档案电子化管理

一、对于档案（电子化）管理的认识

网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。

以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。

整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。

保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。

目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是档案资料能够向谁提供什么内容，为纳些用户提供查询，查询等级如何等勾稽关系的协调，可以通过信息管理系统搭建勾稽关系。

目前，应用功能比较强大的管理系统为杭州文博图书城信息系统，基本能实现以上几个功能和服务应用，可以借鉴到档案管理模式中来。

二、档案电子化管理模式和系统应具有的功能（网络资料）

1电子档案信息的采集

档案信息资源的来源主要有三种：传统档案的电子化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对馆藏进行电子化的时候，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，电子档案馆要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。

2电子档案信息的处理

电子档馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。

3电子档案信息的查询

电子档案具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料经过电子化处理后，也能在网上查阅。

4电子档案信息的发布与传递

电子档案信息的发布是基于面向对象机制的。电子档案馆可以选择多种方式进行信息发

布。具体包括：对各立档单位提供文件在线的检索和利用等；对其它用户提供网络传输等等。

5电子档案信息的安全和权限管理：

在网络上存取和访问电子化档案，必须在有效的权限管理下进行，并以适当的技术保护档案资源不被滥用。电子档案馆的信息安全和权益管理，能够做到既能保护系统的安全，又能使系统有最大的使用率，具体包括硬、软件系统的安全，网络安全，电子化档案信息安全和用户利用的安全等。

6电子档案的长久保存

传统档案的基本功能是负责接收具有长久保存价值的档案，存储并提供利用。传统环境下，纸质档案保存上百年并不是非常困难的事情，因此档案的长久保存并不是传统档案馆面临的最突出的问题。而电子环境下，电子信息对于软硬件具有极大的依赖性，但是软硬件更新换代的速度又非常地快，常常是当前的软硬件已经无法重现几年前的电子信息；另外，软硬件之间又存在着一定程度上的不兼容问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子档案信息的长久保存成了电子档案馆面临的一个突出而重大的问题，也成了电子档案馆的一个重要功能。

三、档案电子化管理发展趋势（参考《国内外档案电子信息化发展状况与趋势分析》）

1.电子文件的归档管理与利用：借助信息系统的功能机制，实现党政系统电子文件通过政

务网络进行在线收集、整理、归档并提供现行利用，实现跨部门的信息共享。公开必要的现行文件和政府规范性文件、集中向社会提供利用，为政府信息公开提供支撑服务功能。运用元数据、身份认证、电子签名等技术手段，保障电子文件的真实性、完整性和长期可用性。

2.集成化档案管理与服务平台建设：增强业务管理平台对电子档案的管理能力、提供网络

化服务的能力；借助先进技术手段（如无线条码阅读器、电子标签、手持扫描识别器）等，提高业务管理的自动化水平与工作效率。

3.整合专业档案目录资源：对于综合档案馆（室）来说，有义务整合辖区内各专业档案馆

（室）的目录资源（如城建档案、房产档案、信用档案、人事档案等），面向社会提供集中的查询服务。

4.强化档案编研和信息资源开发利用：馆藏档案的大量电子化处理和管理信息系统功能的

完善，为档案编研创造了良好的条件。借助搜索引擎技术，可以有效建立主题内容关联和聚类。由此将大幅提高档案的可用性；通过深度数据加工，能够从馆藏档案中提炼出大量有价值的信息资源，譬如：通过深度加工建设工程档案数据，可以为区域三维空间信息资源库提供基础信息。

5.加强档案信息网站建设：档案信息网站是档案馆宣传业务、面向社会收集档案、提供服

务的重要窗口，是实现档案馆与社会公众、企业建立良性互动的有效途径。尤其是电子档案馆建成之后，借助档案信息网站开展业务和提供服务，会大幅提升工作效率和提高服务的便捷性。