档案管理培训PPT课件(51页)

• 第四条 档案保管制度
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
档案管理
• 档案管理制度 • 档案的分类，编号及入库管理 • 违反档案借阅规定处罚原则
档案管理制度
• 第一条 规范公司档案管理工作，保证档案 的完整性及保密性，理顺工作程序，明确 工作职责，杜绝资料流失。
• 第二条 档案管理机构及其职责
• 1、公司档案工作实行二级管理，一级管 理是指公司综合管理部的统筹管理；二级 管理是指各部门的档案资料管理工作。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
• 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司 集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
• 3、归档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。
档案编号
一、分类标识（分类号）方法
1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识。一级类目使用00-99标识， 二级类目使用000-999标识、三级类目使 用0000-9999标识，依此类推。没有标注 出来的数码标识为空号，留作今后类目扩 展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
“01.1.1”
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
设计 分类 方案
划分 全宗
划分 大类
划分 属类 小类
给定 编号
2、常用分类方法
职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一 级类目的区分;
其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
• 第五条 档案借阅制度
• 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。
• 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。
• 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
• 4、借出档案材料的时间不得超过一周， 必要时可以续借。过期由档案管理员催还。 需要长期借出的，须经分管负责人批准。
• 5、借出档案时，应在借出的档案位置上， 放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅 单位或借阅人，以便查阅和催还。
• 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资 料，不得任意转借或复印、不得拆封、损 污文件，归还时保证档案材料完整无损， 否则，追究当事人责任。
• 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时， 要及时追查，并报告主管部门及时处理。
2、类目体系：
类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。
• 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
• 6、在归档范围内的其他资料，由经办人 整理后连同有关资料移交综合管理部档案 室。部门需要使用的可复印或复制，归档 范围外的由各部门自行保管。
一类 二类 三类 四类 五类
类列
A B CD
类
12
34
系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。
• 8、重要档案、机密档案不得借阅，必须 借阅的要经分管负责人同意，必须外借的， 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念
1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
• 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。
• 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。
• 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
• 8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如青银 线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
4、一级类目的划分