1离职面谈-操作手册

离职面谈操作手册

在职场竞争激烈的今天，员工的流动率越来越高，员工离职管理日益成为人力资源管理部门的重要一环。离职面谈，既是对离职员工的抚慰和挽留，又是对在职员工的心理安慰，减轻员工的离职给在职员工带来心理波动，但离职面谈不只是与员工的交流弥补，更可以说是企业对自我的深刻反思，在管理上多问几个为什么，会在深层次上帮助企业提高认识，并在未来的管理过程中“吃一堑，长一智”；同时，由于离职者的心态多半是对公司产生不满，一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生，对于企业形象会有很大的影响，因此做好离职管理也可以预防很多不利于公司的行为发生。

意义简单归纳为以下几点：

1.离职面谈不仅能使双方提及分歧所在，发现更深层次的问题，而且能够帮助分析存在的分歧，给用人单位改进的机会。用人单位可通过内部政策和管理制度上的改进.调动积极因素以留住现有员工。

2.离职面谈能使组织知晓人才流动市场趋势、技术发展趋势及竞争对手优势，从而制定相应的人力资源战略。

3.离职面谈是验证留人措施有效与否的途径，通过寻求员工离职的真正原因，可以完善用人单位的留人机制。

4.离职面谈是企业人力资源管理的继续，它体现了企业人性化的一面，能为企业赢得更高的职业声誉。

5.离职面谈给予了离职员工一次机会，以确定自己是否作了一个仓促的决定。

6.离职面谈既是对离职员工既往职业生涯的总结、评价，也是对其顺利适应新工作进行的必要的职业指导，有条件的可以对员工进行必要的职业生涯规划。

7.离职面谈既是对离职员工的抚慰或挽留，也是对在职员工的心理安慰，毕竟谁也不愿意员工的离职给在职员工带来心理波动。

公司的人力资源部门如何做好离职面谈呢?

一、离职面谈所应该遵循的基本原则：

1.实效性原则。这是面谈的首要原则。面谈的目的主要是了解员工为什么要离职，企业在哪些方面存在不足，然后针对这些原因改进，防止流失更多的员工。所以面谈不应该草草结束，沦为形式化、表面文章。

2.真诚性原则。让员工感受到你的真诚，感受到公司对他的尊重与关怀。如果员工觉得你只是在应付，例行公事；如果员工认为你在揭其疮疤、挑其刺，你都不会得到积极的、有价值的回馈。也不要让员工觉得你要他为公司贴金，否则面谈将变成对双方都无益的礼节性交谈。

3.开放性原则。面谈应以开放问题为主，设计的面谈问题要留有较宽的思考空间，面谈时也不要只是按事先列出的问题逐项惯例式地发问，让员工依照个人经验回答面不加过多限制。

4.畅所欲言原则。提供足够时间供员工畅所欲言，主持者适时保持沉默，让离职员工有时间思考；积极倾听，若有不清楚的地方，要仔细询问。地点应设在有隐私性、保证谈话不被打断、易于沟通的地方，这样才能让员工无拘无束地谈论。

二、如何选择面谈时机：

员工在离职前，一般会设定预告离职时间(可能为15天或一个月不等)，此间面谈时机

有三个时段：一是提出离职时刻，二是正式离职当天，三是离职后三个月左右。面谈的时机选择决定于你的目的。

目的一：是为了留住这个雇员的话，那么谈话进行得越快，你成功的机会也越高，面谈应在提出离职时即刻进行。在谈话前，你应尽可能寻找到雇员离职的蛛丝马迹，这种信息一收集到，谈话就该立刻进行，将其寓意消灭在萌芽状态。

目的二：只是为了收集详细具体的信息，那么最好将离职面谈安排在这个雇员工作的最后阶段即正式离职当天。在这个时候进行谈话，离职的员工将不会担心别人的反应如何，会很自然地流露出对企业的长期隐藏着的评价和观点，尤其是一些在职期间由于顾虑难以说出的问题。

目的三：是为了获取客观、公正、不带偏见的信息，并通过这些信息预防在职员工的离职，那么面谈最好在他离职后的三个月左右进行。在新岗位上工作三个月左以后，这个雇员将会从更客观、考离职问题了。

三、确定离职面谈的主要负责人：

原则上讲，公司可以授权任何人去主持离职谈话，前提条件是这个人必须是离职员工能够公开、坦诚对待的人，是员工认为公正不偏的客观的人。直接主管不宜出面，试想，一个满腹牢骚的离职员工和一个自身又解决不了问题或本身就有问题的主管交谈，离职者又如何能知无不言?一般来讲大，多数离职员工能和组织中的较高级别的人开诚布公地交谈并详细地说出离职的真正原因。最好是人力资源部门或高层管理者出面，特别是对于中小企业来说，高层人物直接代表企业与之交谈，正好适应了他们的发泄需要，而对于企业来说是做了次免费的管理咨询。

四、离职面谈的实施控制：

首先，离职面谈地点应选择轻松、明亮的空间。如果主持者拥有一个私人工作间，这种地方没有第三者的干扰，雇员觉得轻松、自然，也就没有太大压力与过多的顾虑，那么就能在谈话中获得有价值的信息。

其次，根据实际离职人员情况灵活把握面谈时间。时间过短得到的信息不会全面，时间过长雇员会生厌烦情绪。

此外，在面谈之前，准备好离职者的个人基本资料和档案、离职申请书、以往绩效考核记录等，以便正确掌握离职原因，也可让离职者感受到面谈者对于当事人离职的重视程度而非敷衍了事。

五、离职面谈的实战操作：

提前准备好面谈的问题和主题，尤其是你认为离职人员拥有良好的工作经验、鉴赏能力和理解能力时。

离职面谈开始时，营造一种轻松自然的气氛，使离职者在心理上对于管理者的防御心理与行为会趋于放松，再加上离职者与企业的关联减少，在主持者的善意鼓励下会很自然地发表对企业管理的看法——以第三者的立场针对他在工作中感到不满或令他失望的现象发表评论。

离职访谈最好以面对面的形式进行，这有利于双方的沟通和理解，也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪，同时，面谈双方的语气及表情细节，也有助于提高沟通的有效性。

面谈的HR人员应当对面谈人员有一定的接触及并能对一些敏感问题保持低调，低调以降低员工因为担心自己的私人言论会被泄露而产生封闭的情绪。

在离职面谈的过程中，代表公司与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间。适当的时候，应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑，而不是施加压力。多数情况下，无须对员工的片面理解进行解释，因为这既无助于改变结果，也容易使面谈的员工产生封闭的情绪，减少信息的输出。

尽量思考和理解离职人员说的话，保持冷静，要抵制自卫或反驳的情绪。要记住，你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案，而不是进行说教或训诫。

多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。“谁”、“什么项目”这类问题应该谨慎使用，以免有破坏名誉之嫌，同时也容易产生对在职员工的片面评价。许多离职人员在被要求指名道姓或指责某人时，都会觉得不舒服。离职面谈不是为“谴责”某个人而设的。除非是针对一些非常严重的抱怨或指控，指名道姓地进行攻击是毫无建设性的，应尽量避免。

仔细记录面谈的内容，但同时要注意，敏感问题最好记在心中而非书面，往往面谈时，记录的细节动作会让部分敏感的员工感到紧张。如果是一对一面谈，过多的记录也会让面谈过程被打断。

交流的主题应尽量与离职员工利益直接相关，体现出企业对他的尊重与关怀，可以按照其心理适应状况逐步展开交流，如该员工在企业中的工作感受、对企业不满的方面及原因、导致离职的主要原因是什么、发展的打算及企业能否提供帮助、企业在哪些方面值得努力等问题。

交流过程中要注意：多听，做他的倾听者；少说，及时作良性或补救性沟通，必要时给予指导、帮助。了解员工即将上任的新公司职务，看看到底是什么因素吸引着他，企业在同一方面为什么会让他失望，同时最好能听听他对企业的建议，留下他的电话以便以后与他保持联系，多一个朋友在比你优秀的企业里总是一件好事。

要确保主持者有问题可问，并通过问问题了解员工离职原因。有些面谈(比如离职一段时期以后进行的面谈)不能通过面对面进行，可以通过电话或者邮件等来完成。

要把信息进行客观的整理和分析，并进行备案。离职面谈进行前应事先进行沟通，以确认公司的态度，以便在面谈中留有缓合的余地或坚持立场，对于不确定的突发情况，应该与决策人员及时沟通。

最后，公司应该摒育“好马不吃回头草”的陈腐观念，并且欢迎鼓励跳槽的优秀员工重返公司效力。理由很简单：聘用风险小成本低，“回头马”忠诚度较高。

六、分析、运用面谈结果：

从离职谈话中得到的信息不一定就是员工离职动机的真实表达。因此，应该将该信息与其他信息对照以证明其效力。可以把员工在面谈中所说的与其直接主管的说法进行对比，也可以用其个人基本资料、培训记录及考核记录进行求证，比如，根据考核的记录你注意到该员工没有某项技能，那么他离职的根本原因可能就是缺乏培训，而不是他所说的薪水待遇偏低。还可以同其他在职员工谈话来验证，比如，面谈中的离职原因是工作条件，那你有必要和仍在该岗位上工作的员工交谈以核实真伪。

人力资源部门应及时整理出离职面谈的书面和电子版记录并且将所有在离职谈话中获取的信息在每月、每季度、半年或一年的基础上列成一个离职原因分析统计表，并分析原因总结经验。通过汇总，使公司能全面了解整体的人事变动情况及其原因以便采取相应对策。进行离职面谈的根本目的是为了探究员工离职的真实原因，而最终目的还是为了减少人事变动及员工离职成本。因此，有必要针对所获得的离职信息进行企业政策、制度的改进和完善，否则，离职面谈就毫无意义了。