公司差旅费管理设计方案毕业设计

XX有限公司差旅费管理

设计方案

—、选题立项的起因、理由

在实习过程中，通过审计了解到XX有限公司在差旅费管理方面的不足，虚报发票的事情时有发生，因为该企业是凭票实销，有些人钻制度的空子，花钱大手大脚，造成了企业差旅费的严重浪费。

差旅费是XX有限公司经费中一项经常性开支的消耗性费用，其数额业务量多，管理难度较大。现阶段，XX有限公司在差旅费管理上采取的管理办法一直是凭票报销，随着时间的推移，差旅费结算的漏洞日益凸显，一定程度上造成差旅费管理上超支问题突出，差旅费开支居高不下。差旅费超支问题越来越严重的制约着XX有限公司的发展，对差旅费超支问题进行有效的管理已经相当有必要。

因此在本次毕业设计中我以XX有限公司为例，对差旅费超支管理进行设计。

二、设计内容

XX有限公司差旅费管理制度

2011年5月

（一）企业案例介绍

XX有限公司是一家销售型企业，销售商品是企业的主耍经济来源,老李是销售部领导，领导着销售部几十个销售人员，面对每次销售人员出差回来后厚厚的一叠的差旅费报销单，老李犯愁了，该不该签字?老李实在不想签！销售人员只要出差就会发生虚报费用的事情。就拿小刘来说吧，这个小刘业务能力一般，但是每次出差的费用都偏高。就拿桌面上的单据来说吧，仅温州两个晚上请客户吃饭就花了2200多，而II发票很明显属于虚开的，小刘说两个晚上请两家客户吃饭都在同一个饭店，所以饭店老板就一起开了票!作为资深销售员，这种事情老李很明白，即使客户请小刘吃饭或者根本就没有吃饭，发票小刘自己也能开出。虽然目前公司销售业绩很好，在销售费用上公司也不是卡得很紧，但是作为主管销售的经理，老李明白自己必须要想办法解决这个问题。

老李作为公司的销售领导，在搞好公司销售工作的同时也必须为公司打造一支能征善战的队伍，没有好的制度管理，使得销售人员个个变成贪图小利、自私自利的堕落分子，长此以往，不但是公司的销售工作做不好，领导没有权威?更重要的是在公司内形成一种贪污腐化的风气，在客户当中给公司形象带来不好的影响。

差旅费超支问题在该企业很突出，差旅费结算的漏洞日益凸显，对该企业来说对该企业实行差旅费管理势在必行。

（二）企业存在的差旅费超支的问题

1.标准不执行，制度不落实

虽然该企业对于出差的住宿、交通、误餐费用规定的比较详细，但是对于销售人员出差中间的请客送礼等活动的费用没有规定！该公司一般的做法是只耍能够拿回来销售单子，对于请客户吃饭还是放的比较松。一些出差人员片面强调各种理由，导致请客吃饭费用住宿支出仍然未得到有效控制，造成差旅费开支居高不下。

2•钻制度的空子，虚假发票现象严重

凭票报销制度，造成个别素质不高的人钻了“少支多开，虚报冒领”的空子。由于市场经济利益第一的原因，只要给予商贩以小利，他便可以帮你虚开各种发票。有的人出差执行任务，将吃饭的费用打入住宿费;有的人将住宿费以小开大，冒领其中的差额等；最为严重的就是直接购买假发票口己进行填写，回单位进行报销。

3.凭票实报实销造成了部分出差人员花钱大手大脚，浪费多少也不心疼的思想观念

普快列车不坐坐特快列车；住宿时普通宾馆不住住豪华宾馆；可以合住一间的非耍分开住两间，更有甚者，出差期间虽住在亲朋好友家，但为领取伙食补助虚报住宿费，从宾馆中虚开住宿费发票；部分人员借出差机会游山玩水，反正本着有票回单位就能报销，根本不考虑给本单位经费造成的和浪费。

（三）企业差旅费管理制度

第一条为了更好的管理企业差旅费超支问题，特制定以下制度。

1.办理程序

(1)出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，支出的主要目的，客户的成熟度，交易情况等等，考虑到每次招待的客户大小、重要性、人员的不同，依据具体情况来衡量每次的出差费用数额，最后经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。

(2)出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。

(3)出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。超出规定标准的费用，财务人员一律不予报销结算，超出的部分由个人承担。

(4)审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经审核后方可报销差旅费。

(5)凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。

(6)出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差费，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期)，并追究其部门担保人责任。

(7)出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱

的，追究财务经办人及负责人的责任。

2.费用标准

(1)客户招待标准

(2)住宿标准

(3)伙食补助费

(4)市内交通费

表4市内交通费标准表计量单位:元

(5)交通工具标准

表5交通工具标准表计量单位:元

第二条本制度于制定之日起开始施行。

三、运行说明

(一)本制度运行原理

通过制定本制度，可以使企业很好的管理企业的差旅费，减轻了企业差旅费的负担，也为企业打造一支能征善战的队伍，管理费用得到了有效的控制，使得企业的经营业绩得到了提高，提升了企业的获利空间。

(二)本制度所需配套措施

(1)公司应制定事前工作计划，与员工进行沟通。

(2)在执行时应通过一些鼓励措施以保证本制度能更好的实行。

(3)差旅费开支实行总量控制、商务优先的原则。

(4)完善企业差旅费报销的管理制度，健全报销机制。

(三)运行中的注意事项

在实际执行时应该本着公平，公正的原则，不能因为某些关系而徇私。同时在管理好差旅费的同时，保证出差人员工作和生活的需要。