编制工作志

有备份。 • 5.活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突
。 • 6.对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样
，这样避免漏掉一些重要内容，也帮助领导随时掌握信息 。
三、编制工作日志
工作日志是秘书协助上司与各方协调后，对 其一天活动及自己的工作做出合理安排，并予以 实施的辅助工具。在工作中，秘书通常需要坚持 同时填写两本日志，一本是上司的，另一本是自 己的。应该把有关上司的所有事项都记载在上司 的日志上，同时也记在自己的日志上。
• 在填写时间表时，时间跨度越小的时间表， 填写的信息应该越详尽、细致、明晰和准确，这 样才能对实施者有指导意义。
• 各类时间表的工作内容可以是各类会议、领 导的参观访问、庆典仪式、宴请活动、报告演讲 、接待宾客、出差休假、公司要事等等。
（三）日程安排的内容
1. 各种 接待、 约会
4. 到车间进 行实际检查
任务分析
• 在讲究高效的当今社会，我们必须在愈来愈短的时间 内，完成愈来愈多的事情。但你可能感觉到“我从早 忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么拚命， 结果却是白忙一场，没有什么成果，感觉自己一直被 工作追着跑。”你到底在忙什么呢？你的忙乱也许并 不是因为工作太多，而是因为你对你的时间没有作出 很好的安排，没有管理好自己的时间。
二、编制时间表管理时间
（一）时间表的编制方法 1．根据需要确定编制的周期； 2．收集并列出该阶段所有工作、活动或任务； 3．遇到工作内容有矛盾时，主动与负责人协商 及时调整； 4．把任务按照时间顺序排列清楚； 5．制作的表格时，横竖标目设置要科学合理； 6．用简洁明了的文字将相关信息填入表格。
（二）时间表的类型
注意事项
1.
使用不同的书写工具来写不同的工作内容
2.
记载的重要内容要做到简洁而全面
3.
记载社会活动要注明招待会时间、穿着要求
4.
一天的活动安排，应按时间先后记载
5.
要先为当天的所有活动做好必要的准备工作
6.
工作结束，要仔细检查每个日志
手工日志的优缺点
• 优点：（1）使用起来比较简单和容易。
•
（2）在任何地方都能够独立使用。
《秘书实务》国家精品课程
课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕
模块二 秘书办事模块
项目三 做好办公室常规事务工作
任务二 编制工作日志
• [知识目标] • 1、时间管理的内容、工具和技巧； • 2、工作日志的内容与编写要求； • 3、管理上司工作日志的方法及注意事项 • [能力目标] • 能够编制和管理工作日志 • [教学方法]案例讨论、现场模拟 • [教学课时]2课时
• 缺点：（1）一次只能供一人使用；
•
（2）所记载的的信息不如计算机系统中的
•
ຫໍສະໝຸດ Baidu
信息那样容易搜索和分类；
•
（3）信息存储的空间有限；
• （ 4）所存储的信息安全和保密需得到加强 。
任务导入
2008年8月8日，是一个让所有国人都幸福期待的日子。天 地公司的高山更是兴奋不已，在大学时，他就是个体育积 极分子。用过早餐，上班的路上，一想到晚上就可以看让 人期待已久的29届奥运会开幕式，高山不禁哼起了《北京 欢迎你》。可来到办公室不到半个小时，办公室主任就交 代给他不少的工作任务：打印好奥运会期间加强安全保卫 工作的值班表，并分发到每个值班人员手上；帮张总订8月 14日去北京的飞机票；通知有关部门经理下午3点开会，文 件人手一份；还有要接待10点左右到总公司的滨江分公司 刘经理。高山一听，天啊，今天又来了，我怎么天天都有 做不完的事啊，晚上不会要加班吧，唉，我的开幕式啊。
一、时间管理办法
明确工作职责 遵照有关工作的承办期限去处理事务 区分常规工作和非常工作 用ABCD法则安排工作
ABCD原则
A.重要紧急 C.急而不重
B.重要不急 D.不重不急
时间管理矩阵图
紧急
重 要
不紧急
不 重 要
合理安排，提高效率 利用间隙时间计划一下将要做的事情 利用高新技术简化工作
编制、使用时间表管理时间
华美电子有限公司月时间表
• 3．周时间表。它是在月安排的基础上制定的，于上 周末本周一，由秘书将工作预定表分给每个领导， 请全人将自己下一周内的预定事项填写清楚。仔细 阅读每位领导的工作预定表并加以整理。如果有冲 突，秘书发协调。制作的表经被办公室领导把关后 即可印发给相关人员。
公司周计划表
日程表
年时间表 月时间表
3
周时间表 日时间表
• 1．年度时间表。秘书在参照上一年的时间表 和新一年工作部署，将单位一年中的例会、重大 的经营活动、已初步确定的领导出访事宜等编制 成年度时间表。力求内容简明概括，以一张纸为 限。详细情况在月时间表和周时间表中去补充填 写。
某公司年度计划表样式
• 2．月时间表。将一月内的相关工作信息填入时间 表内。这些信息有的是由主管领导召开会议，请 其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项 ，由秘书制表，经主管领导审定后下发实施。也 有的是在月底请各位领导将下月的安排或活动， 以口头交流或书面形式交给秘书综合整理，有矛 盾冲突的地方再加以沟通调整，然后将编制的月 安排表交主要领导审定下发实施。
或指导
5. 组织的各 类重大活动
的安排
2. 商务 旅行 活动
3. 参加各 类会议
6. 领导私 人活动的
安排
（四）日程安排的要求
1.统筹兼顾 3.效率原则
2.安排规范 4.突出重点
（五）日程安排形式及注意事项
• 1.日程表编写以记叙、说明为主要表达方式 • 2.使人一目了然 • 3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满，要留有余地。 • 4.日程安排都应按领导的意思、审核去办、通过打印，同时要
另外，秘书在记录秘书工作日志和领导 工作日志时，要互相协调配合
• 秘书工作日志 • 注意事项： • 1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时
间内
• 2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间， 或者单独活动的时间内
（一）工作日志的类型
1．手工日志 2．电子日志
• 手工日志是指用手写的方式将一些相关 信息内容填入事先已按一定规范印制好 的空白记录本。日志有多种形式，大小 也不同。有时要求一天一页，有时也可 一个星期的记录在一页上等。日志本一 般是一年更换一次。