时在场对合同交接明细表内容进行确认，待所有人员均对合同交接明细表内容无异议并三方签字确认后，此项交接方可结束。

8、特殊说明：
开发部、财务部、合约客服部、企业发展事务部及负责公章和资料档案管理的人员作为特殊部门岗位，员工离职或异动需由所属部门负责人与总部总裁办公室确认是否有资料在借未归还的情况。

如有未归还的情况，必须跟进催还，否则不得办理离职手续。

因以上工作未执行到位而产生的问题，将问责部门负责人。

员工交接确认过程中，对于交接的借据，凡借用人非移交人本人，承接人必须找借用人确认，否则不应交接，如进行交接，则产生的风险和责任由承接人承担。

五、工作交接要求
1、离职及异动申请未经公司领导批准前，员工必须坚守岗位。

若因私自离岗或消极怠工，给公司造成直接或间接损失者，公司将按制度予以处罚。

2、当出现因异动、请长假或离职等需要工作交接时，应在异动、请长假或离职前1个工作日内完成工作交接。

3、工作交接必须附有由移交人、承接人和监交人三方在清单上共同签字确认。

《员工离职交接单》、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》填写不详或交接手续未办完者，人力资源部/人事行政部不予办理离职或异动手续。

4、工作交接自批准离职或异动申请时开始，准备交接时间原则不少于5个工作日，当面交接时间不少于1个工作日，特殊需要可适当延长交接时间。

5、交接完成后，尚在公司的异动员工仍有义务帮助接替人顺利开展工作。

承接人对交接的工作尚有不清楚的，应及时联系移交人，移交人必须积极配合承接人，直至交接清楚为止。

六、交接发生问题处理：
1、对于交接过程中发现问题，短时间不能处理完毕的，监交人应会同移交人及承接人拟订处理意见及时上报主管部门和领导。

2、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》经移交人、承接人和监交人三方在共同签字确认后发现工作遗漏的，给公司带来损失的，由监交人承担。

3、所有离职或异动员工如已给公司造成了经济损失，必须在员工工作交接单后附损失明细表并经本人签字确认，且须在赔偿后方可办理关系调转及离职工资支付。

4、所有离职或异动员工均应在离职或异动前完成各类款项的清理，如员工有未结算款项因客观原因不能在离职或异动前完成结算的，则需财务部、移交人、承接人、监交人共同核算后提供明细，交接给承接人。

并由财务部、移交人、承接人、监交人签字确认。

5、职能中心相关部门责任人应对《员工离职交接单》中与本职能部门相关的事项及款项交接进行确认，并对确认结果负责。

如职能相关责任人已在离职交接时签字确认，在后续工作中发现有未清事项及款项，且给公司带来损失的，产生的经济损失由职能中心相关部门责任人承担。

第五节、员工离职手续办理
一、公司所有正式员工辞职，应提前一个月提交书面申请（其中应注明申请离职时间与最后工作日时间），试用期员工应提前三天提交书面申请（其中应注明申请离职时间与最后工作日时间），辞职员工的直属上级领导应在员工提出辞职申请后的两个工作日内进行离职面谈，填写《员工离职面谈表》，并将辞职报告、《员工离职面谈表》、签署意见的《员工离职审批单》交至人资部门。

如有提前离职等特殊情况需附上由上级领导签署的情况说明。

二、人资部门在接到员工离职申请后两个工作日内，由人资部门负责人同申请离职人员进行面谈，并做好谈话记录，填写《员工离职面谈表》。

面谈结束后通知该人员的直属上级领导按照交接管理要求认真做好离职人员工作交接。

三、员工应在《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》中对交接内容书写详细，由交接双方、监交人及相关领导签字确认。

所有员工必须在最后工作
日之前完成离职交接。

《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》作为离职审批的附件交至人资部门，人资部门将《员工离职审批单》、《员工离职面谈表》、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》及辞职报告等相关资料转交相关领导签署意见后报授权领导审批。

离职审批未完成时不允许离职，如出现流程未完成离岗的，按旷工处理。

四、员工离职时，因个人原因调休假未休者，视同放弃；因工作原因调休假未休者，可在离职后把所剩假期折成工资一同发放。

同时必须将胸牌、司徽、就餐卡、《员工手册》交回相关部门。

未交回者，按照以下规定进行扣款补偿：
1、胸卡：10元
2、司徽：10元
3、就餐卡：10元
4、《员工手册》：50元。

五、在员工离职后人资部门通知信息技术部：
1、关闭离职人员相关办公OA权限；
2、关闭电脑域用户权限。

六、人力资源部/人事行政部依据《员工离职审批单》、《离职工资发放申请单》，进行离职工资的核算。

离职工资由财务部门以银行卡形式发放。

七、人资部门将《员工离职审批单》、《员工离职面谈表》、《员工异动/离职资料交接单》、《员工异动/离职工作交接单》及辞职报告等资料存入员工副档，离职人员副档需自离职时间起保存2年，2年后可销毁。

总部及各项目、各办事处、物业公司人资部门监督以上规定的落实、执行，同
时全体员工应自觉遵守以上规定，以保证公司正常的工作秩序。

特此通知。

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行政管理中心。