电子邮件的基本使用技巧PPT课件
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MB？仅附上必需的文件 • 该邮件的什么内容让您对写信人有正面或负面的印象？ • 总体上，对于电子邮件和内容简洁的基本原则，写信人遵守得如何？
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高效使用电子邮件需要遵循的七条基本原则
• 始终注重电子邮件的语气 – 确保使用的语气适合所联系对象和邮件目的。 内容清楚明了，避免无意地表达不适当的语气。在非正式的邮件中，可以 使用表情图标表达情感。
Email Skills
- Principles & Elements
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1
邮件的要素
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2
邮件的五要素
• 所有电子邮件均应包括的五个基本要素，以及正确使用这些要素的原则： • “收发件人”字段 – 此字段应包含收发信人的全名，英文姓名的首字母要大写。 • 主题行 – 主题行应简明扼要地表达邮件的目的和内容，五到七个字词较好。 • 问候语 – 这体现了邮件的所需语气，具体取决于同收信人之间的关系，以及相应的
礼节等级。问候语通过姓名指明了收信人，还可起到礼貌的开场白作用。 • 邮件正文 – 正文应遵循电子邮件礼仪的基本规则。应表达适当的语气，避免不当格
式，使用正确的文风，表述简洁明了。 • 结语 – 这表示邮件将要结尾，使用的语气应和邮件正文保持一致。
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3
发件人
.
4
发件人
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5
收件人
• TO • CC • BCC
.
6
主题（标题）
• 5~7个字词为佳 • 首字母大写 • 视情形可在首尾加表示程度或状态的词 • Re和Fw时可适当在后面加注释
.
7
问候语
注意不同的场合使用不同的问候语 •陌生人与熟人 •正式与非正式 •中文与英文
.
8
结束语
.
9
来自百度文库
邮件的有效表达
• 该邮件是否表达了单一主题？简要切题 • 该邮件是否开门见山？ • 语句是否简洁明了？避免长句 • 如果使用项目符号分别列出相关项，是否会增强该邮件的效果? • 该邮件的内容是否全面？是否需要发送后续电子邮件获得详细信息？ • 该邮件的长度是否适合预览窗格？ • 是否有附件？如果有的话，附件是否确有必要？电子邮件的总文件大小是否超过 2
• 避免不当格式 – 避免使用大写字母、下划线或加粗内容。这是不职业的做 法，可能会视为挑衅行为。
• 使用正确文风 – 确保内容要点表述流畅并有逻辑，并防止邮件包含基本的 拼写、语法和标点错误。
• 在合理的时间内及时回复邮件 – 及时回复收到的电子邮件，最迟要在 24 个小时左右内回复。
• 答复所收到电子邮件中的全部问题 – 确保检查要求您提供的是哪些内容， 并在一次回复中全部答复。另外，预计对方可能还需要哪些附加信息，在 回复中同时包含这些信息，避免邮件的往复。
• 为电子邮件创建签名 – 为所有电子邮件创建一个签名，包括全名、职位和 详细联系信息，以便收信人和您联系。
• 校读电子邮件内容 – 写完电子邮件后不要立即发送，而要仔细检查，更正
出现的任何错误。
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高效使用电子邮件需要遵循的七条基本原则
• 始终注重电子邮件的语气 – 确保使用的语气适合所联系对象和邮件目的。 内容清楚明了，避免无意地表达不适当的语气。在非正式的邮件中，可以 使用表情图标表达情感。
Email Skills
- Principles & Elements
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邮件的要素
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邮件的五要素
• 所有电子邮件均应包括的五个基本要素，以及正确使用这些要素的原则： • “收发件人”字段 – 此字段应包含收发信人的全名，英文姓名的首字母要大写。 • 主题行 – 主题行应简明扼要地表达邮件的目的和内容，五到七个字词较好。 • 问候语 – 这体现了邮件的所需语气，具体取决于同收信人之间的关系，以及相应的
礼节等级。问候语通过姓名指明了收信人，还可起到礼貌的开场白作用。 • 邮件正文 – 正文应遵循电子邮件礼仪的基本规则。应表达适当的语气，避免不当格
式，使用正确的文风，表述简洁明了。 • 结语 – 这表示邮件将要结尾，使用的语气应和邮件正文保持一致。
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发件人
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发件人
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收件人
• TO • CC • BCC
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主题（标题）
• 5~7个字词为佳 • 首字母大写 • 视情形可在首尾加表示程度或状态的词 • Re和Fw时可适当在后面加注释
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问候语
注意不同的场合使用不同的问候语 •陌生人与熟人 •正式与非正式 •中文与英文
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结束语
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来自百度文库
邮件的有效表达
• 该邮件是否表达了单一主题？简要切题 • 该邮件是否开门见山？ • 语句是否简洁明了？避免长句 • 如果使用项目符号分别列出相关项，是否会增强该邮件的效果? • 该邮件的内容是否全面？是否需要发送后续电子邮件获得详细信息？ • 该邮件的长度是否适合预览窗格？ • 是否有附件？如果有的话，附件是否确有必要？电子邮件的总文件大小是否超过 2
• 避免不当格式 – 避免使用大写字母、下划线或加粗内容。这是不职业的做 法，可能会视为挑衅行为。
• 使用正确文风 – 确保内容要点表述流畅并有逻辑，并防止邮件包含基本的 拼写、语法和标点错误。
• 在合理的时间内及时回复邮件 – 及时回复收到的电子邮件，最迟要在 24 个小时左右内回复。
• 答复所收到电子邮件中的全部问题 – 确保检查要求您提供的是哪些内容， 并在一次回复中全部答复。另外，预计对方可能还需要哪些附加信息，在 回复中同时包含这些信息，避免邮件的往复。
• 为电子邮件创建签名 – 为所有电子邮件创建一个签名，包括全名、职位和 详细联系信息，以便收信人和您联系。
• 校读电子邮件内容 – 写完电子邮件后不要立即发送，而要仔细检查，更正
出现的任何错误。
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