浅谈高校档案信息化管理

发展着 。 目前 大多 高校 的档 案管 理工 作发展 落 后 ，信息 化 字 化接 收 电子文 件 ，应 该 坚持 规范 性原 则 ，制 定相 应 的规 程 度 不高 ，仍然 采 用 的是有着 巨大滞后 性 的传 统 的档案 管 范 和法 规 ，只有 这样才 能 使 电子文件 的 归档 ，传统 介质 档 理方 式 ，严 重 的影 响 了教学质 量 的提 高和有 用信 息 的利用 案 数字 化 ，数字化 档案 的保管 、传递 、利 用等 工作 实现 有 程 度 。 因此 高校 档 案信 息化 管理显 得十 分重 要 。
浅谈 高校档案信息化管理
◇ 杨耀辉
网 络 信 息 时代 ，信 息 化 是 当 今 世 界 发 展 的 必 然 趋 弱等 因素，可能就面 临着 巨大大挑 战。 势 。档案 是社 会发 展 的 “ 记 录仪 ” ，是社会 信 息 的 “ 储 存 库 ”。档 案管 理实 现信 息化 是大 势所趋 。在 高 校信 息化 背 景下 ，高 校 档 案 信 息 化 自然 也 面 临 着 巨 大 的发 展 机 遇 。
一
序 化 、标准 化和规 范化 ，避免 出现各 自为政 ，互不 兼容 ，
档案信息化 的内涵及档案信息化建设 的必要性 重 复建 设等现 象 发生 。 １ ． 档 案信 息化 的 内涵 。所 谓档 案信 息 化 ，就 是在 国家 ２ ． 逐步 建立 高校 档 案 管理信 息 化系 统 。要 实现 高校 档
、
档 案行 政管 理部 门的统一 规划 和组 织下 ，在 档案 管理 活动 案信 息化 管理 ，总 的来 说就 是在 实现 档案 信息 的数 字化和 中全面 应用 现代 信 息技术 ，对 档案 信息 资源 进行 处置 、管 理 和为 社会 提供 服务 ，加速 实 现档 案管 理现 代化 的进 程 。
网络 化 的基础 之上 ，实 现档 案信 息 的接收 、传 递 、存储和
提供 的 一体化 和快 捷化 程度 ，从 而将 有用 的信 息高 效 的分
２ ． 档 案信息 化建的必 要性 。档案 信息是信 息资源 的重 享 出来 ，方便 广大 师生 对 于各种 资源 的利 用 。
要组成 部分 。档案信 息是人们社 会实践 的真 实记录 ，是认 识
３ ． 以人 为本 ，通 过提高档 案工作者 的素质来提 高档案管
和把握 客观规律 的重要依据 ，是 重要的凭证和 依据 ，也是 一 理信息化 水平 。档案 工作人员在 高校档 案信息化 改革 当中具 种特殊 的信息产 品。随着现代化 管理技术和 设备的引进 ，特 有举足轻 重的地位 。他 们的创新精神 ，管理理念 影响着整个 别是计 算机、光盘 、缩微 、多媒 体等技术 的发 展为档案管 理 高校档案 管理 的效率和 特点 。现阶 段很多高等 院校缺 少专 门 的现代化 提供 了良好 客观环境 。档 案管理改革 是信 息化建 设 的档案 管理人员 ，管 理水平较低 。我们 应 当充分 重视 高校档 的必然要 求。在信息 时代 ，信息 消费将成为加 快社会信息化 案管理科 的创建 ，积极 引进新 的技术和 理念 ，培养 高素质的 进程 的原动力 ，这是 时代 赋予社会信 息部门的使命 。
理 。作 为教学 的第一 手资料 的高校 档案 ， 自 然 就是高校教 学 息化 建设 依托 电子 网络 平 台，安 全风 险 防范必 须放在 重要
当 中的重 中之重 ，但 是它的功能往 往是被忽视 的。 目前大 多 的位 置 。要加 强安 全保 障机 制建 设 ，提高 档案 人员 的警惕
数高校仍 然是用传统 的方 式来管理 自己的档案 ，仅 仅是储存 性 ，从根 本上 铲 除黑客 对信 息系 统 的威胁 ，可 以采用 身份 保管 ，并 没有将它们 的信 息服务功 能开发 出来 。其 中最为重 认证 、 防火墙 、数 据备 份等 安全 防护 措施 。 要的一 点就 是档案 的信 息化程度偏低 。特别是在教 学档案 的
二、 目前高校档案管理的普遍状况
档案管理 工作者 ，加快档案 技术人员 队伍 的建设 。
四、档案管理信息化的对策
１ ． 高 校档案管理 存在 的问题 。高校 档案 的管理和利用 不
１ ． 建 立健 全 制度 体 系 。档案 信 息化 的前 提是 加大 对档
同于 以往 各类学校档 案的管理 ，他 是 以信息化 为依托 的，以 案 管 理 工作 的软 硬 件 建 设投 入 ，规 范 运行 管理 制 度 ，制 分享 资源 为 目标 的 ，以提 高教 学服 务质 量为 要求 的档 案 管 定统 一 的、标 准 的规范 体系 。完 善安 全保 障机 制 。档 案信
二十 一世 纪是信 息 化时 代 ，世界在 信 息化 的列 车上 飞速 的
三 、促进高校档案管理信息化程度 ，提高档案利用效率 １ ． 促 进 档 案信 息化 管理 应 当遵 循 的原 则 。规 范 性 原 则 ：制 定和 实施 档案 工作 标准 和规 范 ，是档案 工作 现代 化 的需要 ，是 提 高工作质 量 和效 率 的需要 。通过 馆藏 档案 数
用 而被束之 高阁，就使其会 失去档案 自 身 的价值 。 量使用 素 质高 、思 想好 、责任 心 强 的人员 做文 书、档 案工 ２ ． 在 档 案信 息化 管 理 中的机 遇和 挑 战 。随着 近 年来 经 作 。另一 方面 ，要对 现 有 的档 案人 员 进行 专业培 训 ，特别
信 息化管理 当中，经常将涉 及多专业 的档案没有进 行整体 的 信 息化规划 ，经常 出现收存 的档案不 能够积极地被 开发和利 ２ ． 深 化人 才 队伍 建设 。在 电子文 件 日益 发展 的今 天 ， 培养 和 造 就 一 批 通 电 子技 术 、懂 档 案 管理 的人 员 是 当务 之急 。一 方面 ，要 多渠 道 引进 专业 的技术 和管 理人 员 ，尽