《会计信息系统》第7章 会计信息系统概述

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第7章 会计信息系统
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7.1.2 采购与应付款管理的控制内容
3．资金流的控制
在采购完成时，必然要与供应商进行结算。第一，结算方式、结算 时间的选择，对于市场越来越规范的今天非常重要，因为可以争取到供 应商对所售商品折扣，以降低采购成本。第二，正确确定结算的金额。 当企业采购活动频繁时，与供应商的结算，可能稍一疏忽就会出错，尤 其在手工方式下。如果企业是按订单进行采购的，结算金额应该与采购 订单上的金额一致。第三，注意应付账款和预付账款的管理，定期与供 应商对账，以防作弊。
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7.1.1 采购和应付款核算概述
（2）支付货款或已开出商业承兑汇票，但材料未到或尚未验收入库。企 业应根据结算凭证、发票等单据，借记“在途物资”账户、借记“应交 税费----应交增值税----进项税额”，贷记“银行存款”或“应付票据” 等账户；待材料收到后，再根据收料单，借记“原材料”账户，贷记“ 在途物资”账户。
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7.1.1 采购和应付款核算概述
采购活动是企业生产经营活动的开始，对采购活动的核算不同类型的企 业会有一定的区别。这种区别表现在：第一，科目使用的不同，第二， 核算方法使用的不同。如：许多工业企业按计划成本核算，采用了“材 料成本差异”这个科目，核算采购的实际成本和计划成本的差异，以达 到控制采购成本的目的。在采购核算中，一要核算材料采购或商品采购 的采购成本，在此请注意对于采购过程中运杂费的处理，工业企业运杂 费直接计入采购成本，商业企业运杂费计入营业费用；二要核算采购过 程中产生的税金；三要核算采购活动中产生的运杂费；四要核算采购过 程产生的往来款项。下面以工业企业为例，简单介绍一下企业对采购活 动的核算。
存情况和管理需要而确定的物料需求计划，通过 市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产 经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是 工业企业还是商业企业，采购业务的状况都会影 响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企 业产生下列不良影响： ▪ （1）产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费 、保险费等。
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7.2.1采购与应付款管理的业务流程及特点
▪ 1．采购与应付款管理的业务流程
▪ 采购管理系统与应付款管理系统要处理的主要业 务环节包括：
▪ （1）采购订货：系统根据需求规划、产品结构信 息、存货管理系统提供的库存信息及事先约定的 管理要求，形成采购订货单，这主要对工业企业 而言。对一般的商业企业，采购订单直接在此输 入。然后，系统可根据采购订单对采购订货业务 做各种分析。
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7.1 采购与应付款管理概述
对于工业或商业企业来说，采购是企业生产经营活动的 首要环节，企业通过采购材料或商品而开始生产经营活动。 企业的采购是从订单开始的，订单是企业根据产品的市场销 售状况或客户的需求和库存的情况而产生的。企业一方面为 了减少资金的占用，另一方面为了减少经营的风险和存储的 成本，把库存压倒最低，达到目前所说的“0”库存。所以， 企业不是盲目的进行采购，采购什么、采购多少完全由市场 的需求来决定。具体的作法是企业根据市场的需求生成生产 订单，根据生产订单与库存的情况及管理要求，生成采购计 划。
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7.1.2 采购与应付款管理的控制内容
1．采购量的控制
企业为了增强市场竞争力，减少经营的风险，把库存压到最低，就是目 前所说的“0”库存，以减少占用的资金和库存的存储成本。因此，对采 购的量一定要加以控制，要根据市场需求的情况进行生产，根据生产和 库存的情况进行采购，决不能盲目地进行采购。
期末借方余额反映已经付款，但尚未验收入库的在途物资。 （3）“应付账款”账户：核算企业因购买商品、材料或接受劳务供应等
而应付给供应单位的款项，期末的贷方余额，表示尚未支付的应付账款 的数额。
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7.1.1 采购和应付款核算概述
（4）“应付票据”账户：应付票据是指企业开出并承诺一定时期后，支 付一定款额给持票人的一种书面证明。企业在采购活动中，往往开出应 付票据给供应单位。“应付票据”账户对“应付票据”的开出和偿还进 行核算。
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第7章 采购与应付款管理
▅ 7.1 采购与应付款管理概述 ▅ 7.2 采购与应付款管理的内部结构分析 ▅ 7.3 采购与应付款管理的初始设置 ▅ 7.4 采购与应付款管理日常业务处理 ▅ 7.5 采购与应付款管理期末业务处理
采购环节不论对工业企业或商业企业都是企业价 值实现的开始，采购成本的大小对企业最终的利润 有直接的影响，同时由采购业务引起的应付账款或 预付账款的管理对企业来说也是至关重要的。因此 ，不论是对这个环节的管理或核算都是企业会计信 息系统的重要构成部分。采购管理与应付款管理联 系紧密，通过采购管理与应付款管理的联合使用， 能够实现业务与财务的一体化处理，实现对企业物 流、资金流和信息流的全面管理与核算。
▪ 因此，采购与应付款管理追求的目标是：密切供 应商关系，保障供给，降低采购成本，预测采购 资金需求；正确管理与核算供应商的往来款项， 包括应付款项和预付款项。
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7.1.3 采购与应付款管理主要内容
▪ 2．采购与应付款管理系统的主要功能 ▪ （1）根据生产订单、库存情况和管理的需要产生
4．物流的控制
入库的材料的品种、数量等应该与订单上的相一致，同时为了满 足企业生产的需要应当密切注意采购计划的完成情况，以免生产缺料现
象的产生。
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7.1.3 采购与应付款管理主要内容
▪ 1．采购与应付款管理的目标 ▪ 采购是企业采购部门根据由企业的生产订单、库
月付款或开出商业承兑汇票时，按正常程序进行账务处理。
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7.1.1 采购和应付款核算概述
（4）用预付货款的方式采购材料。根据有关规定预付材料货款时，借记 “预付账款”，贷记“银行存款”；已经预付货款的材料到达时，根据 发票账单所列金额，借记“在途物资”或“原材料” 、借记“应交税费 ----应交增值税----进项税额”，贷记“预付账款”。对于预付货款不足 的，可用“银行存款”补付或做“应付账款”处理。
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7.1.3 采购与应付款管理主要内容
▪ （2）造成资本的僵化，使周转资金紧张。
▪ （3）过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价 出售，导致收益的恶化。虽然库存产生问题的原 因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业 所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法 计算的损失。由采购引起的预付和应付账款的管 理对企业非常重要，管理不善的话，会导致企业 资产的流失。
企业由于材料的采购地点和结算方式的不同，材料的入库时间和货款的支 付时间可能不一致。这样在账务处理上，存在几种可能：
（1）结算凭证和发票等单据同时到达。企业应根据结算凭证、发票账单 等凭证在支付货款后，借记“在途物资”账户，借记“应交税费----应 交增值税----进项税额”，贷记“银行存款”账户，材料验收入库后， 根据收料单等凭证，借记“原材料”账户、贷记“在途物资”账户；若 尚未付款，则贷记“应付账款”或“应付票据”账户。
2．采购成本的控制
采购成本的控制对企业也是非常重要的。一些大型的工业企业采用按
计划成本的核算方法对采购环节的成本加以控制。目前，有一些大型的
企业利用电子商务作为工具在网上进行统一的采购，由于采购的量大，
可以降低采购的价格，从而降低采购成控制有不同的方法。
▪ （2）采购入库：采购的实际入库单在此录入，通 过采购订单与采购入库单的比较来反映采购订货 的实际执行情况，从而把采购订货业务和采购入
库业务相联系，同时系统可依据采购入库单，对 采购入库业务做各种统计分析。
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7.2.1采购与应付款管理的业务流程及特点
▪ （5）处理各种采购活动产生的付款单，以随时掌 握采购业务的付款情况。
▪ （6）形成各种与供应商的往来账。 ▪ （7）对应付账款进行账龄分析。 ▪ （8）形成各种会计凭证，传递给总账系统。
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7.2 采购与应付款管理的内部结构分析
▪ 采购与应付款管理是企业计算机会计系统中比较 复杂的子系统。在采购与应付款管理中，存在物 流和资金流两条线，如何保证这两条线相联系， 正确形成与供应商的往来账，是这个系统的关键 。在这里我们以用友财务ERP-U8 V10.1管理软件 为例进行介绍。
采购订单。 ▪ （2）通过采购订单与实际入库单的对比，动态掌
握采购订单执行情况。 ▪ （3）处理采购入库单、采购发票，并根据采购发
票确认采购入库成本，以便于财务部门及时掌握 存货采购成本。
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7.1.3 采购与应付款管理主要内容
▪ （4）与“库存管理”一起使用可以随时掌握存货 的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积 压。
（5）“预付账款”账户：核算企业由于购进货物、接受劳务而预付给供 应方款项所产生的企业短期债权，期末借方余额反映企业已经预付但尚 未结算的款项。
（6）“应交税费----应交增值税----进项税额”账户：此账户核算企业在采 购活动中，发生的增值税的进项税。
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7.1.1 采购和应付款核算概述
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