文件控制程序

XXX公司

文件制订（修订、作废）申请单

NO.: 表格编码：QR-QP01-01-A

1、目的

对公司的管理体系文件进行控制，确保相关部门、人员及时得到并使用有效的版本。

2、适用范围

适用于本公司的质量管理体系文件的控制和管理。

3、职责

3.1 管理者代表/品质部：负责组织质量手册与本部门程序文件的设计。

3.2 各部门负责人：负责组织制定本部门的程序文件、相关管理文件及工作文件。

3.3 文控中心：负责使用的体系文件的发行、回收、销毁及原稿存档。

3.4 文件使用部门责任人：负责本部门所接收的管理体系文件的培训与管理。

4、术语

文件：信息的载体。本文件中所指的文件指文本文件与电子文件两种。

5、工作程序

5.1 文件的分类

5.1.1 本公司管理体系文件划分为四阶：

5.1.1.1 第一阶：质量手册：包括质量方针和质量目标；

5.1.1.2 第二阶：程序文件；

5.1.1.3 第三阶：工作文件、外来文件等，工作文件包括：

➢管理性文件：公司管理性指导文件及各部门的管理性指导文件，一般包括公司、部门架构图、岗位职责、岗位能力要求、管理流程、管理规定等；

➢技术性文件：含技术规范、承认书、检验和试验文件、工艺文件、设备技术文件等。

➢外来文件：外部机构提供的文件；

5.1.1.4第四阶：质量记录，含各类表格、标签等。

5.2 文件、表格的编号方法

5.2.1 质量手册编号为：QM□□，《□□》为从01开始的流水号。

5.2.2 程序文件编号为：QP□□，《□□》为从01开始的流水号。

5.2.3 管理性文件和技术性文件也称工作文件，工作文件采用下列方式编号：

5.2.3.1管理性文件： WA○╳╳╳

WA管理文件；○表示该文件编写部门代码（见表一），如品质部用Q表示；╳╳╳表示流水号，如该部门编写的第2个文件用002表示。

5.2.3.2 技术性文件分为：规范文件和作业指导书。

5.2.3.2.1规范编码：

《规范》：口口/WS- ○ -╳╳╳

□：表示编号前缀，即产品代码，产品代码（如：CK0312）或元件代码(如：JXG7.932.0001W01HB)，其代码位数根据适用的类型而定：

1)六位（仅针对机芯的文件，无包材）；

2)七位以上(已确定包材的文件及环保要求、包装方式要求)

3)元件代码位数根据其编码实际位数而定。

4）与产品无直接关系的文件编号前缀省略（如：设备类操作规程、IQC各种物料检验规范等）；

WS规范；一般分为：技术规范、检验规范，○表示该文件编写部门代码（见表一），如品质部用Q表示；╳╳╳表示流水号，如该部门编写的第2个文件用002表示。

5.2.3.2.2作业指导书编号：

《作业指导书》口口/WI- ○ -╳╳╳

□：表示编号前缀，即产品代码。编码规则参照5.2.3.2.1。

WI作业指导书；一般分为：生产作业指导书、检验作业指导书、设备操作作业指导书。○表示该文件编写部门代码，如品质部用Q表示；╳╳╳表示流水号，如该部门编写的第2个文件用002表示。（见表一）

5.2.4质量记录编码为： QR—◎—□□-◇

◎为表格所依附的文件的编号；

□□为从01开始的流水号；

◇为记录表格的版本号,版本为A-Z，由A开始升级；

5.2.5外来文件编号：

5.2.5.1国际/国家/行业/地方标准、法律法规编号直接采用原标准编号，不再另行编号；

5.2.5.2其它外来文件（如：客户提供的图样及文件）,如原文件含文件编号及版本的部分，采用原文件编号及版本；如原文件无文件编号及版本按我司外来文件编码规则进行编号：

编号为：口口/OD- ○ -╳╳╳

╳╳╳为从001开始的流水号.

□：表示编号前缀，即产品代码。编码规则参照5.2.3.2.1。

OD：代表外来文件，○表示该文件编写部门代码（见表一），如品质部用Q表示；╳╳╳表示流水号，如该部门提交的第2个文件用002表示。

5.2.6文件的受控号

内部受控文件分发由文控中心统一编号，文件受控号规则为：☆☆，☆☆为部门编号（见5.2.3.1条款各部门编号）。

5.2.7 其他各类文件编码

5.2.7.1对于零件的图纸或相关文件，按《设计文件编码规则》执行。

5.2.7.2 物料编码按公司《物料编码规则》执行。

5.2.7.3 产品代码及部件编码，按《充电器产品及部件编码规则》；

5.3 文件的制订及审批权限

5.3.1 制订申请：

➢质量手册、程序文件、管理性文件的制订由公司员工根据需要提出制订文件的申请，并填写《文件制订（修订、作废）申请单》提交相应权限管理人员审批。

➢技术性文件由各制定部门提出制订文件申请，并制作文件封面提交相应权限管理人员审批。

5.3.2 文件制订

各类文件的内容应相一致，不得矛盾。当文件涉及跨部门内容时，由文件承办人定文件会签的范围，提交各相关部门会签，并根据会签或会议审核结果作进一步修改，如意见无法统一时，则由管理者代表及总经理作出裁决。

5.3.3 文件审批

5.4 文件修订

5.4.1 公司任何员工均可根据实际需要对质量体系文件提出修订建议，由修订申请者填妥《文件制订（修订、作废）申请单》，提交文件原拟制、审核、批准人员/部门审批；

5.4.2 文件修订申请批准后，原则上由文件原拟制、审核、批准人员/部门实施修订并到相关处会签。，文件修改时应注意与其它文件的相容性，避免相互间的规定出现冲突。

5.4.3 一般文件的修订采用整份换版（注明版本）的方式，现场使用的工艺、技术、检测、计量、作业指导书等标准文本文件：可采取划改的方式修订。划改时：由被授权人（工程师或主管）直接将所有文件进行划改后（要求被划改的内容还清晰可见，并要求注明划改日期），要求划改文件必须在20个工作日的有效期之内把文件修订，在划改时必须将全部有效的文件同时修改，划改只适用于已发放的文本文件，电子档文件只能采用换版的方式。

5.4.4 一般使用宋体字，如是修订内容则使用加黑的斜体楷书字以示同前一版本区别。

5.4.5文件修订完后，必须在文件制订（修订、作废）申请单填写变更履历相关的内容。而