档案管理基础知识培训PPT课件

1.领导职责 4.管理原则.
2.机构设置 5.管理要求
3管理体系 6.人员配备
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二、制定档案工作管理制度
企业档案工作制度一般分三部分：
第一部分是工作规章。包括企业档案工作规定（内容要 包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追 究制度、档案管理应急预案。
第二部分是管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴 定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交 制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档 案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、 库房管理制度。
保管的质量要求。
② 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企
业的业务活动。
③ 要加强收集工作的调查。
（2）、科技档案收集工作的要求
① 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。
② 要遵循科技档案的自然形成规律。
③ 要保证科技档案的完整、准确。
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3、收集工作的方法
（1）、管理性档案的收集方法
（2）、科技档案的收集方法
一册（本）为一件。
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3、组卷
（1）、以件为单位整理的档案（归档文件整理）。
以件为单位进行整理就是按照文件材料形成 和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材 料，一张图纸，一本表册等均为一件。
第三部分是业务标准规范。包括档案整理规则、档案分
类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案
管理标准长远规划。
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三纳入、四参加、四同步制度
三纳入：
1.纳入企业领导工作议事日程； 2.纳入企业规章制度及工作流程； 3.纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制;
四参加：
企业档案部门或档案人员1.参加产品鉴定；2.科研课题审定； 3.基建项目验收；4.设备开箱验收或引进项目接收，负责检 查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。
（3）、会计档案、干部人事档案、 荣誉实物档案、电子档案 的收集方法
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管理性档案的收集方法
① 按照归档制度进行收集。 ② 加强对零散文件的收集。 ③ 明确具体人员职责
一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员 的岗位职责，并与经济责任制挂钩。
二是对于外出学习或开会的人员，应规定将带回的文件 向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。
档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。
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四、开展档案业务工作
（一） 档案收集
1. 档案收集内容
企业档案的收集工作分两部分：
第一部分是管理性档案的收集。
第二部分是科技档案的收集。
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2.收集工作的要求
（1）、管理类档案收集工作的要求
① 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期
三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文 件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。
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科技档案的收集方法 ① 按照归档制度的规定接收科技文件归档。 ② 纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。 ③ 确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。 ④ 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
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会计档案、干部人事档案、荣誉实物档案的收集
会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。
干部人事档案由主管人事的人员按照《企业职 工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实 物档案应由档案人员随时收集，随时归档。
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档案管理培训
二○一三年一月九日
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档案：《中华人民共和国档案法》将档案定义表述为： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括档案的 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编 研等8个环节。
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企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
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一、建立档案工作体制 企业应建立有分管档案工作领导、各部门和项目负责
人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档 案人员为基础的档案管理工作网络。
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制定企业档案保管限期表 企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
永久：永久保存 长期：15年以上至50年，含50年）。 短期：（15年以下，含15年）
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归档文件的整理单位及质量要求
归档文件的整理单位： 一般应为“自然件”，即单份 文件为一“件”。
整理时应注意6点： 1、文件正本与定稿应作为一件； 2、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件； 4、原件与复制件应作为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，
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企业档案：是指企业在生产、经营、管 理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。
档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘等。
企业各种门类各种载体的档案主要分为： 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管 理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪 器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣 誉实物档案、电子档案等13个门类。
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（二）、档案整理 1、档案分类 2、制定企业档案保管限期表 3、组卷
Hale Waihona Puke .15档案分类
档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。
企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营管理、生产 技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计 、 干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根 据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类 目以下的类目可根据企业实际情况增减。
四同步：
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步； 验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步； 项目总结与项目文件材料完成归档同步。
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三、配备档案管理基础设施
档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案 人员办公室、档案查阅室、档案柜架（五节铁柜皮或 密集架）档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备 考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔 等）。