合同签订要求及报销需知-财务部

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各位同事:

上午好,为降低公司合同及税务风险,对于我司签订采购合同(合约书)、发票开具及报销结算流程,现特作以下要求:

合同签订注意事项如下:

一、核实确认对方当事人的主体资格

1、合同对方为自然人:核实并复印、保存其身份证件、银行卡信息。

2、合同对方为公司:签订合同必须附合法、有效的营业执照复印件并加盖公章。

二、合同形式、必备的条款要具体明确

1、必须以书面形式签订合同,由双方负责人人签字并加盖公章;

2、对于合同项下标的的描述要详细,应当有品名、规格、型号、数量、单价(或总价),

必须明确发票种类和税率;合同总金额必须有大小写,注明含税或不含税;

3、必须明确约定标的物的质量、包装、运输、风险、检验标准、售后服务等;明确双

方的权利义务,如运输方式是什么?运输费用由谁承担。

4、履行方式须具体:交货地点(方式)、结算方式(含发票)、结算期限(预付款、

货到付款、分期付款),履行期限须确定某一时间点或时间段,尽量明确本司所在地为合同履行地;

5、违约责任要量化为违约金或确定违约赔偿金的计算方法;

6、解决合同纠纷的方式,凡因合同产生的任何争议纠纷,如无法达成一致应提交本司

所在地仲裁委员会进行仲裁或者由本司所在地法院管辖。

7、落款中当事人名称、代理人联系方式须真实、一致;需注明公司名称、纳税人识别

号、地址、电话、开户行、账号信息,合同日期;

三、合同签订后,合同原件须交公司人事行政部统一保管。

接收增值税发票注意事项

一、项目齐全,与实际交易相符

1、购货单位、纳税人识别号、地址、电话、开户行及帐号应核对无误,如有误,应退

回开票单位重开;

2、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额应填

写齐全,并与对应签订合同核对一致,如有误,应退回开票单位重开,不得开具产品一批,项目较多的需附增值税专用发票系统中打印的销货清单;

3、收款人、复核、开票人要填写齐全,且复核和开票人不能是同一个人

二、字迹清楚,不得压线、错格

1、打印字迹应清晰对格,不可以压到边界线,特别是密码区,不得有任何情况

的压线、出格,如有误,应退回开票单位重开

三、发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章,不得遮盖发票金额

四、按照增值税纳税义务的发生时间开具

报销结算流程要求如下:

1、报销所需单据:支出决议书+发票(发票联)+发票销货清单+送货单+入库单,

沿原始凭证粘贴单左竖侧,按贴单顺序粘贴。

2、支出决议书:注意填写收款人信息;勾选付款方式:实际结算内容:XX货款;科

目代码;收款人名称必须与合同、发票一致,并在右上角空白处注明确定的付款日期,以便财务部及时安排货款;

3、金额:含税发票金额;注意大小写一致,申请人提交至领导签字核准。

4、发票:将增值税专用发票抵扣联和发票联分别归类,发票抵扣联无需粘在支出决议书内,用回形针将抵扣联夹在支出决议书上,如有销货清单,请复印一份一起夹在抵扣联上。

5、其他单据:购销合同附送货单、入库单要求必须有经手人及验收人签字,且不可为同一人;

为保证公司资金流、票据流、货物流一致,采购金额超过1000元必须进行银行公对公转账,不得转给与合同无关的第三方;

请大家严格按照上面内容执行,后续如有其他补充说明,会再次邮件告知。如有其他问题需要咨询,也请及时联系财务部!

---------------------有限公司

财务部2018年7月24日

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