办公室七大浪费管理手册分析

浪 费 现
流程节 点不合理， 流程中存在 多余的节点
象 ，影响传递
效率。
解
通过流程优化的方法，对流程中的问题节点消除、
决 合并、重组。
措
施
第三章、运输浪费
3.3 物料的搬运
3.3.1 认识浪费 由于物料位置需要发生变化造成多余的搬运过程的浪费。
3.3.2 表现形式
序号 1 2 3 4

物料搬运浪费常见的表现形式 送材料到另一个厂区 送文件审批 搬东西到库房 物料存放位置过远
设备老旧、未及时维护导致的不稳定性 共享资源有限 设备使用要求
第一章、等待浪费
1.4.4 案例展示
等待程序执行完成的浪费
浪 费 现
由于程序 执行需要时间 ，造成的人员 等待程序卡顿
象 的浪费。
解
一方面可联系系统管理员对程序进行相应的优化操
决 作。另一方面，程序卡顿时，可切换至其他界面进行别
措 的工作，减少不必要的等待。
施
第二章、库存浪费
2.4 信息过多的浪费
2.4.1 认识浪费 同样的信息重复传达，以及信息量过大造成无法识别
有用信息的浪费。 2.4.2 表现形式
序号 1 2 3 4 5
信息过多浪费常见的表现形式 OA邮件重复接收
每日接收到许多邮件 大量的流程等待审批
微信群消息过多 不同的会议安排同样的事情
2.4.3 原因分析
1.1.3 等待浪费的分类 1、等待人员的浪费 2、等待材料的浪费 3、等待设备的浪费 4、等待信息的浪费
第一章、等待浪费
1.2 等待人员的浪费
1.2.1 认识浪费
由于人员未准备到位，导致人等人、设备等人的浪费 现象。
1.2.2 表现形式
序号 1 2 3 4 5 6
等待人员浪费常见的表现形式 培训、会议开始后等待人员到齐
知消息信息的现象。 1.5.2 表现形式
序号 1 2 3 4
等待信息浪费常见的表现形式 等待领导的决定 等待工作交接内容 等待他人的回复 等待工作安排
1.5.3 原因分析
工作人员缺乏主动性 不平衡的工作量 缺乏工作责任心 需要别人提供支持
第一章、等待浪费
1.5.4 案例展示
等待别人回复的浪费
现
象
解
可通过相应的指标要求，提升员工改善活动的参与
决 率。
措
施
理论知识与实际知识不能相结合
浪 费 现
对计算机 维护理论基础 知识培训后， 存在员工仍然
象 不会自行处理
问题的现象。
解
对于一些技术问题，理论培训的同时，也应该进行
决 实践的培训，另外增加对员工的岗位能力的评估，帮助
措 员工认识到存在的问题，并采取有效的改进措施。
2.1.3 库存浪费的分类 1、物品库存的浪费。 2、员工能力的浪费。 3、信息过多的浪费。
第二章、库存浪费
2.2 物品库存的浪费
2.2.1 认识浪费 由于固定资产、办公用品等物品闲置，或过于追求设
备功能完备造成的浪费。 2.2.2 表现形式
序号 1 2 3 4 5
物品库存浪费常见的表现形式 纸质单据堆积过多
电脑、打印机、空调等固定资产闲置 打印纸、鼠标等办公用品闲置 茶杯、水壶等其他物品闲置 设备功能过于完备未完全使用
2.2.3 原因分析
以前用完过，担心再用完。 过时。 担心需要的时候没有。
第二章、库存浪费
2.2.4 案例展示
纸质单据堆积过多的浪费
浪 费
一些纸质 单据长时间的 堆积在现场。
现
象
第一章
等待浪费
第一章、等待浪费
1.1 等待浪费的概述
1.1.1 等待浪费的定义 等待浪费 —— 由于人员、材料、设备、检查或信息未准备
好而产生空闲时间的浪费；
1.1.2 等待浪费的特征 等待就是闲着没事，等待下一个动作的到来或者上一个动作
的结束。出现等待浪费就会引起局部工作的停滞，直接的结果就 是导致工作效率低下。
费。 2.3.2 表现形式
序号 1 2 3 4 5
员工能力浪费常见的表现形式 工作中缺少改善 创意未能有效运用 缺少知识培训
理论知识不能与实际结合 工作量不足或过多
2.3.3 原因分析
思维固化。 不均衡的工作量。 缺少主动性。
第二章、库存浪费
2.3.4 案例展示
工作中缺少改善
浪 费
部分员工 的改善数量不 多。
施
等待打印机的浪费
浪 费 现
打印机为 共享设备，多 人同时打印时 ，需要等待。
象
解
打印文件前，可通过电脑中打印机状态查看当前的
决 打印队列，等到打印自己的材料时再前往打印机处，减
措 少等待时间。
施
第一章、等待浪费
1.5 等待消息的浪费
1.5.1 认识浪费 自己无法独自完成工作或作出决定，需要等待他人告
解
明确纸质单据的保存时间，通过5S将文件分类整
决 理，减少库存堆积。
措
施
设备闲置的浪费
浪 费 现
人员调离 本单位后，办 公桌椅、电脑 等设备的闲置
象。
解
与主控单位报备，将闲置的设备调拨给其他需要的
决 单位。
措
施
第二章、库存浪费
2.3 员工能力的浪费
2.3.1 认识浪费 员工的创造性、知识、工作量未能得到充分发挥的浪
3.3.3 原因分析
需要审批和签字。 布局不当。 集中存放。
第三章、运输浪费
3.3.4 案例展示
送报告审批
浪 费
桃花人员 送报告去大厂 审批。
现
象
解
决
建立电子审批流程。
措
施
流程节点不合理的浪费
信息传播途径过多。 担心消息未传达。 缺少信息传播的标准。
第二章、库存浪费
2.4.4 案例展示
OA邮箱邮件过多
浪 费 现
邮箱中存
在过多的邮件 ，影响重要邮 件的阅读。
象
解
建立邮件发送的标准，明确“直送”、“抄送”、
决 “密送”的范围，以及邮件内容的标准化。
措
施
微信群消息量比较大
浪 费 现
微信群消 息过多，很容 易漏掉与自己 相关的事情。
3.1.3 运输浪费的分类 1、信息的传递 2、物料的搬运
第三章、运输浪费
3.2 信息的传递
3.2.1 认识浪费 由于信息传递不及时或者信息传递的方式不当造成信息传
递时间过长的浪费。
3.2.2 表现形式
序号 1 2 3 4
信息传递浪费常见的表现形式 信息传递的工具选择不当
业务流程审批节点设置不合理 邮件过多的转发
浪费的定义
浪费是指不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或 空间。
办公室七大浪费的内容 • 等待浪费
• 库存浪费 • 运输浪费 • 动作浪费 • 缺陷和返工 • 工作流程 • 过量产出
七大浪费管理的目的
• 认识浪费，识别办公室存在的浪费现象； • 采取有效的举措，改善浪费现象，提升工作效率。
浪 费 现
培训开始 后，有员工未 及时到达，造 成其他人等待
象 的浪费。
解
培训前应发明确的通知告知大家培训的具体时间，并
决 在部门内部培训制度中规定无故迟到超过15分钟视为缺
措 培。
施
等待他人接听电话的浪费
浪 费 现
电话拨通 后，会遇到长 时间无人接听 直到占线的现
象 象。
解
拨通电话后，若超过20秒对方仍未接听即可挂断电
未能及时回复的邮件、流程等
3.2.3 原因分析
多余的流程节点。 信息传递方式不当。 传递的活性低下。
第三章、运输浪费
3.2.4 案例展示
纸质报价单传递的浪费
浪 费 现
供应商的 纸质报价单通 过邮寄的方式 送到公司，造
象 成报价信息迟
缓。
解
决
建立网上报价系统，实现报价信息的实时传递。
措
施
流程节点不合理的浪费
决 知到各单位，领料时，在物料保管员拿去所要物料时，自
措 己主动前往签字区域签字。
施
等待网络通畅的浪费
浪 费 现
网络不通 无法正常工作 ，等待网络恢 复。
象
解
计划性的网络维护，主管单位应做到事前通知，员工
决 接收到通知后，应合理的安排工作计划，避免造成等待浪
措 费。
施
第一章、等待浪费
1.4 等待设备的浪费
措
施
第二章
库存浪费
第二章、库存浪费
2.1 库存浪费的概述
2.1.1 库存浪费的定义 库存 —— 不是为了满足客户“现实需要”而是无用的任何材料
或进行的工作；
2.1.2 库存浪费的特征 库存浪费是最具有可见性的，我们想尽办法消除他，可是他永远
都是越来越多，因为“他是所有浪费的最终结果”。从另一个侧面来 说，库存是流程浪费的遮羞布，浪费存在越多，我们的库存就越大。
现场等待人员前来对接工作 工作无法独自完成，等待人员前来协作处理
等待人员的检查、来访 电脑、照明灯等办公设备发生故障时，等待人员来处理
电话机响起时，等待人员接听
1.2.3 原因分析
工作安排缺少明确的时间要求 工作的优先权不清晰 必然存在的因素
第一章、等待浪费 1.2.4 案例展示
等待人员到齐的浪费
象
解
微信群人数不易过多，控制在合理的范围，通知类
决 的信息通过电话或邮件发送。
措
施
第三章
运输浪费
第三章、运输浪费
3.1 运输浪费的概述
3.1.1 运输浪费的定义 运输浪费—— 任何不为工作过程所必需的物料的搬动或者信息
的流转。 3.1.2 运输浪费的特征
大部分人皆会认同运输是一种无效的动作，也有人会认为 运输是必须的动作，因为没有运输，如何做下一个动作？很多 人都有这种想法。正因为如此，大多数人默认它的存在，而不 设法消除它。运输的浪费若分解开来，又包含放置、堆积、移 动、整理等动作的浪费。
等待办公用品的领用、借用 等待他人提供资料文本
1.3.3 原因分析
工作交接缺乏沟通 孤岛式工作方式 信息不公开
第一章、等待浪费
1.3.4 案例展示
等待领料确认的浪费
浪 费 现
别人过来 领料时，通常 找到物料后， 等待领料单签
象 字确认后，再
交付物料。
解
通过目视化的方式将签字单放置在合适的区域，并通
决 话，一段时间后可重新拨打；同时己方电话机响起时若
措 无重要事情，应在电话响三声之内接听电话。
施
第一章、等待浪费
1.3 等待材料的浪费
1.3.1 认识浪费
由于材料（包括文件、物料、资源等）未准备到位， 导致等待的浪费现象。
1.3.2 表现形式
序号 1 2 3 4
等待材料浪费常见的表现形式 等待文件编制、审批 等待电源、网络的通畅
七大浪费管理的步骤
• 了解什么是浪费 • 识别工作中哪里存在浪费 • 使用合适的工具来消除浪费 • 持续改进
CONTENTS 目录
第一章、等待浪费 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 5 第二章、库存浪费 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 11 第三章、运输浪费 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 17 第四章、动作浪费 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 23 第五章、缺陷和返工 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 29 第六章、工作流程 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 35 第七章、过量产出 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 41 第八章、消除浪费 ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· ··· 47
1.4.1 认识浪费 由于设备故障、未运行结束、被占用等情况，导致等
待设备可用的浪费现象。 1.4.2 表现形式
序号 1 2 3 4 5 6
等待设备浪费常见的表现形式 等待打印机打印文件
等待计算机开机、关机、重启 等待程序的处理
等待投影仪的开启、关闭 等待会议室的使用 等待设备故障恢复
1.4.3 原因分析
TSM基础标准化系列Ⅱ
办公室七大浪费管理手册
2017年1月21日
办公室七大浪费管理 ——摘要
办公室七大浪费源于精益生产中的七大浪费，以办公现场中一切 活动为对象，凡是不能直接创造出价值的活动，均视为浪费。办公室七 大浪费管理是通过去现场、看现状、诊断现物的方式识别办公现场活动 中存在的浪费现象，采取有效的措施及时解决或预防浪费的发生，提升 办公效率。
浪 费 现
通过OA 邮件咨询他人 事务，等待回 复。
象
解
对于需要及时处理的问题的解决措施，通过电话沟
决 通，以得到快速回复。
措
施
等待领导决定的浪费
浪 费 现
OA流程 中需要领导会 签、审批时， 存在长时间未
象 批阅的情况。
解
主动询问领导意见，询问是否有疑问或者不清楚的
决 地方，及时沟通修正，减少等待时间。