浅谈如何提高会议效率

浅谈如何提高会议效率

每个企业都会有大大小小的会议，可为什么要召开会议？

召开会议的目的有很多，或为了增进公司员工之间的沟通或为了公司的发展开发创意又或为了达成某种协议，解决公司问题，作出决策。开会是企业解决问题的重要方法，只要与会者充分了解议题、积极提供意见，便可享受解决问题的快感。所以按理说，开会应当是令人期待或者快乐的事情。但是最大的问题是，大家都非常忙碌、工作分秒必争，却得耗费大量时间，开各种大大小小却不知道会议是否有效的会议。会议的根本作用在于集合众人智慧，形成可以付诸实践的点子，如果让与会者枯坐、没有发言、发言次数非常少或者议而不决，这样的会议就是密度不足、松垮不实在。

反之，如果会议大部分时间，开会的人都能持续地互动、交换意见表达自己的想法，这样这个会议就会很有效率。但是如何做到提高会议的效率呢？

一、会议时间的安排

1、准时召开会议。很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议。

2、时间不易过长。我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。

二、会议准备材料安排

1、提前将会议相关材料分发给与会者

为了节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。

2、作好充分的会前准备

俗话说“台上一分钟，台下十年功”，说明的是工作准备的重要性。其实会议也是一样，如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证会议的顺利进行。否则可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果。

除了这些对于参加会议之前和参加会议之中对于各位员工的要求外，有些会议应该安排专人跟进会议决议的落实情况。因为有些会议，虽然有会议纪要，但没有跟进会议决定是否被执行的相关办法和措施，这样导致了会议“决而不行”，使会议没有发挥应有的效果。所以安排专人跟进会议决议的落实情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一，这样也是提高会议效率的一个重要方面。

一个有效和高效的会议，需要会议负责人和与会者共同的努力。从会议前期的准备到会议的召开再到会议决议的落实，我们都需要采取有效的措施来加以保障。