公文处理办法

公文处理办法
第一章总则
第一条为切实做好公司公文处理工作，深入推进公文处理的规范化和制度化，提高公文处理质量，制定本办法。

第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法经营管理和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理工作必须严格执行国家有关法律法规、公司制度和其他有关规定，并做到实事求是、精简高效，确保及时、准确、安全。

第四条公司办公室是公司公文处理的管理机构，主管公文处理工作，并指导下级单位的公文处理工作。

第五条各部门应切实重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的指导和检查，明确专人负责公文处理工作。

第二章公文种类
第六条公司的公文种类主要包括：
(一) 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项；
(二) 决议适用于会议讨论通过的重大决策事项；
(三) 公告适用于对外宣布重要事项；
(四) 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；
(五) 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；
(六) 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询问；
(七) 请示适用于向上级单位请求指示、批准；
(八) 批复适用于答复下级单位的请示事项；
(九) 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；
(十) 函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；
(十一) 纪要适用于记载传达会议情况和决定事项；
(十二) 规定适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

第三章公文格式
第七条公文一般由公文份数、序号、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。

公司发文包括党委文件、公司文件、工会文件、共青团文件、部门文件等。

(一)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；
(二)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前；
(三)发文字号包括部门代码、发文年份、序号，对上行文只用单位代码，不包括部门代码；
(四)公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；
(五)主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称；
(六)上行文应当注明签发人姓名，并编写正式文号，其中，“请示”文件应注明联系人和联系方式；
(七)公文除会议纪要外，应当加盖印章；
(八)公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注；
(九)抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应使用全称或规范化简称、统称；
(十)成文日期以领导签发日期为准，联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准；
第八条公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mmx297mm），双面打印，左侧装订。

第九条公文各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式（GB/T9704-2012）》国家标准执行。

第四章行文规则
第十条行文应当确有必要，注重效用。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

第十二条党委、行政、纪委、工会、团委系统如联合行文，应明确主办部门。

第十三条总部部门之间一般以“工作联系函”商洽工作。

第十四条下级单位直接向上级单位行文，一般不得越级。

因特殊情况必须越级行文的，应当抄送被越过的上级单位。

第十五条“请示”应当一事一文，只写一个主送单位，不得多头递送。

“报告”不得夹带请示事项。

第十六条部门向公司领导请示和汇报工作，公司重大事项的申请审批，反映情况，报告交办事项办理结果及重要公
文的起草过程、有关事项的背景、承办单位的意见和建议时，应当使用“签报”。

(一)“签报”须有主办部门主要负责人签字，如内容涉及其他部门职能，应会商有关部门；
(二)“签报”的审批由主办部门负责人根据领导班子分工确定签报领导，如需多位领导审批，由分管高管审批在前其他领导审批在后，顺序填写批示意见；
(三)“签报”由主办部门自行编号、呈送、存档。

起草公文附送的签报，应随送审公文一并流转存档；
第十七条除上级单位领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位领导个人报送请示、意见和报告。

第十八条公司发布规定性文件，一般用“印发”、“施行”、“试行”、不用“公布”、“颁布”等字样，末条也统一写成“自发文之日起施行”（施行日期另行规定除外）。

第五章收文办理
第十九条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括审核签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十条公司办公室对外来文件的收文具体流程详见《收文管理工作流程》（附件 1），来文的签收、登记、分送、催办工作由办公室负责。

(一)所有符合本办法规定的公文一律由公司办公室负责签收。

收到外来公文后，公司办公室应当及时进行审核和登记编号。

原则上应随到随送，不得积压。

凡是内容重要的急件，必须立即报告办公室负责人，以便及时处理文件中涉及到的有关事项；
(二)公司办公室收文人员应甄别公文反映的问题及公文格式，对不合乎此办法的公文应予以退回，同时根据来文性
质和要求，提出拟办意见，送分管高管批示或者交相关部门办理。

需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

重要文件应报办公室主任审核后再呈送相关领导或交相关部门办理；
(三)公司领导阅批的文件，由公司办公室根据领导批示意见交有关领导或部门办理；
(四)公司办公室在文件传送中如出现问题，应及时报告或请示有关领导办理或纠正，以免贻误工作。

第二十一条送领导批示或交有关部门办理的公文，公司办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

领导阅批文件时间原则上不超过
2个工作日，紧急文件当日批复。

第二十二条承办部门收到交办的公文后应在公文登记薄上签字，并及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

第二十三条公文办理中遇到有涉及其他部门职权内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，相关部门应当积极配合。

如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调；如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调、裁定。

第二十四条会商部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延。

如超过时限要求仍不能取得一致意见，主办部门可直接上报分管高管。

第二十五条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人阅后签字视为同意。

没有请示事项的，签字表示已阅知。

第二十六条流转到各部门的公文传阅件，各部门可根据工作需要自行备份留底，原件退回公司办公室，且须注意保护文件的完整性，传阅时间原则上不超过 5个工作日。

第六章发文办理
第二十七条发文办理指以公司名义制发公文的办理过程，包括拟文、会签、审核、签发、打印、校对、印制、用印、登记、分发等程序。

第二十八条公司红头文件及公司部门文件的发文流程详见《发文管理工作流程》。

第二十九条拟文要求
(一)符合党的路线、方针、政策，国家法律、法规及有关规定；
(二)情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，用词准确，标点正确，篇幅力求简短；
(三)文种应根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位的行文关系确定；
(四)人名、地名、其他专有名词、时间、数字、引文需核对准确。

引用公文必须用原文，同时应先引标题，后引发文编号，再引用需要的内容，内容用引号标注；引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日；
(五)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”,第三层为“1.”，第四层为“（1）”；
(六)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；
(七)公文标题用二号小标宋体，正文使用三号仿宋；
(八)须使用国家法定计量单位；
(九)文中使用简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名；
(十)拟文首页应使用中建路桥集团有限公司拟稿纸，填写清楚相关栏目；
(十一)拟文、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。

第三十条会签要求
(一)拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门会商，取得一致意见后方可行文；
(二)如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定；
(三)会签所涉及的部门负责人应在拟稿纸会签栏目内签字。

第三十一条公文审核要求
(一)公司文件、函等正式文函，首先由主办部门自行校稿，部门负责人签署意见后，送公司办公室进行审核；
(二)公司办公室核稿人员审核的重点：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和要求，文种使用、公文格式是否符合本办法等；
(三)审核时，如认为文件需作重要修改，由双方部门协商确定；
(四)核稿人员应在拟稿纸相应栏目内签字。

第三十二条公文签发
(一)各部门报公司领导签发的公文应符合公文处理办法的相关规定；
(二)必须经部门主要负责人核准后，由分管高管或主要领导审签。

签发人应批签日期，签发日期为发文日期；
(三)以公司名义上报上级机关的公文由公司董事长或总经理签发；以公司名义公布的制度、决定以及涉及到公司全局工作的部署、人事任免事项等，由公司主要领导签发；其他公文由公司领导按照各自职责分工分别签发；
(四)部门文件由部门主要负责人签发。

第三十三条公文印制
(一)经公司领导签发后的文稿，返回公司办公室进行编号、印制和分发；
(二)公文正式印制前，由主办部门进行校对；
(三)打字、校对人员在拟稿纸相应栏目上签字；
(四)公文的印制应按照本法第三章公文格式要求执行。

第三十四条公文用印
(一)公文用印需携带有文件签发人签字的拟稿纸；
(二)公文（除“纪要”、“签报”和以传真形式发出的文件不需加盖印章外）应加盖公章。

联合行文，由主办单位加盖印章，或联合单位并列加盖印章，主办单位在前。

第三十五条公文分发
(一)公司文件的下行文主送、抄送范围根据文件情况缩减或扩大；
(二)文件原则以办公信息平台发放；
(三)文件应做好存档、记录工作。

第三十六条公文发送与接收要求
(一)纸质文件的发送要建立登记台帐，发送人员、接收人员要签字；
(二)公司内部文件通过公司办公信息平台发送，各收文单位负责收文人员打印一份纸质文件存档备查。

第七章公文归档
第三十七条公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理规定及时整理（立卷）、归档。

第三十八条部门、个人不得保存应归档的公文。

第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

第四十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照年度归档计划定期向档案管理部门移交。

第四十二条部门合并时，全部公文应随之合并管理。

部门撤销时，将需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案管理部门。

第四十三条上级单位的公文除注明不准翻印的文件外，各部门可根据业务办理需要翻印。

第四十四条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章公文管理
第四十五条公司办公室及各部门应当建立健全公文签收和登记制度。

第四十六条公文管理职责
(一)公司办公室是公司公文处理的管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、审核、打印、用印、立卷、归档和销毁工作，并指导各部门及各子企业的公文处理工作；
(二)管理机构应加强公司的文件管理、记录控制，确保文件起草、印制、发放、保管等工作统一规范，防止文件的丢失、误传和误用，确保工作场所得到并使用有效版本文件，为工程质量的符合性和管理体系运行的有效性及绩效提供证据；
(三)总部各部门主要负责人有责任指导本部门公文处理工作并加强检查；
(四)各部门行政文员应忠于职守，保证公文处理及时、准确、安全；
(五)全体员工应严格遵守本办法，不断提高公文处理水准。

第四十七条文件借阅
(一)各部门到公司办公室借阅文件，须填写《文件借阅登记表》；
(二)借阅文件，须注意保管，不得丢失、涂改、损坏，用完及时归还，原则上借阅文件不得超过 3个工作日。

第四十八条复印
(一)复印件作为正式公文使用时，应当加盖发文单位印章；
(二)自用文件、资料应双面复印或使用二次用纸复印，以节约资源；
(三)对外报送的文件、报告不宜使用二次用纸复印。

第四十九条传真
(一)公司传真的收发工作由公司办公室负责，各部门的传真由各部门自行负责；
(二)公司办公室及各部门应建立收发传真的登记台账。

第五十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章附则
第五十一条本办法由公司办公室负责解释并修订。