计量检测机构程序文件

所长令

本所依据《质量手册》（第二版）重新编制了《程序文件》（第二版），经所长办公会批准，现予以颁布。本《程序文件》自二年月日起实施。

《程序文件》是《质量手册》的支持性文件，本所的一切质量活动必须严格执行《程序文件》，以实现“科学、公正；准确、诚信”的质量方针。

所长：

二00九年月日

程序文件修改记录

文件控制程序

1 目的

对与质量体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2 范围

适用于本所质量体系文件的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件，如计量检定规程等的控制。

3 职责

3.1 所长负责质量手册和程序文件的批准；

3.2 技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准；

3.3 质量负责人负责组织手册、程序文件的编制及审核，批准质量记录格式；

3.4 业务室负责质量管理体系文件的控制；

3.5 检测室主任负责本部门技术性文件和记录格式的审核。

4 程序

4.1 文件的编号

4.1.1 文件分类及代号

QM：质量手册

QSP：程序文件

QTD：作业指导书

QRD：记录格式

4.1.2 文件编号规则

a、质量手册取二位

b、程序文件和记录格式取四位，前二位为对应质量手册章节号，后两位为顺序号；

c、作业指导书取四位，第一位为部门代号，第二位为分类代号，后两位为顺序号。

4.1.2.1 部门代号

J：容量室；H：衡器室；S：商品量室；D：电学室；B：业务室。

4.1.2.2 类别代号：

A：质量检定规程

B：标准

C：标准/检验方法

D：操作规程

E：量值传递或量值溯源图

F：周期检定、校准计划

G：比对、验证计划

I：检测原始记录

J：仪器设备一览表

K：检定、校准、检验项目一览表

L：计量标准建标技术报告

M：其他相关文件

4.1.2.3 年代号

为该文件批准实施的年份。

4.2 文件的编制

4.2.1 质量手册和程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；

4.2.2 作业指导书等技术性文件和记录格式由技术负责人组织编制。

4.3 文件的审批

4.3.1 质量手册和程序文件由质量负责人审核，所长批准，作业指导书等技术性文件和记录格式由技术负责人审核、批准；管理性质量记录格式由质量监督员审核，质量负责人批准；

4.3.2 所有文件批准后均由业务室负责编号登记。

4.4 文件的发放

4.4.1 对于质量管理体系运行起重要作用的各个场所，由业务室及时发放到位，保证有关人员使用现行有效的文件。

4.4.2 文件发放时要注明分发号和受控状态，并记录于《文件发放回收登记表》，由领用人签收。

4.4.3 文件发放范围由批准人根据工作需要确定。特殊情况下需要向上级有关部门，认可机构或客户提供有关文件时，要由所长批准。

4.5 文件的修改

4.5.1 文件的修改的申请、编制、审核和批准文件的编制、审核、批准的程序相同；一般由原编制部门负责填写《文件修改申请》，并负责办理；

4.5.2 文件修改后，应将修改的文件或《文件修改通知单》，按规定的发放范围及时发放到位，并收回被修改的作废文件，对于非受控文件不能修改；

4.5.3 文件修改单项不超过30字的，可由文件持有人根据文件修改通知，用碳素墨水笔划改相应部分，文件作重大修改或两次以上修改，应重新印发；

4.5.4 业务室应定期对文件修改情况进行核对，编制文件修改一览表，防止误用作废文件。

4.6 文件的保存

4.6.1与质量管理体系相关的文件必须妥善保管，内审时应对各部门文件保管情况进行检查；

4.6.2业务室应编制全所和各部门的受控文件清单，以便于检索；

4.6.3任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰、易于识别；

4.6.4文件编制、审核、批准、发放、修改等形成的记录由业务室整理归档；

4.6.5原版文件由业务室登记归档，存入磁盘的文件均应有备份，备份的文件也应标识归档。

4.7文件的作废和销毁

4.7.1所有作废文件由业务室负责及时从所有使用场所收回，对特殊需要保留的任何已作废文件，都应进行醒目的标记，防止误用。

4.7.2对要销毁的作废文件，由业务室填写《文件销毁记录》报质量负责人批准实施。

4.8文件借阅、复制

4.8.1借阅与质量管理体系有关的文件，应向业务室提出申请，经质量负责人同意后，办理借阅手续；

4.8.2 复制质量管理体系文件须经质量负责人批准，由业务室办理，并登记编号。

4.9外来文件的控制

4.9.1外来的法规性文件如国家计量检定规程、国家和行业标准等，经技术负责人组织确认后可直接引用。非法规性文件的引用由技术负责人批准；

4.9.2外来文件有业务室负责收集、管理，统一编号，加盖受控章，原件存档，复印件发放相关部门使用，并收回旧文件；

4.9.3对法规性技术文件，业务室应随时收集、检索，及时更换有效版本。

4.10文件的评审

技术负责人、质量负责人应定期组织对现有质量管理体系文件进行审核，必要时予以修改，具体修改执行4.5条款规定。

4.11保存在计算机系统内或在网络上发送传输文件，其控制执行，《校准/检测用计算机、软件及网络控制程序》。

5相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《校准/检测发放及方法确认程序》

5.3《校准/检测用计算机、软件及网络控制程序》

6质量记录

6.1《文件审批表》

6.2《文件修改申请》

6.3《文件发放回收登记表》

6.4《文件修改通知》

6.5《文件销毁记录》