会展概论第三章会议的组织
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四、会议后的评估管理
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会展概论第三章会议的组织
第三节 会议服务
一、会场服务 二、住宿服务 三、餐饮服务 四、交通服务
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会展概论第三章会议的组织
一、会场服务
(一)会场布置
会场根据会议形式不同而有所不同，会 议根据组织形式分类主要有年会、代表会 议、论坛、专题学术讨论会、座谈等，这 些会议常见的布置形式如（P79）所示。
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会展概论第三章会议的组织
（二）报到与签到服务
特别要注意以下几类与会者的接待工作，国 际与会者、行为障碍者、老年与会者、贵宾等， 应分别提供不同的服务。
（三）礼宾礼仪服务
会议接待人员应掌握一定的礼仪知识，在接待 方面做到有礼有节。
（四）危机处理
针对不可预见的问题与可能发生的危机，应 该准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然 后逐一提出解决方案。
会展概论第三章会议的 组织
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2020/11/3
会展概论第三章会议的组织
第一节 会议的概念、类型和构成要素
一、会议的概念 二、会议的主要种类 三、会议的要素即会议的组成因素
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会展概论第三章会议的组织
一、会议的概念
俞华、朱立文对会议的定义：会议是指多人有 组织、有目的的在一定时空内聚集、旨在交流信息、 商讨事宜的一种集体活动方式。
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会展概论第三章会议的组织
4、按照会议的规模即参加会议人数的多少，可分 为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
判断会议类型的参考标准是：
小型会议：出席人数少则几人，多则十几人，但不 超过100人。
中型会议：出席人数在100~1000之间。
大型会议：出席人数在1000~10000之间。
相对于国际会议，国内会议的定义就容易多了。 凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达 不到国际会议标准的会议均称作国内会议。
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三、会议的要素即会议的组成因素
会议的构成要素包括主办者、与会者、会议时间、 会议场所和会议方式及会议的主题。
（一）会议的主题
会议的主题是会议的核心。会议的主题是会议要 讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题。 围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论。 如2009年4月17日－19日博鳌论坛主题是“经济危 机与亚洲：挑战和展望”。
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3、会议主题 会议主题是贯穿于会议中各项议题的主线，它是
为实现会议目的服务的。会议主题要精确、简明、有 号召力、引人注目。如：2005年财富全球论坛主题是： 中国和新的亚洲世纪。
4、会议参加者 会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次。
某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定，而 有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以 保证会议目的的实现。
10、会议预算
预算是会议财务目标工具。会议预算大致包括交 通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备 费用及杂费等。
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11、会议工作进程表 会议工作进程表是整个会议组织工作
的总体时间表，制定它是为会议工作进行 有效的时间管理。
二、会前准备阶段
三、会议中的执行管理
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会场布置的原则如下：
（1）以人为本，标识显著、明确，通道畅通 无阻，座位便于进出。
（2）符合礼仪规范，注意座次排列，国际通 行居中为上，以右为上，面门为上。
（3）环境优雅、空调适中、适量绿色植物或 鲜花装饰，尽量不用假花。
（4）事先做好预案并挣得主办者首肯，避免 临时改变。
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1、会议宗旨
所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的， 会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。
博鳌亚洲论坛宗旨：立足亚洲，深化亚洲各国 间的经济交流、协调与合作;同时又面向世界，增强 亚洲与世界其它地区的对话与经济联系；为政府、 企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多 方面问题的高层对话平台； 通过论坛与政界、商界 及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、会员 与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。
度假型会议是指企业以及事业单位利用周 末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会 议。
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展销会议主要是由参加商品展销会、交易会 和展览会的各类与会者召开的会议。
文化交流会议通常是指这种民间和政府组织 组成的跨区域性的文化学习交流活动，这类会议 通常以考察、交流等形式出现。
北京市政府关于会议的定义：会议指三个人或 以上参与的、有组织的、有目的一种短时间聚集的 集体活动方式。
以上定义体现了会议的四个内涵特征：
1、集体性；2、组织性 ；3、目的性 ； 4、交流信息
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二、会议的主要种类
按照不同的标准，会议有不同的分类方法。
1、按照会议举办主体划分，有公司会议、协 会会议和非营利性机构会议。
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（二）会议的主办者
会议的主办者是会议活动的组织者。会议的主办者具有 决定会议的主题、参加者、时间、地点、形式以及选定承办 者的权利，并承担会议的法律责任。承办者是指被指定来负 责会议组织工作的某个人或某个组织 。
（三）与会者
参加会议的人通常被称为与会者、参会者等，从某种意 义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。当一个单位决 定要组织一场会议的时候，它的目标（事实上是它的期望） 是使与会者认为参加这次会议是值得的，毫无疑问，如果没 有出席者参会的话，那也就没有了会议
专业学术会议通常是指某一领域具有一定专 业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、 学术报告会、专家评审会等。
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政治性会议是指国际政治组织、国家和地方 政府为某一政治议题而召开的各种会议。会议可根 据其内容采用大会和分组讨论等形式。
培训会议是指通过一个会期（一周或更长的时 间）对某些专业人员进行的有关业务知识方面的技 能训练或新概念、新知识方面的理论培训，培训可 采用讨论、讨论（演讲）、演示等形式。
（3）非营利性机构会议
包括政府机构会议、工会组织和政治团 体会议以及宗教组织会议。
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2、按会议的内容划分，有商务型会议、度 假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术 会议、政治性会议、培训会议等。
商务型会议是指公司和企业因业务和管理工 作需要而参加的商务会议。商务型会议一般在酒 店召开，出席这类会议的一般是企业的管理人员 和专业技术人员，与会者素质较高。
7、会议地点
大多数会议都会选择交通便利、环境优雅、设施 齐全、活动方便的地点为会址，因此，城市的基础设 施和区位条件会成为重要的考虑因素。
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8、会议议程
会议议程是指会议主要活动顺序安排，不同类型 的会议议程有较大差异。
9、会宣传推广计划
会议宣传推广计划又称为会议营销方案。它是会 议组织工作的重要组成部分，也是会议成功的重要保 证。会议宣传推广计划通常包括媒体计划、宣传资料 的设计印刷、会标征集、公关活动等。
（1）公司会议(company Or cooperative meeting) 为了企业自身的发展，应付日趋激烈的竞 争，计划和协调企业的发展目标、策略及各 项指标等，各类公司每年都要举行各种会议。
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（2）协会会议(association meeting)
协会是由具有共同兴趣和利益的专业 人员或机构组成，通过它来交流、协商、 研讨或解决本行业的最新发展、市场决策 以及存在的问题。
特大型会议：人数在10000以上，如节日聚会、庆ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ祝大会等。
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5、按照与会代表是来自国内还是国外，可以分 为国内会议和国际会议
可以将会议分为四个层次，即国际会议和国内。 国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。国际 会议的界定尚无统一的标准。根据ICCA规定，国际 会议的标准是：至少有20％的外国与会者，与会人 员总数不得少于50名。
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3、按会议的组织形式划分，有年会、代 表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、 座谈等。
年会是指同一公司、社团、财团、政党 等立法、社会、经济团体等所举办的资讯及 政策商讨会议，其目的在于使与会者建立共 识并形成决策。年会议题可以涉及政治、贸 易、科学或技术等领域。
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论坛是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题 而举办的进行公开讨论的研讨会。与会者的身份均 要事先被认可，论坛的特点是反复深入的讨论，一 般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参 与其中，各种各样的问题分别由小组组长和听众提 出讨论 。
专题学术讨论会与论坛相类似，通常由某一领 域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点， 共同就问题加以讨论并做出建议。专题学术讨论会 一般参与人数较多，期间在2～3天左右，进行方式 较为正式。
5、会议的规模与层次 会议规模主要指参加会议的总人数及所动用的人
力资源。
会议层次与会议参加者身份尤其是会议的嘉宾的 级别密切相关。
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6、会议时间
什么时候开会，会期多长都要认真考虑，这些确 定下来后应尽量避免修改。有些会议的时间是固定的， 如果没有固定会期的会议时间选择就得讲究。会议最 好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动、 旅游旺季及不适宜的季节，并且注意避免与其他重要 会议或活动在同一时间举行。会议时间长短则要根据 所讨论议题的多少及难度具体情况而定。
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讨论会是由几个人进行密集讨论的集会，一般 要求各小组参加全体会议，就专项问题或任务进行 讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见 解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者 充分参与进来。
座谈会一般由一位主持人来主持，由一小群专 家为座谈小组成员，针对专门课题提出其观点再进 行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论，有时也开 放和与会者相互讨论。
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第二节 会议的管理
一、会议前的策划管理 （一）成立策划工作小组
成立策划工作小组是会议组织工作的第一步，策 划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者 的成员共同组成。策划工作小组应尽量选择具有会议 组织经验及专业知识的人员。 （二）形成策划方案
策划方案应包括的主要内容有：会议宗旨、会议 名称、会议主题、会议参加者、会议规模与层次、会 议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、 会议预算、会议工作进程表等。
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你如何处理以下这个危机？
一次某地党代表大会的开幕式上 ，发生了点小事情， 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌 。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式 程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。 大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式 时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大 会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组 的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而 对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开 幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会 上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。
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（四）会议的时间 会议的时间是指在何时召开多长时间的会议。 会议时间的选定应考虑到多数与会者的方便性及主题 的时效性。 （五）会议的地点 会议的地点指会议举办的区位及具体的场所，不同的 会议对其举办的区位与场所有不同的要求，选择的依 据主要是会议的背景、主题及会议场所的软硬件设施 等条件。
APEC宗旨是“相互依存、共同利益，坚持开 放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒”
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2、会议的名称
会议的名称应力求简短、易读、易记并易引起 关注。
会议可以得名于所属机构的名称，如联合国大 会；会议名称可以得名于与会国所在集团，如欧 佩克（石油输出国组织）部长级会议 ；与会国所 在地区命名，如亚洲国家首脑会议、亚太区域和 平会议；与举行会议的地点，如亚太议会论坛 ； 所属专业或职业，如世界建筑师大会；突出的国 际问题，如世界人口会议；社会主张或政治运动， 如全球人居环境论坛 。
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第三节 会议服务
一、会场服务 二、住宿服务 三、餐饮服务 四、交通服务
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一、会场服务
(一)会场布置
会场根据会议形式不同而有所不同，会 议根据组织形式分类主要有年会、代表会 议、论坛、专题学术讨论会、座谈等，这 些会议常见的布置形式如（P79）所示。
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会展概论第三章会议的组织
（二）报到与签到服务
特别要注意以下几类与会者的接待工作，国 际与会者、行为障碍者、老年与会者、贵宾等， 应分别提供不同的服务。
（三）礼宾礼仪服务
会议接待人员应掌握一定的礼仪知识，在接待 方面做到有礼有节。
（四）危机处理
针对不可预见的问题与可能发生的危机，应 该准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然 后逐一提出解决方案。
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会展概论第三章会议的组织
第一节 会议的概念、类型和构成要素
一、会议的概念 二、会议的主要种类 三、会议的要素即会议的组成因素
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会展概论第三章会议的组织
一、会议的概念
俞华、朱立文对会议的定义：会议是指多人有 组织、有目的的在一定时空内聚集、旨在交流信息、 商讨事宜的一种集体活动方式。
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会展概论第三章会议的组织
4、按照会议的规模即参加会议人数的多少，可分 为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
判断会议类型的参考标准是：
小型会议：出席人数少则几人，多则十几人，但不 超过100人。
中型会议：出席人数在100~1000之间。
大型会议：出席人数在1000~10000之间。
相对于国际会议，国内会议的定义就容易多了。 凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达 不到国际会议标准的会议均称作国内会议。
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会展概论第三章会议的组织
三、会议的要素即会议的组成因素
会议的构成要素包括主办者、与会者、会议时间、 会议场所和会议方式及会议的主题。
（一）会议的主题
会议的主题是会议的核心。会议的主题是会议要 讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题。 围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论。 如2009年4月17日－19日博鳌论坛主题是“经济危 机与亚洲：挑战和展望”。
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会展概论第三章会议的组织
3、会议主题 会议主题是贯穿于会议中各项议题的主线，它是
为实现会议目的服务的。会议主题要精确、简明、有 号召力、引人注目。如：2005年财富全球论坛主题是： 中国和新的亚洲世纪。
4、会议参加者 会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次。
某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定，而 有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以 保证会议目的的实现。
10、会议预算
预算是会议财务目标工具。会议预算大致包括交 通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备 费用及杂费等。
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会展概论第三章会议的组织
11、会议工作进程表 会议工作进程表是整个会议组织工作
的总体时间表，制定它是为会议工作进行 有效的时间管理。
二、会前准备阶段
三、会议中的执行管理
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会展概论第三章会议的组织
会场布置的原则如下：
（1）以人为本，标识显著、明确，通道畅通 无阻，座位便于进出。
（2）符合礼仪规范，注意座次排列，国际通 行居中为上，以右为上，面门为上。
（3）环境优雅、空调适中、适量绿色植物或 鲜花装饰，尽量不用假花。
（4）事先做好预案并挣得主办者首肯，避免 临时改变。
PPT文档演模板
会展概论第三章会议的组织
1、会议宗旨
所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的， 会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。
博鳌亚洲论坛宗旨：立足亚洲，深化亚洲各国 间的经济交流、协调与合作;同时又面向世界，增强 亚洲与世界其它地区的对话与经济联系；为政府、 企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多 方面问题的高层对话平台； 通过论坛与政界、商界 及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、会员 与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。
度假型会议是指企业以及事业单位利用周 末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会 议。
PPT文档演模板
会展概论第三章会议的组织
展销会议主要是由参加商品展销会、交易会 和展览会的各类与会者召开的会议。
文化交流会议通常是指这种民间和政府组织 组成的跨区域性的文化学习交流活动，这类会议 通常以考察、交流等形式出现。
北京市政府关于会议的定义：会议指三个人或 以上参与的、有组织的、有目的一种短时间聚集的 集体活动方式。
以上定义体现了会议的四个内涵特征：
1、集体性；2、组织性 ；3、目的性 ； 4、交流信息
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会展概论第三章会议的组织
二、会议的主要种类
按照不同的标准，会议有不同的分类方法。
1、按照会议举办主体划分，有公司会议、协 会会议和非营利性机构会议。
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会展概论第三章会议的组织
（二）会议的主办者
会议的主办者是会议活动的组织者。会议的主办者具有 决定会议的主题、参加者、时间、地点、形式以及选定承办 者的权利，并承担会议的法律责任。承办者是指被指定来负 责会议组织工作的某个人或某个组织 。
（三）与会者
参加会议的人通常被称为与会者、参会者等，从某种意 义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。当一个单位决 定要组织一场会议的时候，它的目标（事实上是它的期望） 是使与会者认为参加这次会议是值得的，毫无疑问，如果没 有出席者参会的话，那也就没有了会议
专业学术会议通常是指某一领域具有一定专 业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、 学术报告会、专家评审会等。
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会展概论第三章会议的组织
政治性会议是指国际政治组织、国家和地方 政府为某一政治议题而召开的各种会议。会议可根 据其内容采用大会和分组讨论等形式。
培训会议是指通过一个会期（一周或更长的时 间）对某些专业人员进行的有关业务知识方面的技 能训练或新概念、新知识方面的理论培训，培训可 采用讨论、讨论（演讲）、演示等形式。
（3）非营利性机构会议
包括政府机构会议、工会组织和政治团 体会议以及宗教组织会议。
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会展概论第三章会议的组织
2、按会议的内容划分，有商务型会议、度 假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术 会议、政治性会议、培训会议等。
商务型会议是指公司和企业因业务和管理工 作需要而参加的商务会议。商务型会议一般在酒 店召开，出席这类会议的一般是企业的管理人员 和专业技术人员，与会者素质较高。
7、会议地点
大多数会议都会选择交通便利、环境优雅、设施 齐全、活动方便的地点为会址，因此，城市的基础设 施和区位条件会成为重要的考虑因素。
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会展概论第三章会议的组织
8、会议议程
会议议程是指会议主要活动顺序安排，不同类型 的会议议程有较大差异。
9、会宣传推广计划
会议宣传推广计划又称为会议营销方案。它是会 议组织工作的重要组成部分，也是会议成功的重要保 证。会议宣传推广计划通常包括媒体计划、宣传资料 的设计印刷、会标征集、公关活动等。
（1）公司会议(company Or cooperative meeting) 为了企业自身的发展，应付日趋激烈的竞 争，计划和协调企业的发展目标、策略及各 项指标等，各类公司每年都要举行各种会议。
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会展概论第三章会议的组织
（2）协会会议(association meeting)
协会是由具有共同兴趣和利益的专业 人员或机构组成，通过它来交流、协商、 研讨或解决本行业的最新发展、市场决策 以及存在的问题。
特大型会议：人数在10000以上，如节日聚会、庆ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ祝大会等。
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会展概论第三章会议的组织
5、按照与会代表是来自国内还是国外，可以分 为国内会议和国际会议
可以将会议分为四个层次，即国际会议和国内。 国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。国际 会议的界定尚无统一的标准。根据ICCA规定，国际 会议的标准是：至少有20％的外国与会者，与会人 员总数不得少于50名。
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会展概论第三章会议的组织
3、按会议的组织形式划分，有年会、代 表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、 座谈等。
年会是指同一公司、社团、财团、政党 等立法、社会、经济团体等所举办的资讯及 政策商讨会议，其目的在于使与会者建立共 识并形成决策。年会议题可以涉及政治、贸 易、科学或技术等领域。
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会展概论第三章会议的组织
论坛是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题 而举办的进行公开讨论的研讨会。与会者的身份均 要事先被认可，论坛的特点是反复深入的讨论，一 般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参 与其中，各种各样的问题分别由小组组长和听众提 出讨论 。
专题学术讨论会与论坛相类似，通常由某一领 域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点， 共同就问题加以讨论并做出建议。专题学术讨论会 一般参与人数较多，期间在2～3天左右，进行方式 较为正式。
5、会议的规模与层次 会议规模主要指参加会议的总人数及所动用的人
力资源。
会议层次与会议参加者身份尤其是会议的嘉宾的 级别密切相关。
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6、会议时间
什么时候开会，会期多长都要认真考虑，这些确 定下来后应尽量避免修改。有些会议的时间是固定的， 如果没有固定会期的会议时间选择就得讲究。会议最 好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动、 旅游旺季及不适宜的季节，并且注意避免与其他重要 会议或活动在同一时间举行。会议时间长短则要根据 所讨论议题的多少及难度具体情况而定。
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讨论会是由几个人进行密集讨论的集会，一般 要求各小组参加全体会议，就专项问题或任务进行 讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见 解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者 充分参与进来。
座谈会一般由一位主持人来主持，由一小群专 家为座谈小组成员，针对专门课题提出其观点再进 行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论，有时也开 放和与会者相互讨论。
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第二节 会议的管理
一、会议前的策划管理 （一）成立策划工作小组
成立策划工作小组是会议组织工作的第一步，策 划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者 的成员共同组成。策划工作小组应尽量选择具有会议 组织经验及专业知识的人员。 （二）形成策划方案
策划方案应包括的主要内容有：会议宗旨、会议 名称、会议主题、会议参加者、会议规模与层次、会 议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、 会议预算、会议工作进程表等。
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你如何处理以下这个危机？
一次某地党代表大会的开幕式上 ，发生了点小事情， 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌 。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式 程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。 大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式 时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大 会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组 的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而 对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开 幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会 上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。
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（四）会议的时间 会议的时间是指在何时召开多长时间的会议。 会议时间的选定应考虑到多数与会者的方便性及主题 的时效性。 （五）会议的地点 会议的地点指会议举办的区位及具体的场所，不同的 会议对其举办的区位与场所有不同的要求，选择的依 据主要是会议的背景、主题及会议场所的软硬件设施 等条件。
APEC宗旨是“相互依存、共同利益，坚持开 放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒”
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2、会议的名称
会议的名称应力求简短、易读、易记并易引起 关注。
会议可以得名于所属机构的名称，如联合国大 会；会议名称可以得名于与会国所在集团，如欧 佩克（石油输出国组织）部长级会议 ；与会国所 在地区命名，如亚洲国家首脑会议、亚太区域和 平会议；与举行会议的地点，如亚太议会论坛 ； 所属专业或职业，如世界建筑师大会；突出的国 际问题，如世界人口会议；社会主张或政治运动， 如全球人居环境论坛 。