第八章文书立卷、归档和档案工作

平资
料 参加会议带回来的文件的收集
时
归 卷
鉴别 与
归卷
收集到的文件资料，有把握定下来的，随手归卷。 一时难定的，放入“待归文件”，稍后再归卷。 对收集到的文件，要随时进行认真细心地检查和 鉴别，以便正确判定归卷类目
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步骤
具体内容
调 对平时 检查归卷文件是否齐全完整
整
归入卷 内的文
检查卷内文件与案卷类目是否一致
顺
件进行 检查卷内文件的保存价值是否一致 一次检
序 查调整 检查每个卷内文件页码数量是否相差悬殊
按时间顺序排列
妥善排
组 列卷内 按文件重要程度排列
合
文件顺 序
按工作顺序排列
案
按姓氏笔划排列
卷
选择和创造最佳的组卷方法。如何具体用活、用好“六个特征” 的立卷方法，是一个需要研究的问题
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步 骤
作者特征
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将同一地区、同 一部门的来文组卷。 这种方法便于反映该 地区、该部门的情况 和对该地区、该部门 问题的处理，一般可 用于下属单位的来文。
地区特征
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此特征不同于作者特征。 它指对某一问题形成文件的 双方（如询问与答复）集中 立卷。其好处是便于反映单 位之间对有关问题的协商和 上下级之间的沟通情况。需 要指出的是，按通信者特征 立卷必须是双方往来文件， 而不是单向文件。
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通信者特征
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步骤
具体内容
提
编制归 这是归卷类别和归卷条目的总称。作为年终立卷 卷类目 时案卷标题的雏形,文字应简明扼要
前
收 外发文件的收集。可依据发文登记簿向发文人员
准
集 及时索取原稿和复印件
备
文 收文的收集。可依据收文登记簿掌握线索，在办 件 毕退回时收集
和 内部文件的收集。如会议记录、主管讲话等。
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档案工作的基本原则
集中统一的管理国家全部档案 维护档案的完整与安全 便于党和国家各项工作的利用
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将文件内容反映
的同一事件、同一人 物、同一问题或同一 工作性质组合在一起. 其优点是可保持文件 的内在联系,反映某一 问题的全貌，又便于 查找利用。
问题特征
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பைடு நூலகம்
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将属于同一时间 （同一年度、同一季 度、同一月度）的文 件集中组案。其优点 是便于查考一个单位 在不同发展阶段的情 况。按时间特征组卷， 对跨年度的文书应视 不同情况采取灵活变 通的方法。
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档案的作用
可作为单位工作查考的依据 可作为生产活动的依据和参考 可作为政治斗争的工具 可为科学研究提供必要的资料
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工作环节
具体工作（内容）
收集
将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存
整理 鉴定 保管 统计
将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认 真整理、分门别类
具体内容
编
编排 页码
一案卷中，将卷内文件按顺序、统一规定位置编写页码张号并核对
排 填写 每一案卷均须填写卷内文件目录，便于查阅。填好的卷内目录入于
页
上级单位来文 与业务有关的指导性公文
本单位需要参照办理的法规性公文
指示、请示、批复、决定、通报、重要通知、计 划总结、内部机构变动、办事规则等资料
本单位文书 本单位财产、档案等的交接凭证及产权依据资料，
重要统计资料
重要来信及记录处理报告，重要活动图片等资料
下级单位来文 与单位有密切关系的具有查证价值的各类文书 同级单位来文 与单位业务有关、有参考价值的文书，如条例等
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归档的时间
实行定期归档。定期归档，就是办 理完毕的文件材料由文书部门或业务部 门整理、立卷后定期向档案室移交。移 交的时间一般在第二年上半年，一些专 门性文件或驻地分散的个别业务单位的 文件可推迟至第二年的下半年。
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归档的质量要求
应归档的文件材料齐全、完整； 文件和电报按其内容的联系，合并整 理、立卷； 归档的文件材料，保持它们的历史联 系，区分保存价值，分类整理、立卷，案 卷标题简明确切，便于保管和利用。
第八章
立卷、归档和档案工作
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立卷 归档和档案工作
文书立卷
立卷范围 立卷方法 立卷步骤
文书归档
实例表格 归档作用、范围、时间与要求
档案工作
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工作内容 工作原则
文书立卷
立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格
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章目录
文书归档
归档作用 归档范围 归档时间 归档要求
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章目录
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立卷方法
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问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 地区特征 通信者特征
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立卷步骤
提前准备 平时归卷
调整顺序 组合案卷
编排页码 填写目录
拟定标题 装订成册
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编目定卷 办理移交
节目录
卷内目录
实例表格
案卷目录
案卷封面
卷内备考表
案卷目录封面
案卷目录备考表
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档案工作
档案作用 工作内容 工作原则 汇总表格
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章目录
年度文书立卷归档工作汇总表
序 号
文件 类型
文件 标题
文件 字号
文件 日期
文件 作者
处理 情况
发现 问题
意见 和建 议
组卷 日期
归档 日期
案卷 号
文件 所在 张号
移交 档案 备 室日 注 期
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立卷范围
具体内容
必须贯彻执行的指令性公文
归档的作用
归档是文书工作最后一个环节，又是 档案工作开始的一个环节，可说是文书工 作和档案工作的结合部，是交接环节。
单位文件的归档是档案的主要来源， 也是档案室收集工作的经常任务。
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归档的范围
凡是反映本机关工作活 动、具有查考利用价值的文 件材料均属于归档范围。包 括上下级机关、同级机关和 非隶属机关的某些文件材料。
新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存 精，已无保存价值的要注销
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措 施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏
科学地管理档案需要对档案的状况进行量化的统计 和分析研究
检索以及提供 需要准备好提供档案的辅助方案，并通过各种方式
利用
有效地提供档案和有关的资料
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时间特征
点目录
将文件名称相同 或相近的集中立卷。 文件名称往往是文件 效能和作用的反映。 把名称一致、保存时 间相近的文种统一立 卷，其实用价值更佳。
名称特征
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将同一发文单位 的来文统一立卷，便 于反映本单位的工作 与某单位之间的联系， 也方便查找。按此方 法立卷需要注意，某 些联系紧密的文件， 以不拆散为佳。