公文管理实施细则

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公文管理实施细则

1 总则

公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。为使公司公文管理工作制度化，做到规范、准确、及时、安全，特制订本细则。

2 公文种类

2.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。

2.2 报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，用“报告”。

2.3 指示：对下级机关布置、指导工作，规定工作程序，用“指示”。

2.4 布告、公告、通告

2.4.1 向员工公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。

2.4.2 向公司内外宣布重大事件或法定事项，用“公告”。

2.4.3 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

2.5 批复：答复请示事项，用“批复”。

2.6 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级或其他单位的公文，用“通知”。

2.7 通报：传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用“通报”。

2.8 决定、决议

2.8.1 对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。

2.8.2 经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2.9 函：平级或相互无隶属关系的单位之间商洽工作，向有关主管部门请示批准或答复，用“函”。

2.10 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

3 公文格式

3.1 公文文本格式

3.1.1 公司内部公文

3.1.1.1 标题：三号字、宋体加粗。

3.1.1.2 正文：小四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文。正文和标题间空两行。

3.1.1.3 页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。

3.1.1.4 页边距：上为3cm，左为3cm，右为2.5cm，下为2.5cm。

3.1.2 公司对外公文

3.1.2.1 标题：三号字、宋体加粗。

3.1.2.2 正文：四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文；正文和标题间空两行。

3.1.2.3 页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。

3.1.2.4 页边距：上为3cm，左为3cm，右为2.5cm，下为2.5cm。

3.2 公文文体格式

公文文体格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

3.2.1 公文标题必须准确、简要概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

3.2.2 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如需上报另一个上级单位时，可以用抄报形式。

3.2.3 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

3.2.4 公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。

3.2.5 公文如有附件，应当在正文之后，单位名称之前，注明附件名称和件数。

3.2.6 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。

3.2.7 文字一律从左至右横写横排。

3.2.8 公文纸一般用A4，在左侧装订。“通告”等用纸，根据实际需要确定。

3.2.9 对上级主管单位的请示或报告，以公司名义行文。

3.2.10 对市政府及政府各部、委、局的请示或报告，对市局及市局各处室的请示或报告，与无隶属关系的单位协商工作等，以公司名义行文。

3.2.11 内部行文，视问题的种类和性质，以部门名义行文。各单位不得联合行文，部门之间不要以发文形式解决一般性的问题。

3.2.12 各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

3.2.13 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

3.2.14 遵循逐级管理的原则，公司行文原则上只发到部门。

3.2.15 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

3.3 需公司范围内各单位遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等用红头文件，其他文件一般用公司信笺印发。

4 公文使用管理

4.1 公文发文

4.1.1 一般包括拟稿、审稿、签发、校对、用印、封发等程序。

4.1.2 草拟公文的要求

4.1.2.1 符合国家方针、政策、法律、法令和上级主管部门有关规定。

4.1.2.2 情况属实，观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，标点符号准确。

4.1.2.3 引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

4.1.2.4 草拟公文必须使用统一的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁。4.1.2.5 数字写法:正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

4.1.2.6 章节序数的写法

一般按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，

第四层为“(1)”。

4.1.2.7 简称的用法

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般用全称。

4.2 公文审核

4.2.1 审核的重点

4.2.1.1 是否需要行文，是否符合公司公文管理的行文规定。

4.2.1.2 是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否冲突。

4.2.1.3 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4.2.1.4 处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

4.2.1.5 文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

4.2.2 审核时发现不妥之处，必须进行修改，属于原则性问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

4.3 公文签发

4.3.1 公司

4.3.1.1 公司级行政公文，由行政人事部负责起草，总经理审核，董事会签批，行政人事部发文。

4.3.1.2 公司级专业类公文，由各职能中心负责起草，分管领导审核，总经理签批，行政人事部发文。

4.3.1.3 公司级财务类公文，由财务中心负责起草，分管领导审核，董事会审批，行政人事部发文。

4.3.2 对于未按公文签发程序、要求，擅自发文或出现严重错误，视其严重程度给予通报批评或行政记过，并处5～200元经济处罚。

4.4 公文拟稿、改稿和签发，禁止使用铅笔和圆珠笔。

4.5 不得在已签发公布实施的公文上做任何修改。若需修改，必须重新送签。

4.6 公文签发后，按公司《印鉴管理制度》的相关流程用印，文员负责打印、装订、登记、分发。装订后检查是否牢固，避免漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。