英语书信写作方法

信头 寄信人 的地址 和日期
Apr. 6, 2008
信内地址 收信人地址 称呼
Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000
Dear Mr. Wang, Learning from Mr. Zhou, a teacher in…
正文 每段开 头右缩 进约五 个字母
3. 具体
书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要 求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交 代清楚。例如： 原句：We wish to confirm our telegram yesterday. 改为：We confirm our telegram of March 18. 4. 简洁
并列式/齐头式/正排式 这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不 向右缩进，因而 整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐， 单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函 中是目前最为流行的英文书信格式。
[Your Name] [Adress]
[Phone]
[Date] Re: [To what this letter refers]
清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方 产生误解。例如：
原句：I am writing to apply for admission to your university. 改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.
[CERTIFIED MAIL] [PERSONAL]
[Recipient’s Name] [Company Name] [Address]
Attention [Recipient’s Name]
Dear***
[Body]
Sincerely,
[Signiture]
Encl:
cc:
信封的写法
寄件人姓名地址 寄信人姓名地址 Wang Haibo Department of Environment Hefei University of Technology Hefei, 230009 Anhui,China 收件人姓名
邀请信注意事项
• 邀请人用第三人称或第一人称。 • 希望被邀请人收到邀请后给予答复则须在邀请信上 注明R.S.V.P或r.s.v.p.；有时为了方便联系，可留下 自己的电话号码或地址。 • 对参加活动的人有什么具体要求可简单说明，比如 对服装的要求，要求穿礼服时，须在信的右下角注 明Dress: Formal;较随意时可用Dress: Informal.
Dear Dr. Bush Dear Prof. Bush
知道收信人姓名且 关系亲密 Dear Mary Dear Smith Best regards Best wishes Love With (Lots of ) Love
附件 信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件， 则应写Encls. 副本转送 信件若有副本转送，应在左下角注明CC. 再启 再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式 的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙
Lecture 8 English Letters
书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请信、 投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、 求职信、祝贺信等。如2001年6月（写一封信 给一位校友，对度假安排提出建议）以及2002 年1月（要求就本校食堂的状况给校长写一封 信）。书信写作格式非常重要，格式不正确往 往是很多考生失分的主要原因。
并列式
斜列式
Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.
Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.
Junior Class 1
Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000
Sincerely yours, Li Wei Encl: Personal Resume
结束语 及签名 正文下 一、二 行处
关于称呼
不认识的人：Dear Sir/Madam
认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith
朋友：Dear Mary
关于结束语
写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely… 写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently …
朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend…
579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao, Shandong People’s Republic of China 20 Aug.,2009 (英式)
信内地址
信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸 的左上角，低于写信人地址和发信日期一两 行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头 衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可 占二至四行。
• 开头段：表明写信意图，说明邀请的原因，阐明邀 请的场合。 • 主体段：说明邀请的具体原因、邀请的内容、活动 的安排细节及注意事项。诸如时间、地点、参加人 员、人数、做些什么样的准备及所穿的服饰等。 • 结尾段：表明强烈的期盼，并希望尽快得到答复， 希望对方给予确认能否应邀。邀请信要求对方做出 答复时，通常书写R.S.V.P.。
1. 完整 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由 于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个 W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什 么商品 （What you want）；（2）何时需要（When you need the goods）；（3）货物发到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求， 或对对方提出要求时应说明理由 2. 清楚
英文书信的组成部分
一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分： 信头(Heading)、信内地址(Inside Address)、称呼(Salutation)、正文 (Body)、结束语(Complimentary Close)、 签名(Signature)、附件(Enclosure)、副本 转送(Carbon Copies)、再启(Postscript) 等。
范例
Dear Professor Qian，
I am pleased to inform you that the Culture Research Society is organizing an academic exchange conference entitled “The Conflicts of Civilization and Cultural China” on 6-8 May 2009 in Vancouver, Canada. You are cordially invited to attend and chair a session of the forthcoming 2009 International Conference. Your round trip airfare, accommodation and meal expenses will be subsidized. Should you be interested, please let us know at your earliest convenience. You are an internationally acclaimed scholar and educator. Your participation will be among the highlights of the Conference. Look forward to seeing you in this conference, and to having you as an important part of the this event.
并列式
斜列式ห้องสมุดไป่ตู้
Foreign Languages Department College of Foreign Languages Beijing University Beijing,100044 People’s Republic of China Tel:86-010-51688719 Aug.20,2009 (美式)
Dr. William Jones
收件人地址 University of Pittsburgh Pittsburgh 15213
英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅 解）。
信头
一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信 函的信头还包括写信人或单位的电话号码、 传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚 至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信 头的目的是使收信人一看便知道书信来自何 处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目 和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号 和街名；第二行写区名、市、省、国家名； 国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以 加上电话号码，最后一行写发信日期。
信件常用称呼和落款用法
情况
未知收信人姓名
称呼
Dear Sir(s) Dear Madam Dear Sir or Madam
落款
Yours Faithfully Faithfully Yours Yours Sincerely Sincerely Yours
知道收信人的姓名， Dear Mr. Bush 但关系一般 Dear Ms. Bush
书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如：
原句：We wish to acknowledge receipt of your letter… 改为：We apprciate your letter…
5. 正确
英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的 史料、数据等也应准确无误。 6. 谦恭 语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。 7. 谅解 写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身 出发，语气上更尊重对方。例如：
原句：We won’t be able to sent you our latest catelog this month.
改为：We will sent you our latest catelog next monty.
特殊信函— 邀请信
邀请信是为了增进友谊，发展业务，邀请亲朋好友 或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性 书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这 类书信使用广泛。 英文邀请信可分为两种：一种属于事物信函，一般 适用于邀请参加会议、学术活动等较庄重严肃的场 合；格式严格，措辞正式，语气热情有礼。另一种 则属于个人信函，例如邀请朋友共进晚餐、参加宴 会、出席典礼等活动，格式不严格，通常使用第一 人称，措辞简短、口语化，语气热情。