公司行政管理体系文件.

行政管理体系手册
行政部门的工作职责
行政部门的工作职能
三、行政部门的工作流程
四、车辆管理
五、设备维修及网络管理流程
六、行政部门的各岗位工作职责和工作内容
一、行政部门的工作职责
1.服务:各部门的后勤服务工作;
2.协调:各部门之间的协调组织工作;
3.监督:公司行政制度的执行及监督工作;
4.管理:公司员工符合岗位各方面要求的管理及沟通工作;
5.成本控制:公司物资采购及各项运营成本控制;
6.固定资产:公司所有固定资产管理、盘点清查工作;
7.负责本部的行政管理和日常事务,协助总经理做好各部门之间的综合协调,落实公司规章制度,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报,负责对会议文件,决定的事项进行催办、查办和落实,负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订;
8.负责公司各项规章制度的修订、制定及检查监督;运用刚柔并济的管理模式,制定符合企业自身的管理制度,运用权力和组织系统,强行进行指挥、控制、命令、硬性(原则性、运营管理来达到目的;
9.负责总务管理
没有后勤的保障,就保证不了公司稳定正常的进行,
首先要制定相关的制度,加强对办公室、住房、水电、物业、印章、证照的保管,办公用品、合同、文档、另行修缮、固定资产、卫生、环境、车辆的管理等等;
安全保卫
加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理,同时对员工进行安全教育,贯彻“安全第一”,“防护为主”的指导思想,创造一个安宁祥和的工作、生活环境,保证公司员工的生命财产安全;
强调企业精神,创建公司的企业文化
企业文化不但能反映出企业文化生产经营活动中的战略目标,群体意识价值观念和道德规范,还能凝聚企业员工的归属感、积极性和创造性,引导企业员工为企业和社会的发展而
努力,同时企业文化还具有两种约束力,一种是硬性的约束力、制度,一种是软的约束力、无形的,就是活跃企业的文化生活,良好的生活环境和业余文化生活;
塑造企业形象(信息、宣传
二、行政部门的工作职能
行政部门对内职能:
公司的安全/环境卫生管理;
来电、来函、接待的登记管理;
会议通知、记录、归档、公示;
印章、证照的保管、使用;
公司的企业文化,各项活动的组织实施,信息的上传下达,横向沟通;
办公用品的采购、管理、分发;
公司各种流程、制度的建设、颁布、修订及监督执行;
业务合同、文档的建设管理;
公司办公室及房屋租赁、维护、物业、水电费用的代缴办理;
公司用车管理。

公司固定资产管理。

行政部门对外职能:
搜集各种服务信息:票务、餐饮、住宿、广告、车辆维修等;
相关单位情况登记,节假日的问候,上级政府单位外务事宜,部门外联公关;
三、行政部门工作流程
物品采购流程:(包括申请、采购、领用、入库等,
办公用品申请采购流程:(包含申请、采购、发放等
账务报销流程(包括贴票、借支、冲账、报销等等
印章管理流程(各部门印章使用登记、保管等
复印机管理
名片印制管理
订房、订餐、会务管理
四、车辆管理
公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请遵循以下管理条例;
公司车辆由行政部负责管理,分别按车号设册登记管理;
五、设备维修及网络管理流程
报修人员先将报修信息反馈给行政部;
行政部先初步了解详细情况后,如能自行解决先自习解决维修,如不能及时解决需制定维修方案并上报总经理,组织及时维修;
网络管理及维护,行政部必须保证公司办公室人员的电脑正常运行,一旦出现任何故障及使用问题,行政部人员进行维护修理,详细询问并记录清楚故障的原因及情况。

六、行政部门的各岗位职责与工作内容:
行政部主管
(一、后勤
负责公司的车辆不定期检查、维护、及公司内部使用的车辆检查及维护,车辆保险的办理,并负责为公司内部员工办理公务用车接送事宜;
负责办公场所的水、电、空调正常运行,与物业及时衔接,及时购电、购气;确保公司正常用水用电用气;
负责办公场所内的办公用品的清理工作;
负责公司总经理及内部员工出差预订机票、火车票、订餐、订房等;
上级安排的其他事宜;
(二、职能
服务于公司市场部及各部门的工作正常展开,管理好行政部门;
根据上级指示负责安排、组织管理层会议、员工会议、部门会议等;
制定、修订、完善公司内部行政管理制度、流程,督促、监督行政管理制度的
执行;
制定行政部的季度、月度工作目标、工作计划,并组织、安排与实施;
视各部门工作忙闲程度,不定期组织公司内部员工活动,丰富员工业余生活;
安排员工负责公司总经理办公室的清洁整理,公司内部环境的管理,包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作,不定期抽查监督;
安排员工负责公司办公用品、办公设备、办公家具等的采购、维修和管理工作;
安排员工与物业公司的联络,保证办公场所的水、电、空调、电话、网络等设
施完好;安排员工负责公司内复印、传真、打印等工作,不定期抽查监督;
负责公司行政队伍建设、选拔、配备、考核下属员工工作情况;
监督行政部对各部门卫生、整洁程度的检查与管理,可限期整改;
负责控制公司成本内控费用,行政部费用,尽量降低部门管理费用;
公司通知、公告、通报等文件的审核工作;
公司节假日福利物品、发放管理工作;
检查督促公司的水电管网运行,安全保卫工作的落实,消防设施运行状况,监控和安全隐患的督查;
公司办公家具的采购及公司的装修事宜;
对外相关部门的联络接待,及公司证照的申办、管理及年检工作;
上级安排的其他事宜;
行政部秘书
公司来访人员的接待工作;
负责电话接听、转接、留言、记录工作;
报刊杂志的征订、管理及传真、快递、邮件的接收和分发;
负责复印机、打印机、电话机日常维护；根据桶装纯净水饮用情况进行纯净水购买；上级安排的其他事宜； 7.负责公司办公用品登记、发放、采购，并负责公司大、小活动用品的采购事宜； 8. 清洁用品、接待用品（一次性纸杯、垃圾袋）的申购、管控； 9.负责月度例行的对公司办公室内固定资产的清点及盘存并分类记录成册工作； 10.上级安排的其他事宜；行政部保洁树立高度的责任心，关心公司的利益，严格片区保洁责任制，在清洁过程中，如发现设施设备有损坏或异常情况应及时向上级主管或行政维修人员汇报，负责管理好片区卫生器具，认真做到卫生器具整洁、布置合理，随时保持清爽、美观，保证公司内外的清洁卫生，不留卫生死角，保洁人员应随时巡视，发现污染物应及时处理，随时保证公司内的清洁卫生；保洁人员要努力提高自身素质和对公司负责的觉悟，服从领导工作安排，遵守公司工作纪律，不迟到，不早退，不擅自离岗，如有急事须向经理请假，得到经理的批准，方能休假；上班时穿着必须保持清洁，按规定要求着工装，不管在任何时候，任何工作场所都不得穿短裤、背心、拖鞋；保洁人员在工作时要坚持原则，团结协作，以礼相待，不准以个人恩怨懈怠工作，不准给同时设置工作障碍，不准以任何借口扰乱工作秩序；公司内的垃圾要随时清除干净，用垃圾桶、垃圾袋及时运送出公司外或指定地点并倒入垃圾箱；保洁人员在工作中有权劝阻、制止破坏公共卫生的行为，不能处理、解决时应立即向上级主管汇报，有权提出工作中的一些合理化建议；行政部安保保安员务必敬业，爱岗、奉献、守时，在岗在位；执勤认真负责，秉公办事；不徇私情，内部资料第 6 页共6 页
时刻保持高度的警惕性；敢于挺身而出制止犯罪活动及违法乱纪行为；坚决服从上级指令，熟悉本职岗位的任务和具体要求；自觉钻研保安业务知识，服务技能，熟练准确使用防火消防器械，紧急情况下的应变指挥，值岗时务必保持精力旺盛，谢绝带有危险品、易燃品、易爆品进入公司的来访者；保安必须坚守岗位巡查情况；编写部门：行政部编写人员：周 2017 年 8 月内部资料第 7 页共 7 页。