《高职应用写作》——第四章《行政公文写作知识概述》

第 四 章 行 政 公 文 写 作 知 识 概 述
三、判断题 1.对上级、下级、平级及不相隶属的机关均可用函 行文联系公务。 （ ） 答案：错 2.某单位要将意见告诉上级，可以用“报告”，不 能用“通知” （ ） 答案：对 3.议案、通报、会议纪要、意见都是行政公文。 （ ） 答案：对 4.请示和报告都必须一文一事。 （ ） 答案：错
第一节
公文的格式
第二节
第 四 章 行 政 公 文 写 作 知 识 概 述
公文行文制度
第三节
行政公文正文基本内容模块及结构模式
第四节
公文的特点、作用及用语的要求
第一节
公文的格式
第 四 章 行 政 公 文 写 作 知 识 概 述
教学目的： 通过精讲理论知识和实训，让学生明确公文格式的 构成情况，掌握文头、主文和文尾部分的内容，强化对 规定内容的记忆，从而建立对公文程式化特征的认识。 教学重点： 1.《公文格式简图》 2.公文文头部分内容 3.公文文尾部分内容 教学难点： 1.对公文格式特征及其作用的理解和认识 2.对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆， 3.复习与训练 教学时数： 理论教学 1.5 课时 实训教学 1.0 课时
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5.公告、通告等公布性公文可不注明主送机关。（ ） 答案：对 6.收到下级上报的“请示”或“报告”后，上级都应 当作出答复。（ ） 答案：错 7.公告不注明秘密等级。 （ ） 答案：对 8.“请示”、“汇报”都是现行的国家行政机关公文 的文种。 （ ） 答案：错 9.公文在领导签发后、正式印制前，还应当由文秘部 门进行复核。 （ ） 答案：错
四、文尾部分 （一）主题词 主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规 范化处理的名词或名词性词组。 标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主 题词表》《教育类公文主题词表》等）。 一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个。 词与词之间，不写标点，空1个字的间距。 （二）抄送单位（抄送机关） 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机 关。 应当使用全称或规范化简称、统称。 公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。 抄送机关之间用逗号隔开。
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（四）正文 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。 正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、 结尾三部分。 （五）发至级限 发至级限指文件发至层次。 发至级限要用圆括号括上。
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（六）附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 附件是正文的补充说明或参考材料。 附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。 不是所有公文都需附件，根据需要而定。 附件必须写所附内容的标题或名称。 附件若不止一件，则应标序号。 序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。 附件名称后不加标点符号。 “附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。 对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附 件”， —因为作为按语的正文已写清附上这些文件、 材料的名称。
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六、修改题 1.试分析下列标题的毛病，并予改正。 （1）关于禁止赌博的处罚通知 答案：关于禁止赌博的通知 （2）自然科学奖励条例 答案：关于设立自然科学奖励条例的通知 （3）关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示 答案：关于设立鲜花市的请示 （4）关于进一步管好、用好留成外汇的决定。 答案：关于进一步管好留成外汇的决定 （5）关于水灾恢复工作的报告 答案：关于灾后恢复工作的情况报告 （6）机构调整问题的请示 答案：关于机构调整问题的请示
【习题4.1】及参考答案 一、名词解释 1.发文字号 2.主送机关 3.发文机关 4.抄送机关 5.附件 6.主题词 二、填空题 1.一份格式完整的公文，由 、 、 三部分组 成。 答案：文头；主文；文尾 2.文头部分由文件名称、发文字号 、 、 和紧急程度等项目组成。 答案：秘密等级；文件份号；签发人 3.发文字号由 、 、 三部分组成。 答案：机关代字；年份；序号 4.秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，密级的位 臵在 。 答案：首页右上角第一行
五、阅读分析题 试指出以下的公文格式和文字的毛病。（答案）
机密 ××市府公文 （06）××市府发24号 （紧急）
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××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知 当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。 这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的 身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安 定，已成为社会一大公害。对此，各级政策应采取有力措施，严厉打击非法 出版活动。现将有关事项通知如下。 （以下略） 附件：如文 ××市人民政府 主题词：出版，通知 2005年×月×日
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（三）印发机关、印发日期和印数 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。 印发日期，以公文付印的日期为准。 印数，是指公文的实际印制份数。 （四）附注 附注用于说明其他项目不便说明的事项。 如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。 发至级限，有时也以附注的形式来说明。 “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
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5.公文的紧急程度分 、 两种，位臵在 。 答案：特级；急件；首页右上角（秘密等级之下） 6.签发人指 。 答案：批准发出公文的机关单位领导人 7.完整的公文标题由 、 、 三要素组成。 答案：发文机关；公文事由（或主题）；文种 8.标题中除 、 名称加书名号外，一般不加标点 符号。 答案：法规 ；规章 9.公文附件的标注位臵，在正文之下 。 答案：一行，左空两字 10.公文用纸一般采用国际标准A4纸。A4型纸尺寸 为 。 答案：长297mm 宽210mm
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（二）题注 题注即注释、说明标题的文字。 一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法 律程序、会议时间、地点。 有的题注用括号括住，有的用破折号标识。 （三）主送机关 主送机关，是指公文的主要受理机关。又叫“抬 头”、“受文机关”或“上款”。 主送机关不止一个时的标点用法： 同类型、相并列的机关之间用顿号间隔， 不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最 后用冒号。 如 人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》
左上角；发文字号的顺序错误；没有主送单位；主题词的位臵 错误；印发机关的印发日期的位臵颠倒；印刷份数的位臵错误。 文中的错误（及改法）：“××市府公文”改为“××市人 民政府文件”；发文字号改为“××市府发[2006]24号”；标 题改为“××市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”； 用词含糊不清，如“一些地方”，应避免使用；“内容腐朽，” 与“大量宣传凶杀、色情和迷信，”位臵颠倒；发文日期改为 “二OO六年×月×日”；主题词不能用标点，应改为“新闻出 版 非法 活动 通知”。
各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育 厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事 （干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：
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普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如 “校各直属单位”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、 函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公 文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。
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一、【习题预览】 请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。 二、文头格式 （一）文件名称 文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加 “文件”两字组成。 （二）发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文 总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关 代字，接着是年份，最后是序号。
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Hale Waihona Puke 四、简答题 1.公文的成文时间应该如何确定？ 答案：一般文件，以领导人签发的日期为准，联合 行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议 通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批 准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行 的日期为准。 2.主文与正文有何区别？ 答案：正文是排除公文标题、主送机关和附件、发 文机关和日期之外的主文部分。正文内容分开头 （又称原由或引据）、事项、结尾三部分。 而主文却包括了公文标题、主送机关、正文、附件、 发文机关和日期。
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（十）印章 公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都 应加盖印章。 印章要盖得端正、合乎规范。 上不压正文，下要压年、月、日。 联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。 联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
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（三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人， 标明在发文字号右侧空两字位臵处。 （四）秘密等级（密级） 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 秘密标志为★。如“机密★5年”。 （五）紧急程度（急度） 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特 急”、“急件”。 （六）份号 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份 时每份公文的顺序编号。
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（七）发文机关 发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要 写全称或规范化简称。 若是联合行文，主办机关排列在前。 （八）签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字 或盖章。 （九）成文时间 1.一般文件，以领导人签发的日期为准； 2.联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 3.会议通过的公文，以通过日期为准； 4.法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的 具体生效、开始执行的日期为准。 成文时间要用汉字将年、月、日标全； “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。
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三、主文部分 （一）标题 公文标题是公文内容和作用的高度概括。 完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或 公文主题）、公文种类三部分组成。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般 不用标点符号。 公文标题的三个组成部分，一般要写完整，也有 部分省略的情况： 一是单位内部使用的公文，标题可省略发文单位； 二是省略事由，如《新大地公司通知》。
--------------------------------------------报：（单位略） 送：（单位略）
--------------------------------------------二○○五年×月×日 ×市人民政府办公厅印（共印400份）
格式上的错误有：左上角缺少文件编号，秘密等级位臵错放
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（五）页码 页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。 （六）书写与用纸 文字从左至右横写、横排。 公文用纸一般采用国际标准A4型纸 （210mm×297mm），左侧装订。
公文用纸(国际标准A4型纸)
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