公司信息管理办法

公司信息管理办法

第一条制定目的

信息管理是公司的一项基本管理制度，是企业正确决策的前提和依据。为使公司的信息管理规范化、系统化，特制定本办法。

第二条管理机构及其职责

公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。

公司级信息管理由公司_____部统筹和协调。各部门负责各职责范围内的信息管理工作。其具体分工如下：

1．综合信息系统由信息部负责。主要范围为国家、地方法律法规、政策文件，国家、地方社会经济、科技发展动态，本公司及上级企业经营管理，公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料，公司订阅的图书、报刊、杂志资料。

2．行政信息系统。由行政部负责，主要范围为地方政府、上级企业文件、指示，公司各类公文、来函电记录，办公用品功能和市场价格，车辆运行、维修及消耗情况。

3．人事信息系统。由人事部负责，主要范围为国家、地方劳动人事，工资福利，社会保障政策，人才市场信息，人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤等人事执行情况。

4．财务信息系统。由财务部负责，主要范围为国家财务、会计、税收、利率、汇率制度、政策，公司上级、本部和下属企业财务报表，资金使用状况，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则，公司融资、社会资金走向，金融、货币、财政信息。

5．发展信息系统。由发展部负责，主要范围为投资环境，投资项目，技术专利市场，公司发展战略规划，企业成功、失败案例汇集等。

．其他信息系统。根据实际情况可由各部门建立。6．

第三条信息管理具体程序

一、信息的收集

1．信息收集的来源：

公司内部各部门已有的生产、经营、管理活动所记载的；

公司外部公共图书、情报信息机构收集的；

通过社会调查、外出考察获得的专题信息。

2．信息的种类

（1）统计报表；（2）报纸、期刊；（3）年鉴；（4）书籍；（5）论文与报告；（6）原始记录和文件。

3．信息收集方式：

（1）原件；（2）剪贴复印；（3）文摘卡片；（4）简录。

二、信息的加工

信息加工的方式有以下几种：

1．筛选。围绕公司的中心工作、参考价值大、有前瞻性和启发作用的原则进行选择。

2．鉴别。核实和查证，去伪存真，衡量效用。

3．分类。按公司需要分类。

4．综合。对信息进行定性定定量分析，对其进行编辑和研究。

三、信息的传递

1．传递方式：

空间传递。通过阅读、宣传、会议、电话、邮政等传递信息。时间传递。通过写字、印刷、影像、录音等媒体随时间流逝而传递。

2．传递方向：

公司内部传递。在公司内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息。

_____

公司内外传递、．

3．传递时间：

各种信息传递可规定其时限。

四、信息的贮存

1．_____建立信息档案。本公司的客户信息为本公司最为重要的信息，因此在此特详细规定。

公司_____部负责公司所有客户信息的汇总、整理。部建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

（1）客户档案的建立。

A每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；

B客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不符代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

（2）客户档案的更新、修改。

A客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

B对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

C.积累客户年度业绩和财务状况报告。

（3）公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告_____部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。

（4）员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同_____部将其客户资料接收、整理、归档。

（5）建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

2．信息存储电子化，即通过运用计算机信息管理系统技术。五、信息的使用和反馈

1．信息的使用

（1）为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材；

（2）为贯彻公司各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递；

（3）为公司各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递；

（4）为公司协调工作服务，即信息平行的传递；

（5）为特定的咨询问题服务；

（6）为适应上级领导部门和有关部门需要服务；

（7）为公共关系目的服务。

2．信息的反馈

（1）建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率，改进信息管理作业。

（2）建立信息管理保密制度，制定信息管理流程的权限和责任体制。

（3）信息系统需要投资，耗费人力，公司建立信息系统需要在完备性、先进性、现代化、适用性、效果间权衡。

（4）信息系统建立本着一次规划、分步实施原则，高起点计划，逐步由小到大实现现代化、正规化。

第四条附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

。_____本办法最终解释权归．