文书档案管理办法

文书档案管理办法

为规范公司文书档案管理，保证公司重要档案资料的完整性，充分发挥公司文档的作用，制定本办法。

一、公司文书档案管理的范围

（一）公司收取的上级机关和有关业务主管部门下发的公文；

（二）以公司名义编号制发的公文；

（三）公司营业执照，法人代码证书、营业资质证书及有关申请、批准和变更文件；

（四）公司业务项目档案（包括项目立项资料及合同）；

（五）公司人事及财务档案；

（六）公司分支机构和下属单位的设立，变更及有关重要资料；

（七）其他反映公司历史及重要经营活动的资料。

二、公司文书档案管理的基本要求

（一）公司文书档案由综合管理部负责。

（二）所有文书档案要求资料完整、存放有序、查阅使用方便快捷。

（三）符合保密工作规定，严防泄漏国家机密和商业秘密。

（四）出现档案丢失、泄密等情况则追究责任人和其主管领导的管理责任或法律责任。

三、文件的收回和清理

（一）交各部门和个人传阅、办理的文件，传阅和办理完毕后，应及时退回综合管理部。因工作需要办理时间超过两周以上的应办理借阅手续。

（二）年底前，各部门和借阅办理文件的个人应对文件进行一次清理，将借阅文件统一退回综合管理部。如需跨年度办理的，应办理续借手续，或留复印件，将原件退回。

四、立卷和归档

每年初，综合管理部将上一年的公文进行综合整理，按照上级机关发文、综合、人事、财务、业务等分类立卷，填写卷内目录后归档。

五、查阅

因业务需要查阅公司文书档案，需经主管领导批准办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。

六、文件销毁

（一）年底前综合管理部清理文件时，可根据国家有关规定和公司管理、业务工作的实际对需销毁的文件进行统一销毁。

（二）一般业务项目资料，项目执行完毕二年后，经主管领导、综合管理部负责人签字同意后可销毁。

（三）销毁文件需列清单，由经办部门和综合管理部二人以上在场销毁。

七、分支机构的档案管理

（一）各分支机构档案管理的范围按照本办法第一条执行。

（二）各分支机构的档案管理工作要明确由专人负责，并根据本

办法制定相应的档案管理办法。责任人要按照档案管理的基本要求及档案的收回、清理、立卷、归档、查阅、文件销毁等规定严格执行。

（三）总公司定期对分支机构的档案管理工作进行检查。

（四）由于档案责任人的原因，导致公司或该分支机构的重要文件资料丢失、泄密等情形，则追究责任人直至其领导人的管理责任和法律责任。

八、本办法自二○○五年十一月九日起实行。

二○○五年十一月九日

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