创新手段 规范程序 提高公文管理水平(办公系统工作会议经验材料)

【2011年全局办公系统工作会议经验材料之二】

创新手段规范程序提高公文管理水平

汉西车务段学习路局机关电子公文管理经验，于2009年10月份起实施公文电子流转、管理，加快办公自动化进程。经过一年多的实践，办公效率和质量大幅提高，办公成本下降，保证了段机关与现场信息沟通渠道畅通，为促进各项重点工作的顺利开展提供了有力保障。

一是引进技术，搭建平台。在路局大力帮助下，与济南局取得联系，筹集资金购买了服务器、电子公文应用软件，更新配置了一批办公电脑，并成立由信息技术科负责提供软硬件和网络技术支持，由段办负责完善应用环境和操作流程的工作小组，精心打造电子公文管理平台，利用一个月时间完成了平台建立。在段主要领导的亲自部署下，于2009年12月18日开始试用，2010年1月1日正式投入运行，全段所有文电均实现电子流转，有效提高了公文管理效率。

二是加强培训，人人达标。将实施办公自动化、推进电子公文管理作为一项干部提素工程，要求段机关、一线车站管理人员必须100%培训达标。面对全新的操作流程，我们组织专人编写教材，用简单、明了的树型图进行表述，配以说明，做到简单易学好操作，确保只要略懂计算机和公文处理知识的人员就能快速掌握。同时，全面开展三级培训：对段

领导进行培训，为每位段领导配备手写笔，维护好领导批示语言，尽量压缩操作步骤和流程，再进行实际演练。段主要领导带头参加培训，所有段领导克服时间紧、打字生疏等困难，仅用三天时间就全面掌握了阅读文电、领导批示、签发（修改）文电、调阅文电四个模块的使用。对段机关管理人员进行培训，将电子公文管理系统操作模块制作成多媒体课件，采取以点带面的形式，先对各科室公文管理员进行全过程的动态影像教学和模拟演练，确保又快又好掌握操作要领；再由科室公文管理员对科室人员进行一对一讲解，及时解决操作上的难题，仅用两周时间就完成了段机关人员培训任务。对一线车站进行培训，受软件限制，我们对一线车站仅设置收文和查阅文件模块，采取下发教材和网络视频会议教学相结合的方式，很快普及完毕。通过三级递进式培训，一个月内全段电子公文管理系统即正式投入使用。

三、规范管理，良性运作。建立段—科室—车站三级电子公文管理网络，段办、党群办负责全段行政、党群公文管理和总协调，督导科室、车站进行文电处理；段机关科室负责本部门文电处理，并督促各车站按文电要求抓好工作落实；各车站对上级文电布置的工作及时落实并反馈，形成环环相扣，权、责分明的闭环管理体系。所有文电均明确落实期限，段领导通过系统审阅功能，可随时跟踪各项工作落实情况及完成效果；所有上网文电均实现无纸化流转、快捷索引和完整归档，可随时调阅。段信息技术科指定专人负责电

子公文技术管理，定期检修服务器、维护数据库，随时处理网络故障，保证了电子公文正常使用。

四、建立机制，严格考核。制定《汉西车务段电子公文管理办法》，明确各级公文管理及操作人员的权限和职责，严格挂钩考核。实施电子公文管理初期，我们利用每周二、四、六段运输视频会议，坚持与各车站对话，了解平台使用情况，通报存在的问题，及时答疑解惑；走上正轨后，我们将公文管理纳入段安全质量评估范围，每季进行质量评定，加强激励约束，促使公文管理不断规范完善。

严格落实责任提升办文质量

公文质量是机关工作质量的一项硬指标，是机关形象的直接体现。公文管理水平如何，在很大程度上决定了行政管理水平的高低和工作效率的好坏。作为日常公文处理量较大的机关部门，劳卫处在公文管理中主要采取了以下四点做法：

一是规范发文审核程序。2010年，共拟发公文499件、主办机关签报283件、会签处理公文61件，总计审核发文843件。发文数量虽多，但我们没有放低标准，坚持加强对发文过程的控制，着力把好公文审核关、会签关、内容关和文字关，严控发文质量，做到程序规范，审核严谨，注重质量，讲究实效。对每篇文稿，从政策、内容、文字、体式和

程序方面严加审核校对，句句斟酌，字字推敲，力求公文送达领导签发前内容符合要求，语句条理清晰，文字表述准确，行文格式规范，流转程序到位。

二是实施收文分类管理。全年共处理各类收文3540件，日均收文9.7件。每天接收文电数量众多，如不加以科学管理，势必造成文电混乱、散失、难以查找，不但贻误工作，还有泄密的风险。为提高收文办理效率，加强文电管理，我们不仅对每件文电及时签收、登记，而且结合实际，按照部文、部电、签报、机关公文、处内公文、基层函文、地方文电、信访件、密件、督查通知、通知公告、会议通知、传阅材料等分门别类，建立详尽的收文登记电子台帐，做到收文时间、文号、标题、领导批示、主办科室、办理过程、办理时限、办理结果一项不缺。在收文过程中，尤其注重区分来文的紧急程度、重要程度和保密程度，依据相关文电的轻重缓急，分别提出拟办意见呈领导审批，随时掌握文电去向及办理情况，并在收文登记电子台帐中予以标记注明，确保不延误、不遗漏。

三是加强办文动态追踪。公文办理的质量和效率关键在于对公文传办过程中的跟踪督查。我们以收文登记电子台帐为基础，坚持做到勤送、勤催、勤取、速传。建立定期文电督办信息库，不断提高公文流转办理速度。对紧急、重要文电实行重点催办督办，对一般文电实行每周全面督办。严格实行文电办结销号制度，及时向领导反馈各类文电办理进展情况，为领导决策提供依据，实现了公文办理的闭环管理。

四是严格办文质量考核。加强公文管理，提高办文质量，必须有一套与之适应的长效管理考核机制。我们根据路局相关办法，制定了《劳动和卫生处公文质量考核管理办法》，实行公文质量管理责任制，从处主要领导、分管领导到科室负责人、经办人，均明确职责分工，一级抓一级，把住公文质量管理关口，严格实施责任考核和追究，2010年，经自查和互检，共考核19人次。通过建立机制，有效考核，保证了公文管理质量稳步提升