学术会议举办流程

学术会议举办流程

一、会前准备

1.拟定会议计划：

1）会议主题、名称、地点、规模，会议的背景、类型、学术价值和社会意义；

2）预算与会专家人数，择定会议主持（主席）、讲者、特邀嘉宾；

3）确定主办单位、协办单位和赞助商；

4）确定会议日期、日程及会议内容；

5）排出会议作息时间及注意事项；

6）做出会议经费的预算和筹资方案；

7）组建会务组，并确立会务组的职责。

2.发出会议通知：

1）会议征稿；

2）第一轮通知：告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等；制作微信邀请函

3）正式通知及回执：会址、交通、报到、住宿要求、返程票预定、授课题目等；

3.准备会议材料：

1）会议审稿，确定大会发言名单；

2）确定开幕式议程、开幕词或致辞稿；

3）编印会议指南：包括会议日程、代表须知等；

4）准备会议纪要和通讯录等；

5）定制会议纪念品。

4.准备会议标识：

1）代表证、工作证；

2）会场背景幕布、横幅/条幅（宾馆门口/会场内）、带箭头引导牌（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处张贴）等。

3）赞助商的展览布置：宣传标语、海报、易拉宝等。

5.安排会议生活：

1）预定交通工具；

2）预定宾馆，安排住宿、餐饮、会场；

3）确定财务、接待、签到人员；

4）安排茶歇活动：水果、点心、冷热饮、矿泉水等；

6.选定布置会场：

1）排定会议座次；

2）布置会场：横幅/条幅的悬挂，海报的张贴，引导牌的摆放。桌椅摆放方式，资料的摆放，主席台及演讲台的摆放，台签打印，分发纪念品的位置；

3）检查并调试电子设备：电脑、投影仪的摆放和调试，音响、话筒的调试；两液晶屏；

4）赞助商展台安排。

7.其它：

1）整理注册信息，并为参会代表发送短信提醒；

2）收集调试授课专家PPT，授课专家简介幻灯；

3）联系、准备报到及会场使用的各类物资：电脑、打印机、验钞机、POS机、桌椅、饮水机、插座、胶带、剪刀、订书机(针)、打印纸（黑白、彩色）等，椅背贴名字；

4）暖场视频或音乐；

5）会诊、义诊安排。

会议接待

1.会议报到：

1）安排接站；

2）填写签到簿；

3）分发会议材料、纪念品、安排住宿；

4）收取代表费用；

5）通知有关事项。

2.会场组织：

1）检查会议设备；

2）接待嘉宾；

3）保证会议主持人、发言人到位；

4）会前等候时间的安排：播放医院宣传片或幻灯片。

5）会场巡视：会议进行期间进行视频和照片的拍摄，注意会场灯光及音响调控。

6）集体照：全体参会嘉宾合影，安排摄影，提前确认合适的摄影时间和地点。

7）茶歇：提前安排好茶歇时间，与酒店确认好茶歇时间和相应的服务。

8）会议记录。

3.会议生活服务

1）及时订购代表回程票；

2）印制并分发会议代表通讯录；

3）检查住房设施。

4.其它：

1）参会代表及专家会场及酒店间接送；

2）VIP用餐安排；

3）组织参会人员参观我院；

4）参会代表停车及进出院区管理，会场卫生管理；

5）会前、会中、会后短信问候语编辑、发送。

二、会后安排

1.整理会议文件：

1）整理会议记录；

2）形成会议纪要；

3）写总结向上级汇报情况

4）将会议材料分类、归档。

2.送别会议代表：

1）分发回程票；

2）结清会议费用；

3）根据返程时间安排车辆；

4）分发照片和通讯录。

3.会后工作：

1）结算会议开支费用；

2）归还会议所借物品。

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