数码照片档案的规范整理

具体位置）、事由
市爱卫办廖红卫主任（左
、背景等要素；
20110003
二）在市长办公会议上汇 报《海口市病媒生物预防
2011 0415
唐文彬
控制管理办法》立法工作
（二）盘内数码照片文件目录的编制
拍摄时间：数码 照片的拍摄时间 ，用8位阿拉伯数 字表示，如 20110104；
拍摄者：一般填 写个人，必要时 可加填单位；
保管期限代字：永久、 定期分别用Y、D代表 标注
B098－Y－0002 －20110011
五、数码照片的编号
数码照片号：是指在 同一保管期限同一年度 （光盘根目录文件夹 “DATA”）内数码照片 的排列顺序号，由“形 成年度+流水号”构成。 形成年度和流水号各为4 位阿拉伯数字，不足四 位的在前补“0”。
盘内数码照片文件目录
光盘档号：（全宗号—保管期限—光盘号）
数码 照片号
题
名
拍摄 时间
拍摄者
备注
（二）盘内数码照片文件目录的编制
盘内数码照片文件目录
数码照片号：是 指在同一保管期限
光盘档号：B098-Y-0002
同一年度（光盘根 目录文件夹 “DATA”）内数
数码 照片号
题名
拍摄 时间
拍摄者
备 注
备注
（一）数码照片光盘目录的编制
起止年月：指 光盘内数码照片 的最早拍摄年月 和最晚拍摄年月 ，用12位阿拉伯 数字表示，如 “201101201112”；
张数：光盘内 数码照片文件数 ；
保管期限：根 据划定情况填写 “永久”或“30 年”；
备注：注释需 要补充和说明的 情况。
数码照片光盘目录
王芳
市爱卫办廖红卫主任（左
20110003
二）在市长办公会议上汇 报《海口市病媒生物预防
控制管理办法》立法工作
2011 0415
唐文 彬
（三）数码照片档案基本目录封面的填写
数码照片档案基本目录
数码照片档案基本目录
全宗名称 全宗号 保管期限 起止盘号
全宗号：B098
光盘 号
题
名
起止年月
保 张管备 数 期注
限
海口市爱卫办2010年爱国卫 0001
生运动工作数码照片文件
201001201012
28 永久
海口市爱卫办2011年爱国卫 0002
生运动工作数码照片文件
201101201112
30 永久
（二）盘内数码照片文件目录的编制
盘内数码照片文件目录应逐张照片编制。 盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、
分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
三、数码照片的鉴定
没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反映 同一场景的数码照片一般只保存一张。
归档的每一张数码照片都要确定保管期限。 依据《海南省数码照片档案管理暂行规定》，数码
照片档案保管期限有永久和定期两种，其中定期为 30年。 数码照片档案保管期限划分按照国家档案局2006年 8号令即《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》执行（其中10年期限合并为30年）。
数码照片档案的规范整理
数码照片档案的规范整理
一、数码照片的收集 二、数码照片的分类 三、数码照片的鉴定 四、数码照片的排列 五、数码照片的编号 六、数码照片的编目 七、数码照片的装盒 八、数码照片的存储
数码照片档案的规范整理
两个基本概念：
数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得
的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态 图像文件。 数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人 在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数 码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两 部分组成。
一、数码照片的收集
收集范围： 凡是反映本单位工作活动，具有查考
利用价值的数码照片均属收集范围。具体 参照国家标准GB/T11821—2002《照片档 案管理规范》收集。
二、数码照片的分类
在同一全宗内，数码照片按“保管期限— —形成年度”分类。
形成数码照片比较多的单位也可按“保管 期限——形成年度——问题”分类。
B098－Y－0002－ 20110011
B098－Y－0002－ 20110012
20110012.JPG
六、数码照片的编目
（一）数码照片光盘目录的编制 （二）盘内数码照片文件目录的编制 （三）数码照片档案基本目录封面的填写
（一）数码照片光盘目录的编制
数码照片光盘目录应逐张光盘编制。 数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号
、题名、起止年月、张数、保管期限、备注
（一）数码照片光盘目录的编制
全宗号：同级档 案馆给立档单位编 制的代号；
光盘号：在同一 全宗同一保管期限 内，按形成时间从 “0001”开始编制 流水号；
题名：全宗名称 +年度+内容+数码 照片文件；
全宗号：
光盘号
数码照片光盘目录
题名
起止年月
张 数
保管 期限
四、数码照片的排列
在光盘根目录下建立一个命名为“DATA” 的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同 一保管期限的数码照片。
数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列， 一组联系密切的数码照片应排列在一起。
五、数码照片的编号
数码照片档号格式为：
全宗号-保管期限代字数码照片号。
全宗号：档案馆给立档 单位编制的代号
备注：注释需要 补充和说明的情 况。
盘内数码照片文件目录
光盘档号：B098-Y-0002
数码照 片号
题
名
拍摄 拍摄 备 时间 者 注
市爱卫办廖红卫主任（右 20110001 二）督导琼山区农村改厕
工作
2011 0329
王芳
20110002
全省爱国卫生暨卫生系统 控烟工作会议颁奖现场
2011 0331
码照片的排列顺序 号，由“形成年度 +流水号”构成。
题名：简明概括
市爱卫办廖红卫主任（右 20110001 二）督导琼山区农村改厕
工作
2011 0329
王芳
的反映数码照片的
具体内容，包括时 间、地点、人物（
20110002
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
全省爱国卫生暨卫生系统 控烟工作会议颁奖现场
2011 0331
王芳
要标明主要人物的
保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍 摄时间、拍摄者、备注。
（二）盘内数码照片文件目录的编制
全宗号：同 级档案馆给立 档单位编制的 代号；
保管期限： 根据划定情况 填写“Y”或 “永久”、 “D”或“30 年”；
光盘号：在 同一全宗同一 保管期限内， 按形成时间从 “0001”开 始编制流水号 ；