合同文档管理制度

合同文档管理制度

为进一步规范酒店的合同管理，提高财务部人员的合同管理意识，切实保证合同的履行，避免和减少经济纠纷，结合酒店和部门的实际情况，特制订本制度。

一、合同主题资格审查

1、签订合同的经办人在签订合同前，应审查对方的主体资格、资

信情况和履约能力，以及对方经办人的代理权限。

2、签订合同必须取得酒店总经理授权委托，方可以酒店名义对外

签订合同，未经授权不得擅自对外签约。

3、订立合同时必须查验对方的有效《企业法人营业执照》《法定

代表人身份证明书》、或《法定代表人授权委托书》，特殊行业

必须查验对方的特殊行业经营许可证，否则不能签约盖章。

二、合同的议定

1、对方的名称或者姓名和住所；

2、标的：指有形财产、无形财产、劳务、工作成果等；

3、数量：要具体写明数量和计量单位；

4、质量验收标准；

5、价款或报酬；

6、履行期限、地点和方式：合同必须注明履行的开始和终止时间，

一般不能超过一年，标的的交付地点、交付方式等；

7、违约责任：责任内容要具体化、定量化，可以约定违约金，约

定损失赔偿的计算方式等；

8、解决争议的方法。

三、签订合同审查程序及合同文档归档

1、合同文本拟定后，交由财务部总监进行初步审核，再交由使用

部门进行审批，最终交由酒店经理审核。

2、合同经办人填写“签订合同协议审批书”（经办人－部门经理

－财务部经理－使用部门经理－酒店总经理）。

3、合同定稿后，由酒店总经理或授权委托人签字。

4、合同定稿后，经办人应将对方当事人有效的《企业法人营业执

照》（复印件）《法、定代表人身份证明书》或《法定代表

人授权委托书》一并交财务部合同专业管理的岗位人员，经管

理人员人员审核后，加盖酒店合同章。

5、合同签订后，合同原件交财务部部存档，复印件交签订合同的

部门存档。存档应履行签字手续。

6、文档的存档管理程序同合同管理程序一样，所有的文件、检测

报告、票据的管理要有痕迹，可以备查。

四、合同管理

1、合同管理实行财务部总负责制。

2、市场管理岗位应认真建立合同文档管理档案，对合同文本统一

编号，及时登记和归档，妥善保管以备查阅。

3、保密条款：经手人员不得向无关人员透露合同条款内容。