关于进一步规范公文格式的通知

关于进一步规范公文格式的通知

各部门：

为了进一步规范公文格式，提高公文质量，确保文件、材料格式统一、严肃、规范、整洁，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《湖南省党政机关公文处理工作细则》(湘办发〔2012〕40号)，结合学校实际，现就我校公文格式作出如下要求，请遵照执行。

一、公文种类

学校公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、印发领导讲话、告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上

级单位的询问。

(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、注意事项

（一）发文字号

应使用六角括号“〔〕”，不得使用“（）”，“【】”，“[ ]”等，序号前不加“第”字，不编虚号。

（二）标题

规范标题为“发文机关+事由+文种”，不应省略发文机关，特别是对外行文；不应生造文种（方案，计划、办法），转发通知可直接转发最高一级机关。征求意见稿、试行应放在书名号内。

（三）字体

标题用2号方正小标宋简体字，正文一般用3号仿宋体字，正文一级目录用3号黑体字，二级目录用3号楷体字。

（四）页面与行间距

公文A4页面(纵向)，页边距设置参数为上：3.7cm，下：3.5cm，左：2.8cm，右：2.6cm。行间距固定值29磅。

（五）转发通知问题

例：湖南科技职业学院关于（可省略）转发省教育厅关于以

协同创新为引领全面提高我省高等教育质量若干意见的通知若被转发通知标题中已有“关于”，转发时可以省略前面的“关于”。

（六）正文层次结构及字体要求

第一层：“一、工作要求”（黑体，三号）

第二层：“（一）加强组织领导”（楷体，三号）

第三层：“1.成立领导小组”（仿宋体，三号）

第四层：“（1）XX校长担任……”（仿宋体，三号）

（七）引用文件问题

错误：现将省文明委〔2014〕1号《关于开展第五届“爱在长沙”十届道德模范评选工作的通知》转发给你们。

正确：现将《关于开展第五届“爱在长沙”十届道德模范评选工作的通知》（省文明委〔2014〕1号）转发给你们。

（八）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（九）成文日期

成文日期应使用阿拉伯数字。

（十）附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十一）附件

附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

三、模板说明

各部门起草公文时可以参照附件中的模板格式。版头部分由党政办负责排版。其余模板中未提及的部分，请参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）。

其他类材料请参照公文格式编制。

附件：湖南科技职业学院公文格式模板

党政办

2018年4月26日

附件

湖南科技职业学院公文格式模板

学发〔2018〕1号

关于深入开展校风建设活动的通知

（标题二号，方正小标宋简标）

发文对象：（标题下一行顶格，3号仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

一、X X X(黑体)

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）（一）X X X（楷体）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（联系人：……；联系电话：……）（如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。）