文书撰写工作规范

文书撰写工作规范

为进一步规范中心文书撰写工作质量，有效提高工作效率，现拟定中心工作人员常用的工作计划、工作总结、调查报告、业务技术指导书及检验报告等文书撰写规范，请全体人员遵照使用，并纳入年度科室工作质量考核和个人技术晋升聘用考核内容。

一、各类常用文书内容规范要求

(一)工作计划

计划是行动的先导。工作计划则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和步骤。工作计划一经讨论通过，一般作为通知的附件下发（或科室作为材料上报中心），对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。

1.计划种类

常见有规划、设想、计划和安排打算等等。

规划属于轮廓式的，时间跨度比较长，一般设定在三五年以上；设想属于粗线条的，非正式的计划；计划则比较深入和细致；同计划相比，安排、打算的时限更短，内容更为集中和具体。

2.撰写规范

计划内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。

常见条文式计划的写法规范为：

(1)标题：通常包含单位（科室）名称、时限、内容、文种名称等四项。这四项的顺序不能颠倒，时限应写全称，内容应简明，使之一目了然。如“合肥市疾病预防控制中心二〇〇六年工作计划”、“免疫规划科二〇〇六年工作计划”。标题字数过多的，标题中可考虑不写单位（科室）名称，但就必须在落款时书写单位（科室）名称。

(2)正文：内容繁简不同，但必须包括“做什么、怎样做、什么时候做完”等三个要素。

正文开头一般应提出总的任务和要求，说明“做什么”（有的还要说明为什么要这样做和能不能这样做，以加强执行计划的信心和决心），任务和要求必须具体，能量化的必须量化。。

提出总体任务和要求之后，就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关部门（小组）或人员，并且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、方法、政策精神，提出时间要求。这就是谁去做、怎样做、什么时候做完。

(3)结尾：结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话，有时意尽则止。

计划末尾要有落款，写明制订计划的单位和时间（标题列入单位名称的可直接落款时间）。

3.撰写中应注意的问题

常见有些计划虽然提出了任务，但没有将任务分解到具体的部门（小组），有时只讲“群策群力”、“广泛发动干部群众”之类的套话；或者提出了任务，而没有交代方法、步骤与时间要求，这样的计划往往容易落空。不解决“谁去做”、“怎样做”、“什么时候做完”，计划就会流于形式。

(二)工作总结

把工作总结仅仅理解为“回答”前期拟定的计划是否完成或完成得怎么样，这是不全面的。因为工作总结以及其他内容的总结是不同于“情况反映”、“情况汇报”的，它固然要回答计划是否完成或完成得怎么样，但更重要的是要通过对工作过程的矛盾分析，说明是怎么样完成的或为什么完成不了，其间有什么经验、体会、问题、缺点，今后打算怎么办等等。简言之，只有把感性认识上升到理性认识，才能使“正确的获得推广，错误的不致重犯”。

因而说，所谓工作总结，实质上是对以往工作实践的理性概括。总结通常反映人们对工作的理性认识，对决策具有一定的参考价值，较计划相比，文字上可以写得比较生动活泼一些。

1.总结种类

常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。

2.结构形式与撰写要点

总结的种类不同，其撰写的结构形式不尽相同。

(1)综合性总结：

单位和科室的年度工作总结属于这一类。

撰写的结构形式一般有分条式、分块式和三段式三类。

分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。

分块式撰写方式为分门别类，自成章节。如“经济工作”、“思想工作”、“班子建设”、“今后设想”等等。

三段式的结构形式使用频率较高。三段分为：工作情况（归纳工作进展、成绩和失误，不拘泥于时间顺序，而着眼于主次、轻重，表现为横式结构），经验体会（提炼出的理性认识，不是对工作情况中每一项内容的简单评说，而是对全面工作进行综合分析后概括出来的。其中讲到的发生发展过程，按时间顺序。属于“横里藏纵”，但从总体上看，各条经验之间还是“横向联系”。），今后打算。

(2)专题性总结：

特点就是“专”，内容专项，经验专门。

向上级汇报如何开展某项工作的总结，其结构形式一般为“概括——收获——体会”。

汇报工作进展的总结撰写时通常按时间顺序，以纵式结构为主。

用于先进经验或失误教训的工作总结，其撰写的结构形式多为“成绩或问题——经验或教训——不足之处或整改措施”。开头可以采用“倒悬法”，用极简要文字说明成绩问题，随即引出几条经验或教训，以横式结构为主。

(3)个人工作总结：

应要求选择感受最深的一两点来写，交流工作过程、做法和措施等，只取与感受有关的部分，其余略去，做到不记“流水帐”。

3.撰写中注意的问题

无论是哪一种结构形式，都少不了介绍情况，归纳经验。工作总结撰写中表述情况和经验应注意一下几个问题：

(1)表述情况要清，切忌“记流水帐”。

由于往往专题总结时间跨度较短，如“艾滋病宣传周总结”等极易写成流水帐，对此类专题总结可以写成归纳式，要高度概括，不要总觉得归纳会抹煞工

作成绩。将宣传周内的所有宣传形式、印制的宣传品种类、数量、受教育的人数作分别统计，对宣传周期间创新的形式，效果好的做法作详细阐述，而不能把每一项内容都大篇幅赘述。

描述情况至少要注意三点：①点面结合，突出重点；（既然要避免以点代面，又要防止面面俱到）②交代一下环境和背景，使人明白你的工作是在什么情况下开展的；③详略得体，容易明白的少写，有助于说明经验的多写。

(2)阐明经验要新，切忌“官话和套话”。

总结检验不是指蓄意“标新立异”，故弄花样，而是要求总结出一些新鲜、管用的经验，使本部门、本单位能够超越自我，前进一步。

(3)常规工作有数字且对比，切忌“空洞无数据”。

总结切记就事论事，总结的目的是发现问题，总结经验和教训，所以总结的数据要有纵向比较，使阅读者了解当前此项工作所处的水平，工作是呈上升势头还是下降趋势。

(4)语言内容宜朴实无浮华，切忌“溢美和护短”。

总结内容的语言力求准确、朴实，避免浮华。在指导思想上要注意“不溢美、不护短”，特别是总结中查摆问题应客观公正，避免“成绩都是自己努力获得的，存在问题都是其他协作部门，甚至外单位、外环境造成的”。这样不利于对问题的下一步纠正，甚至陷入整改问题的“死胡同”，同样失去总结应具有的“正确的获得推广，错误的不致重犯”的重要意义。

(三)调查报告

调查报告是介乎工作总结和新闻通讯之间的一种边缘性文体。也是中心专业技术人员必备的技能。它以记叙为主，兼用说明、议论、描写等多种表达方式。因此，它的表达方式灵活多样，可以写得比较生动活泼一些，甚至五光十色。

1.调查报告种类

调查报告一般分为综合性和专题性两种。

综合性调查报告的容量大，涉及面广，通常是分工合作去完成；专题性报告一般是对某项工作（事件），某个问题或某人某事的调查，内容比较单纯，可以单独执笔或一两个人合作写成。

2.调查报告的选题

无论哪种类型，调查报告的选题非常重要，题目选得比较恰当，调查与写作就较为顺利。选题应考虑：

(1)考虑本系统、本单位、本部门比较突出的难题，目的是通过调查研究，寻找解决的办法与出路。

(2)选择本系统、本单位解决得较好的问题，旨在总结新经验，推动面上的工作。

(3)围绕领导班子在某段时间内试图解决的问题，以便为决策提供充分、有力的依据，使调查报告“言当其时，切中时需”。

(4)针对干部、群众在某个时期内的情绪、愿望与心态选题，以帮助各级领导机关及时调整政策，做好工作，密切党和人民群众的联系。

我中心业务技术人员多用于调查“公共卫生突发事件”采写的调查报告，就属于针对短期内急待解决的问题。调查报告撰写的质量直接关系到“反映对该