管理沟通：写作.pptx

2．看报告的读者是什么人?
·主要读者
·其他读者
3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”）
·获取读者的支持
·报告调查的结果
·影响或说服读者
·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问题进行答复
· 解释说明问题
·报告进展情况
·记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望
·推销
·宣传公司组织内外的努力和结果
购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司 第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何? 后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报， 敝公司严守秘密。
今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×× ×年×月×日
图8.2 查询函实例
××公司： 经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵
公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元， 谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意， 期待今后更密切的合作。
如何起草公司年度工作报告
常见年度报告的一般性框架： • 第一部分：过去一年的工作回顾。 • 第二部分：提出下年度工作总体思路。 • 第三部分：确定本年度的工作目标和
工作任务。 • 第四部分：明确完成上述目标和任务
的措施。 • 第五部分：简要总结，发出号召。
表8．3 报告撰写者清单
1．报告的主题、标题是什么?
×××公司 ×年×月×日
图8.4 通知提价函实例
××先生： 您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一
位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星 期，以决定其能力是否胜任。
我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中， 倘若将来有缺额，一定首先与您联系。
××公司经理 ×年×月×日
图8.5 求职答复函实例
· 准确
· 完整
· 迅捷
四、 其他文稿的写作
（一）报告
表8.2 报告的部分类型
特别报告 调研报告 计划报告 可行性报告 建设报告 正式报告
初始报告 中期报告 评估报告 检验报告 工作报告 目击报告
例行报告 操作报告 设计报告 审查报告 进展报告 非正式报告
报告的基本结构：
▲ 标题 ▲ 概要 ▲ 目录 ▲ 主体部分(正文) ▲ 结论和建议
（四）商业函件
××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百
忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于 ××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！
此致 致礼
×××敬上 ××年×月×日
图8.1 致谢函实例
×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订
2．Organize your thoughts 组织观点
(1) Batching 分组
(2) Concluding 筛选
(3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排
3．Focus the message 提炼材料
·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览
Part 8 WRITING
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
·通知一大群体
·为正在进行的工作提供证据
·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令
（二）营销决策方案的写作
结构格式： 1. 标题 2. 正文：①引言②主体文③结尾
表8.1 书信撰写者清单
A．写信前
1．信的主题是什么?
2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 ·其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
·需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
·按逻辑顺序编排
·语法正确
· 没有行话和俚语
·语言简洁明了 ·惹入喜爱、有礼貌、有益
·“Nutshell” your ideas
概括你的观点
·“Teach” your ideas
灌输你的观点
·Use the “elevator” technique
使用“电梯间谈话”技
巧
·Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧
4．Draft the document起草文章
·Edit for micro issues 从微观上进行修改
·Edit for correctness 就正确性进行修改
三、 商务信函
（一）商务文书
（二）信函是商务沟通的重要工具
1．信函是商务文书的最主要形式 2．商务信函关系到形象问题 3．信函是商务沟通的重要工具
（三）商业信件
1．书信的风格 2．信件的布局 3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧 (3)如何结尾 (4)书写字体 (5)信函礼貌 (6)信封书写
二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases,
brainstorming, free writing, etc.
·Compose in any order 不要在乎wk.baidu.com作顺序
·Avoid editing
不要边写边改
·Get typed copy
使用打印件
·Schedule a time gap 安排时间间隔
5．Edit the document 修改文稿
·Edit for strategy
从策略上进行修改
·Edit for macro issues 从宏观上进行修改
×××公司(盖单) ×年×月×日
图8.3 结帐清单实例
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算， 六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。