企业照片档案管理规范

为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，为企业生产建设和发展服务，制定本规范。

本规范规定了企业照片档案的采集范围、整理要求、保管利用、鉴定和销毁等规定。

本规范合用于企业各级档案馆、档案室的照片档案管理。

GB/T 11821-2002 照片档案管理规范

DA／T 18 档案著录规则

JGJ 25 档案馆建造设计规范

中华人民共和国档案法实施办法

中华人民共和国保守国家秘密法

中华人民共和国保守国家秘密法实施办法

下列术语及定义合用于本规范。

3.1 企业照片档案

企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价

值的历史记录。企业照片档案普通由银盐底片(数码照片)、照片和说明组成。

3.2 数码照片

数码照片：用扫描仪、数码照像设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图象文件。

3.3 芯页

用以固定照片或者底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

4.1 采集归档范围

4.1.1 上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作的照片。

4.1.2 本企业主要职能活动形成的照片。

4.1.3 本企业发生的重大事件、重大事故、重大自然灾害的照片。

4.1.4 其他具有保存价值的照片。

4.2 归档要求

4.2.1 对属于采集与归档范围的照片，应按照规定定期向本企业档案机构或者档案工作人员归档，集中管理，任何单位或者个人不得据为己有。

4.2.2 对反映同一内容的若干张纸质照片或者数码照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片，以确保其原始性和真实性。

4.2.3 底片、照片、说明应齐全。

4.2.4 底片与照片影像应一致。

4.2.5 对无底片的照片应制作翻拍底片或者扫描成数码照片；对无照片的底片应制作照片。

4.2.6 数码照片、照片、文字说明应齐全。

4.2.7 拍摄数码照片像素应在 500 万以上，扫描数码照片分辨率不低于 600 pi,单幅数字照片不小于 3M ,文件格式应为 JPEG、TIFF 或者其他通用格式。

4.2.8 数码照片必须冲印纸质照片附说明一同归档。

4.2.9 数码照片归档时，对归档的载体及其技术环境进行检查，载体是否有划伤。

4.3 归档时间

4.3.1 对符合归档范围的照片，在活动结束后，其摄影者或者承办单位应及时整理，向档案部门归档。不便及时归档的，可随其他载体形态的档案同时归档。

4.3.2 档案管理部门应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

5.1 整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、便于保管、利用为原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放, 数码照片单独整理和存放，冲印出的纸质照片和说明一同整理和存放。

5.2 保管期限

保管期限是按照片、底片、数码照片的价值划定年限，分为永久、长期、短期。普通与其他载体档案保管期限一致。

5.3 密级

密级是指照片、底片、数码照片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》及各企业有关规定执行。

5.4 底片的整理

5.4.1 底片的编号

在全宗内编号，其格式如下：全宗号—保管期限—底片标识—张号。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

张号：在某一全宗某一保管期限内照片的罗列从“1”开始顺序编号。

5.4.2 底片存放

5.4.2.1 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋，对翻拍底片在底片袋左上方标明“F”字样。对拷贝底片在底片袋的左上方标明“K”字样。

5.4.2.2 大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，放入专用的档案袋或者档案盒中，注明底片号。

5.4.3 底片入册

5.4.3.1 底片册普通由297mm × 210mm 大小的若干芯页和封面、封底组成。

5.4.3.2 应按底片号顺序将底片袋挨次插入底片册。

5.4.3.3 芯页的插袋上应标明相同的底片号。

5.4.3.4 大底片应与其他底片一同整理，单独按照底片号顺序罗列。

5.4.4 册内备考表

册内备考表按 5.7.4。

5.4.5 底片册的要求

5.4.5.1 底片册的封面应印制“底片册”字样；底片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等项目。

5.4.5.2 底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序立式罗列上架保管。

5.5 照片的整理

照片的整理包括用底片和数码照片冲印成的纸质照片两部份。

5.5.1 照片的分类

在全宗内按照“保管期限——形成年度”分类。形成照片比较多的单位也可

按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持先后一致，不应随意变动。企业也可根据自身的实际情况，合理选择分类方案。

5.5.2 照片的罗列

同一活动、事件的照片或者数码冲印成的纸质照片按照时间顺序罗列。不同

活动、事件的照片应按照分类方案结合时间顺序等进行罗列。

5.5.3 照片的编号

5.5.3.1 带底片的照片编号与底片编号相同，编号方法同 5.4.1。

5.5.3.2 数码照片冲印成纸质照片的编号格式为：全宗号-保管期限-数码标识—张号。

5.5.4 照片的入册

5.5.4.1 照片册普通由297mm × 210mm 大小的若干芯页和封面、封底组成。

5.5.4.2 按照照片号顺序将照片罗列放入照片册。

5.5.4.3 大照片可放置在同大底片一样的专用档案袋或者档案盒中，并在档

案袋或者档案盒上填写照片号，按照照片号顺序进行罗列。

5.5.5 照片存放

将照片放入专用照片档案册保管，立式摆放。对于大照片如果不能立式摆放，照片的水平堆放高度不宜超过 5cm。

5.5.6 单张照片的说明主要包括题名、照片号/底片号或者照片号/数码照片号、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明

5.5.

6.1 说明的内容

题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等

要素尽可能齐全。

照片号/底片号：按 5.5.3.1 和 5.4.1

照片号/数码照片号： 5.5.3.2 和 5.6.1

参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

拍摄时间：用 8 位阿拉伯数字表示“年月日”。如 20221002。

摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。