商品部工作制度与流程图
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商品部职责及流程管理
一、商品部职责
1、负责公司商品、道具、工具等物品的采购、接收、标价、入库、出库等管理工作;
2、负责店面调拨、退换货处理的管理工作;
3、规定、控制各店的报货时间,严格审核各店报货单,做到合理补充货品;负责各店货款申请,及时报总经理审批,并跟踪完成付款;
4、保证货品运输途中的安全、负责货到及时上柜,及时协调向上游索要发票;
5、针对季节转换,敦促卖场折扣、价格调整、清货、调拨等工作,降低整体存货,优化库存商品资金使用,提高效益;
6、负责顾客临时订单,保证准确、及时到货工作;
7、及时处理旧金、旧货的返厂工作;减少在库时间;
8、负责各门店进出货品的核对工作以及非正常销售(礼品、赠品、失货等)处理控制工作;
9、及时关注竞争品牌的货品变动情况,做出快速反应,及时传递信息,配合店面有效提高货品市场竞争力;
10、与上游工厂及相关对口单位建立有效沟通渠道,完善货品结构;
11、了解消费趋势,及时做好市场调查工作,提供适合各门店需要的适销对路的商品,做好进、销、存数据分析,随时为公司提供决策所需的数据;
12、结合财务定期盘点门店库存,保证门店货品做到帐实相符,商品无损坏。
13、及时制定公司滞销商品的处理方案,保证库存商品的完好和品质,降低滞销商品造成的损失;
14、指导门店库存资金的使用比例,提高资金的使用效率。
二、岗位职责
(一)商品部经理工作职责
1、制定和完善部的工作流程(进货、盘货、出货),使工作流程实现逐步规化、制度化,确保货品在流通过程中的绝对安全;
2、加强与兄弟部门的协作配合关系,减少部门之间因工作协作带来的效率降低;
3、逐步实现库存的合理化(建立在正确的、全面的、合理的货品分析之上),优化货品结构,建构合理的库存;
4、扭转观念,树立服务意识,最大限度的为兄弟部门提供优良合理服务;
5、明确货品部工作人员的工作分工和责任;部的工作分工(进货、盘货、打标签、出货);对外的工作分工(对各个店面的衔接,做到专人对口)
6、对外的工作分工(对各个上游渠道商厂家的衔接,做到专人对口)
7、建立商品部进货、请款台账,加强对进货、请款的管理;
8、建立供货单位的相关信息资料,为多样化进货渠道提供信息支持;
9、督促商品部工作人员完成公司安排的各项工作;
10、接待供货单位到总部送货或出差人员,并洽谈相关业务;
11、积极主动完成领导交办的其他工作事项。
(二)采购部员工工作职责
1、在经理的领导下,负责全公司的货品采购,货品定价,货品结构调整,并配合事业部提供适销货品;
2、负责各门店的货品入库、出库、调拨、销库工作;
3、每月对公司各门店的货品进行盘点;
4、负责各门店旧货的返厂维修调换;
5、负责为顾客设计、定做各款式的珠宝申请;
6、完成领导交代的其他日常工作。
(三)资料员工作职责
1、负责收集部各门店的每月盘点表,上货单,退货单,补货单;统计本月需补货品的品类
及款项;
2、负责收集部各门店每周的竞品市调报表,结合本部门竞品及新款流行款市调报表,统计
本月需新增新款品类,协调事业部针对新增品类的实操性;注:新增品类由事业部决定是否配货。
3、负责统计每月各门店上报的补货清单,配合采购部员工审核各门店库存情况,结合各门店实际销售情况,计算各门店实际所需补货清单;
4、负责统计事业部新增门店的铺货清单,结合各门店实际库存配比,配合采购部人员拿出调货清单和配货清单;
5、负责本部门文件处理及公司下发文件收集,制作本部门所需对接表格;
6、完成领导交办的其他日常工作;
(四)加工中心的工作职责
1、完善加工中心的设备、设计师、加工技师、学徒工的储备、保养、培训工作;
2、结合本公司实际情况及流行趋势,定期推出专属商品;优先配比本公司各门店;
3、针对旧货的拆分,残次货品的维修,订单货品的设计加工纳入工作考核围;
4、针对批发外联部所联系的外销订单,保质保量保时完成任务;
5、依据国际市场及国市场金价波动及玉石原料成本,设计适合本公司利润原则的金工石价格报表;
6、针对因加工质量所引起的纠纷负责;
7、完成领导交办的其他工作;
三、商品部工作流程
(一)到货流程
1、货品到达公司后,接收好单据和货品;
2、根据单据与货品进行核对,核对无误后签收单据交给送货员,货品有问题及时与送货员当场进行核实并在单据上注明清楚;
3、签收单据后,商品部、财务部、各门店必须留份底单并保存好,不得遗失与撕毁;
4、到货后如需上货的货品必须及时上柜,配合财务部进行称重,核对,打标签,入库;
5、通知各店面将所需的货品领至各店面,并做好交接手续,登记备案。
(二)退(调)货流程
1、收到退(调)货通知时,登记好需要退(调)商品的款号及相关信息;
2、登记好退(调)货商品后,用表格的形式分开记录各个款的信息,逐一找出需退(调)的商品;
3、找出所有退(调)货商品后,用登记表再次核对一下各款数量及总数量,核实无误后开好出库单,出货时必须保存好出库单底单。
(三)铺、补货流程
1、各门店需求:各柜组上报所需补货清单明细,素金类须注明:金重区间、类别、款型、
条码、预估售价等;镶嵌类须注明:金重区间、石重区间、类别、款型、钻石级别、证书级别、预估售价等;玉石类须注明:类别、款型、水种头、证书级别、预估售价等;
=>店长签字=>事业部经理审核(注:应先确认所补货品其他门店是否有充足货源,能调拨尽量各门店之间调拨。)=>
2、商品部:采购部人员确认门店所补货品库存比例(注:原则上单品类同款补货标准为正
常库存比例的50%以下方可补货)=>再次确认所补货品其他门店是否有充足货源=>
2.1属于本司加工中心加工围的=>商品部经理审核=>总经理签字确认=>加工中
心主管签字下单=>预估原料价格及工费成本、加工周期=>加工中心上报总经理签字购料(依据本司财务政策与原料中心商沟通进项发票事宜)=>加工中心开始制作=>制作完成后加工中心主管审核合格后=>依据补货清单交商品部=>商品部验收无误=>入财务金库=>配合财务称重、喷印、打标签(依据公司给出的倍率计算价格)、制作证书、出库=>通知各门店领货(注:各门店必须验货、验证书,如发现证货不符或残次品,请拒收;如领走货品再发现问题,商品部概不负责,所需费用由门店承担);
2.2属于外购商品围的=>商品部经理审核(参比市场价格波动,核算进货成本,预估
进货周期)=>总经理签字确认=>确认财务资金状况=>联络上游厂商,确认所补货品情况(如何补货单不符,请各门店调整补货品类)=>下订单,通知财务部打款或打订金=>采购部确认到货周期=>依据本司财务政策与上游厂商沟通进项发票事宜=>货到验单、验货、做证书或验证书(如证货不符或有残次,尽快通知厂商协调更换)=>入财务金库=>配合财务称重、喷印、打标签(依据事业部提供倍率计算价格)、制作证书、出库=>通知各门店领货(注:各门店必须验货、验证书,如发现证货不符或残次品,请拒收;如领走货品再发现问题,商品部概不负责,所需费用由门店承担);
(四)库存盘点流程
1、店铺到货的相关手续做好后,及时做好入库手续,盘点表及库存明细表;
2、每月进行一次商品库存大盘点,核实无误后做好次月的盘点表。
(五)商品部组织框架图(附)
(六)商品部人员规划(暂定)
1、商品部经理 1人
2、采购部主管2-3人(可兼职1-2人,)
3、资料员 1人(招聘或从店面直接抽调)