鸿鹄论坛_Outlook教程(自己编写超详细,附赠Foxmail)

第三章:办公软件

Windows系统安装成功，还需要为PC安装一系列办公软件，以便于工作；如下为办公PC必备软件及部分选装软件，信息部维护员应仔细核查，确认为工作需要方可授权软件安装。本章节重点介绍邮件客户端Outlook及Foxmail常用操作。

必备软件：文档编辑软件Ms-Office(word、excel、ppt)、金山WPS，邮件客户端Foxmail(Outlook备选)，压缩/解压缩软件WinRar，输入法软件Sogou拼音或五笔及Flash软件；

选装软件：CAD软件中望CAD，绘图软件coreldraw11、Photoshop7.0（仅限促销部），Pdf文档阅读软件福昕pdf阅读器，暴风影音等。

3.1 Outlook

邮箱客户端现公司统一要求更换为Foxmail，考虑之前一直使用Outlook、并且Foxmail 稳定性还有待提高；现将Outlook安装配置及日常操作简要介绍如下：

3.2.1 Outlook安装配置

Ms-Office安装时选择Word、Excel、Powerpoint及Outlook模块，使用Outlook需要对邮箱帐户进行必要参数设置：

邮件服务器地址：172.16.0.246或

新建邮箱帐户步骤如下：

1.打开’控制面板’、查看方式’小图标’或’大图标’，单击图标’邮件’；

（outlook客户端安装完毕后，自动在控制面板生成’邮件’图标）

2.进入邮箱新建帐户界面，图示如下。单击添加按钮，输入新建帐户标示名称配置

文件；

图3.x 邮箱帐户新建界面

备注：

1.配置文件可以设置多个，对应不同帐户；但同时间只能打开一个帐户

2.当有多个配置文件，并且选择’提示要使用的配置文件’时；每次登录Outlook，系统将提示用户选择需要登录帐户。

3. 单击下一步，选择电子邮件服务，默认选择第一个选项；

图3.x 选择电子邮件服务3.单击下一步，勾选’手动配置服务器参数’；

图3.x 帐户设置方式选择

4.单击下一步，选择’Microsoft Exchange’；

图3.x 邮件帐户类型选择5. 单击下一步，输入’邮件服务器’地址及帐户名称；

图3.x 服务器及帐户配置

6. 单击下一步，邮箱帐户新建设置完毕。

图3.x 邮箱新建帐户配置完成

备注：如上为win7系统下Outlook2007配置步骤。系统或软件版本不同，操作界面略有差异，关键是正确配置服务器地址，并正确验证邮箱帐户即可完成配置。

3.2.2 Outlook常用操作

Outlook帐户配置完成后，即可进入邮箱进入邮件收发操作。为合理利用邮箱空间、避免空间资源闲置，公司邮箱设置空间容量上限为750M；邮箱占用服务器空间超过容量上限后，将影响邮箱收发邮件。为此需要个人不定期查看邮箱容量，并及时将邮件进行本地存档。

1.邮箱已用容量查看

右键选择’邮箱帐户’、邮箱属性，下一步选择’文件夹大小’，可以查看邮箱已用容量空间。

图3.x 邮箱已用容量查看

2.更改邮箱登录密码

更改邮箱登录密码,仅能ie浏览器登陆邮箱后实现。

IE浏览器邮箱登陆地址：http://172.16.0.246/exchange/；

输入帐户、密码进入邮箱，选择左下角最后一个图标’选项’；

进入’选项’界面，选择更改密码选项；

进入’密码更改’界面，输入帐户名称、旧密码、新密码（密码至少六位），单击完

成密码更改。

图3.x 密码更改界面

3.Outlook脱机操作

网络连接发生故障或登录失败后，outlook自动切换到’脱机’状态；该状态下不

能自动收发邮件，此时右下角图标如下.

单击’脱机连接’图标，勾掉’脱机工作’前面对勾，即可进入联机状态；如之前因帐户登录失败进入脱机状态，此时会提示输入帐户及密码。

图3.x 脱机状态

4.邮箱显示字段调整

收发邮件界面默认显示字段有发件人、邮件主题、接收时间及邮件大小等，可以通过自定义字段对显示项目进行调整，调整方法图示如下。

选择菜单’视图’-‘当前视图’-自定义当前视图’，弹出’自定义当前视图’对话框；

选择’字段’，进入自定义字段对话框，在此可以完成字段的添加、删除及顺序变更。

显示字段调整有多种方法，一般邮件界面邮件即可进入操作；同时outlook界面均支持鼠标拖动操作，大家可以进行尝试。

图3.x 自定义当前视图

图3.x 自定义字段

图3.x 显示字段调整对话框

5.新建通讯组列表

Outlook支持将特定组别邮箱设置为’通讯组列表’，之后发送邮件时，只需要填写’通讯组列表’名称即可发送该组别下所有邮箱。

通讯录列表设置方法，图示如下。

选择菜单’前往’下’联系人’，进入联系人界面；选择菜单’新建’下’通讯组列表’，弹出通讯组列表对话框。然后输入新建’通讯组列表’名称、添加成员，之后单击保存并关闭；即可完成通讯组列表设置。

‘通讯组列表’集团内部共享通用，但仅能由组别建立邮箱进行维护；当新建通讯组列表名称已存在时；新建通讯组列表不生效。

图3.x 通讯组列表

图3.x 通讯组列表对话框

6.设置邮箱收件规则

Outlook设置收件规则后，系统将自动对新收邮件(主题或发件人条件)进行规则匹配；对符合某一规则的邮件，自动进行收件规则后续操作。如：规则设置将’日结’标题邮件，自动转到’日结’文件夹；则收到标题中含有’日结’字段邮件，将自动转至’日结’文件夹，方便邮件的管理。

邮箱规则设置方法,图示如下。

选择菜单’工具’下’规则和通知’，弹出’规则和通知’对话框；首先选择模版（常用选择按’发件人’或主题特定词语’），然后步骤二选择对应发件人，及转发至的文件夹；单击完成即可。

邮箱规则默认有数量限制，当设置规则数量超过限制；新建规则将不能生效，这时需要删除闲置规则（在规则和通知对话框即可完成）。

图3.x 规则和通知