科研院所科研项目管理信息系统的建设与实施

科研院所科研项目管理信息系统的建设与实施
科研管理是对整个科研或科技活动的组织、协调和管理的总称，涉及到科研管理活动中的方方面面，是一项非常复杂的系统性工程。

文章围绕科研院所的科研项目管理信息系统的建设与实施，在详细分析国内外发展现状的基础上，根据研究院所科研管理工作特点，结合项目管理的理论，以软件工程思想为主线，论述了开发科研项目管理信息系统的重要作用。

同时，结合具体科研管理系统案例，提出保证科研项目管理信息系统稳定、有效运行的建议。

标签：项目管理；项目管理系统；信息化
科研项目是提升科研院所科研能力、提供公益性社会服务和产品的重要基礎，高效的科研项目管理则是科研项目质量的有力保证。

科研管理是对整个科研或科技活动的组织、协调和管理的总称，涉及到科研管理活动中的方方面面，是一项非常复杂的系统性工程。

随着研究机构业务方向的不断拓展、承担项目的数量、能力和水平的不断提升，加强对科研项目的组织统筹和协同管理，是提升项目过程和成果质量的必要条件，将信息化技术应用于科研管理已刻不容缓、势在必行。

文章将以作者所在单位的科研管理信息系统（Project Management Information System，以下简称PMIS）建设经验为切入点，从科研项目管理信息系统的总体目标、实施必要性，以及开发和实施中遇到的问题等方面，对如何加强和推进项目管理系统建设提出可供其他同类院所参考的建议。

1 系统建设的目标和内容
1.1 建设总目标
PMIS建设的总目标是将信息化手段和工具应用于科研项目的管理过程，实现数据的自动化采集和整合管理，从而提升科研管理部门的工作效率和管理水平，同时建立科研项目基础数据库，完善科研人员和技术专家资源，为全面实现科研项目文件无纸化、科研文件签批网络化奠定基础。

同时以此为契机，着手开展电子数据资源的分析与汇总，对科研项目进行横向（按照部门）、纵向（按照年度）对比，为完善科研项目管理措施和制度提供“实验基地”，为研究所领导进行管理决策提供依据和参考。

1.2 系统建设的主要内容
作者所在单位是公安部直属的综合性大型研究所，从事公共安全行业相关的产品研发、生产、销售及服务，多年来始终坚持服务公安业务、服务公安一线、服务社会公共安全的宗旨，坚持走为公安业务部门和社会公共安全领域提供产品、系统解决方案，工程实施和技术支撑服务之路。

科研项目是科研院所能够持续发展的核心业务，而高质量的科研项目管理是研究所能够保持生命力的有力保障。

立足研究所的科研工作、科研管理部门的职能，PMIS应覆盖所有科研项目的各个环节，包括项目的计划、人员、预算、质量、技术成果等，并能够初步实现项目的全过程监控与管理。

1.3 系统需要关注的主要问题
（1）满足灵活多变的检索方式。

项目信息是项目过程管理的灵魂，如果该系统不能灵活地进行查询与检索，就无法为项目的管理决策提供依据。

本系统建成后应可按照不同类别进行纵向、横向的查询、检索以及信息汇总。

（2）简单易用的操作方式，突出人性化要求。

系统应着重于项目管理的实际业务，操作贴近实际，简单易用，无需繁复的培训和记忆。

（3）方便快捷的导入导出功能。

研究所科研管理部门在日常工作中需要编制大量的，包括项目信息统计报表在内的文档。

因此，系统的各个模块均应具备导入导出的功能，以便于为项目管理的决策提供及时有效的依据，为后续的数据积累提供真实有效的素材。

（4）系统需要具有较高的安全等级。

研究所是公安部直属的研究所，其中承担的一部分项目涉及国家秘密，因而该系统必须具有较高的安全等级。

（5）兼容研究所已建成业务系统的文件格式。

目前，研究所内部已独立运行的系统有所级OA系统、财务管理系统、人事管理系统等，为保证数据的有效流动和不同部门资源的互通共享，需要兼容已有系统的相关文件格式。

2 完善系统建设、推动系统应用的意见和建议
科研项目管理信息系统真正能够落地并起到实际作用，不仅仅取决于软件开发的优劣，更关键的因素是在系统之外的软环境，如何能够调动相关人员的积极性，搬开使用障碍门前的第一块砖，至关重要。

从实践过程中发现，解决以下几方面问题，直接关系到系统的稳定运行和有效应用。

2.1 要紧紧围绕核心业务开展功能设计，杜绝给系统建设项目“镀金”
PMIS系统设计的核心就是解决如何管项目的问题，因此在此之外的其他功能都属于项目任务范围的蔓延。

在系统需求分析阶段确实要下大力气做好现有管理职能的梳理，既不能一味的将现有的业务流程搬到系统上，也不能理由现有的MIS系统直接照猫画虎，而是应该立足项目管理的核心工作，去粗取精、删繁就简，只有这样才能让系统的使用者愿意使用。

2.2 与系统匹配的管理制度是系统生命力的保护伞、助推剂
多年来，研究所已经形成了较为完善科研管理制度，并与财务、资产、产品生产等相关制度一起形成了完整的科研、生产、服务体系。

但是，为了促进PMIS 系统的应用，应该同步对现有的管理制度进行一定的修订，以使其能够配合系统的使用，使科研管理的效用最大化。

举例而言，在科研项目的管理办法中应该涵盖对系统的使用要求，并明确提出奖惩措施。

与此同时在于科研项目相关的奖励和人事晋升等方面，也必须以系统内的信息为评价依据，方能从根本上促进系统的应用。

2.3 坚持以人为本，以科研人员的实际需求为系统建设的出发点
科研人员是科技活动的核心驱动力，发挥着非常重要的作用。

在前期需求分析和系统架构设计上不仅应重视上层领导的指导意见，还应该充分考虑最广泛的使用者，即基层科研人员的使用习惯和实际需求，在各个子系统的具体开发、在用户界面的设计的细节上，不能只考虑管理部门的业务流程和使用习惯，而是应该换位思考，多征求科研人员的意见和建议，通过反复试用、改进，才能保证使用者愿意用、长期用，最终推进科研管理信息化。

2.4 “少说话、多使用”，避免PMIS进入越改越难用的“死循环”
PMIS项目通常在正式上线后，需要开发公司派员驻场测试及维护，在试运行期间，由于缺乏大规模的实际试用，测试和发现的问题是非常有限的。

一旦正式上线，系统维护方将会遇到大量的使用问题。

通常情况下，开发公司对于用户上报的问题是来者不拒、来了就改，对于实际用户而言，可能短期内解决了当前的问题，但是随着频繁的改动，系统往往会出现更多的问题，甚至之前正常的功能出现问题。

因此，在对系统进行调整，对软件进行更新时，系统使用方一定要慎重提出修改意见，而且系统的改进一定要分阶段进行，保证系统能够有效、文档的运行。

3 结束语
科研项目是研究所发展的核心动力，提高科研管理的质量是保证项目成功率的必要条件，如何建立有效、可行的科研项目管理信息系统是提高科研院所科研项目质量的必由之路。

因此，不能仅仅停留在系统建设层面，更要深入到系统的应用层面，充分争取上层领导对科研管理信息化工作的重视，充分调动管理人员、研发人员及其他相关人员使用科研管理系统的积极性，重视系统的维护、确保数据的鲜活性，才能真正提升科研管理的水平、提高科研项目的质量。

参考文献
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[4]刘立焱.浅谈科研管理信息化的实践及其管理创新[J].电子技术与软件工程，2013.。