浅析文明单位创建档案规范管理

浅析文明单位创建档案规范管理
摘要：文明单位创建这一工作的有效开展，对于“两个文明”的提升有着重要意义，而针对文明单位创建档案进行相关台账的创建，并对相应的文件资料进行归档管理，在保证其档案资料完整性的同时，还能够为文明单位创建工作提供可靠的参
考依据。

因此，相关单位要对档案规范管理予以重视，并且要结合实际情况，采
取先进的技术手段，对原有的档案管理模式及方法予以科学改进，借此提高文明
单位创建档案管理工作的有效性与有序性。

关键词：文明单位；创建档案；规范管理
引言：
对于文明单位创建工作而言，其自身是一项系统性工程，在这一工作开展的过程中，各
种类型的数据信息都会从中产生，将这些数据信息整合在一起，并进行合理的分类整体，使
其形成规范的档案资料，则能够为后续的文明单位创建工作提供真实完整的参考信息。

因此，相关单位需要加强对这一档案资料的管理，而且要使用合理有效的方法，提高档案管理的规
范性，使其能够在文明单位创建中发挥出实际效用，为社会的和谐发展做出一定的贡献。

一、文明单位创建档案的重要作用
第一，为文明单位创建工作提供了可靠的参考力度。

对于文明创建档案资料而言，其自
身主要记录了文明单位创建工作开展的历史过程，其中包括文明创建工作问题、处理方案、
创建计划等等，这些对于后续的文明单位创建工作有着较大的参考价值，使得这一工作在开
展过程中能够少走一些弯路，促使以后的文明单位创建工作得到更好的发展[1]；
第二，有利于经验的总结。

文明单位创建档案资料的完整保存与管理，不仅能够为文明
创建工作提供有效的参考，相关工作人员还能够通过浏览阅读相关档案资料，摸清以往文明
单位创建工作的历史脉络，这样就能够通过多种档案资料的对比分析，总结出以往这一工作
成功开展的经验，以及出现失败情况的教训，这样能够对以后的文明单位创建工作产生较大
的警示作用，避免再次出现以往的工作问题，促使文明单位创建工作能够顺利有序的开展；
第三，方便检查以及考核。

就文明单位创建档案资料的形成过程来看，其自身并不是有
关工作人员凭空编写出来的，而是对整个文明单位创建工作过程的真实记录，是文明创建活
动开展的有效凭证，这种凭证也有利于相关单位部门对文明创建工作活动的检查，进一步推
进这一工作进程[2]。

二、文明单位创建档案收集立卷原则
（一）保持档案文件资料之间的历史联系
历史联系主要是指相关档案文件在形成以及办理过程中，其内部的一种相互关系。

比如，在对年度文明单位创建工作的文件资料进行收集时，则要对创建计划、活动方案、责任书等
多方面的资料进行全面收集，这些资料都是整个文明单位创建工作中不可或缺的一部分，只
有全部收集归档才能够保证文明创建档案资料的系统性、全面性以及真实性[3]。

（二）确保文明单位创建档案管理与利用的便利性
在对文明创建档案进行管理时，相关单位需要保证卷之间的内容界限分明，且相互区别，同时还要对其档案资料进行科学分类，做好相应的编号工作，这样能够为文明办的工作人员
在查找档案资料时，提供较大的便利，促使他们能够根据编号以及类型快速找到想要查找的
资料，进而提高文明单位创建档案管理的有效，促使这一工作的效率与质量得以提升。

（三）文字材料立卷
在对文明单位创建工作的文字材料进行立卷管理时，先要按照当地文明单位创建工作的
考核标准，对其进行科学合理的分类，可以从综合效益、思想道德、管理效果、文化特色以
及创建活动等多个方面，对文字材料分成几大类，然后再对这几大类内容进行细致划分，将
其分为若干的小类内容，并以小类为单位进行组卷，同时还要对卷内目录进行合理的编制，
根据小类内容进行目录的提炼[4]。

（四）图片与音像资料立卷
在对文明单位创建工作中的图片以及音像资料进行立卷时，相关工作人员需要根据档案
部门统一制式标准的档案影集进行有序排放，按照综合到单项这一分类方式对内容进行排放，其中排放时间则需要按照先后顺序，确保每一组的图片资料要有时间、地点、人物、内容以
及拍摄者等详细的说明。

另外，在进行音像资料立卷时，也需要按照统一的标准要求对相关
资料进行分类，同时还要做好相应的编号整理工作。

（五）目录编制
在对文明单位创建档案进行目录编制时，要做到以大类题目匹配小类题目，以此编织成
大目录，在大目录下以流水号的形式对小类卷内题目进行有序排列，将其整合在一起共同编
制出全引目录，这样更方便档案管理人员进行检索。

另外，在对文明创建材料进行建档时，
要统一使用A4版的纸张，同时还要以书本的形式对其进行装订，每一本档案资料都要以小
类为立卷单位，进行档案封面与封底的编制，而且还要在封面上印上相对应的标题，比如，
综合效益显著增强创建计划、方案等[5]。

三、文明单位创建档案规范管理的有效措施
（一）采用“四心质量环”模式进行档案的规范管理
第一，文明办工作人员要用心策划。

在年初，相关单位部门需要根据文明单位创建的主
管部门，以及上级的创建要求，并结合自身的实际情况，制定出科学合理的文明创建档案管
理计划，对于临时增加的工作要求，要及时纳入到档案管理工作计划之中；
第二，专心开展档案管理工作。

有关单位应该创造出相应的环境及条件，让相关档案管
理工作人员专心负责文明创建档案的管理工作。

另外，相关档案管理人员在进行文明创建档
案的收集与整理时，需要做到善于思考，并用心总结工作经验。

有关单位也可以开展档案管
理交流会，促使档案管理工作人员在交流研讨的过程中，能够提升自身的档案管理水平；
第三，要做到细心检查。

相关单位在对文明创建档案管理情况进行检查时，应该做好相
关的部署工作，负责检查的有关部门需要根据相关考评体系以及上级领导的要求，对文明创
建档案进行认真仔细的核查，确保档案资料的完整性以及真实性，与此同时，检查部门还要
对整个档案管理的具体情况，进行严格的检查，确认档案管理质量是否达标，并且还要明确
其中存在的问题，督促相关档案管理部门进行合理改进；
第四，对档案管理工作予以精心改进。

相关档案管理部门及工作人员，对于检查出来的
工作问题，要进行及时的解决，并且还要总结经验，制定出有针对性的解决方案，以此提高
文明单位创建档案管理的有效性与规范性[6]。

（二）提高文明单位创建档案整理的标准化程度
第一，要保证纸质档案管理模式的标准化。

相关单位部门在开展文明创建档案管理工作时，要坚持统一化、简化以及协调化的原则，对档案装具、索引标签以及卷内材料目录等进
行规范，让管理人员按照统一的标准要求，对其进行完善，与此同时，在档案材料分类以及
编号等方面要需要制定出相应的标准要求，以此提高档案管理的规范性；
第二，确保电子档案模式的标准化。

相关单位要重视档案管理信息化的建设，并在文明
单位创建档案管理工作中，实行标准化的电子档案管理模式，在这一模式下，文明单位创建
工作中所产生的各种文件、证书、图片以及音像等资料都能够转化为相应的电子文档。

而在
应用这一模式时，相关单位则需要根据考评体系中的各级指标，建立层次分明的文件夹以及
相应的子文件夹，并按照各级指标名称进行文件夹的命名，同时还要按照相应的级别进行文
件嵌套，将电子档案资料放到在与之相对应的文件夹之中，以此规范档案的整理工作，这样
更方便档案管理人员的查找。

（三）档案管理网络化模式的建立
在对文明单位创建档案进行收集、整理、归档以及管理等工作时，相关单位需要注重这
一系列工作是否有序及高效，并且要结合具体的工作情况，建立相应的档案管理网络，也就
是利用信息技术，针对文明单位创建工作，建立相应的档案管理收集平台，使得各级部门通
过将文明创建档案资料上传到这一系统平台上，实现对档案的收集，这样也能够提高档案管
理的效率，避免出现资料遗漏的情况，在较大程度上保障了文明创建档案资料的完整性。

四、总结
通过上述分析，文明单位创建档案管理工作规范有效的开展，有利于保障档案资料的完
整性，同时还能够提高档案管理工作的高效性。

因此，相关单位要对文明单位创建档案管理
工作予以重视，并且要意识到这一工作的重要性，明确其中存在的问题，结合实际情况，选
择合适的方法，提高档案管理的规范性与有效性，使其能够取得预期的效果。

参考文献：
[1]陈海燕，.文明单位创建档案存在的问题及对策[J].城建档案，2016，0（12）
[2]曾洁巧. 文明单位创建档案管理标准化研究[J]. 现代营销（学苑版），2014（04）：37.
[3]金凌秀. 浅谈建设文明单位档案工作[J]. 兰台世界，2013（S6）：19-20.
[4]王玉祥. 探究文明单位创建档案管理工作之我见[J]. 办公室业务，2015，No.230（21）：59.
[5]杜宗朝. 浅谈文明单位创建工作档案管理的思考[J]. 卷宗，2016，6（006）：29-30.
[6]周宏. 做好精神文明建设工作档案的规范与管理[J]. 北方文学：中，2013（9）：242.。