付款报销流程及相关单据填写规定

经办人签字
4.2.2.2 当时未获得发票或未办理完报销审批手续的，领用支票需要填写“借款凭证”、“支
票领用单”。具体举例如下：
借款凭证
借款单位： XX 部
2010 年 5 月 10 日
借款人
张三
借款形式
□现金 ■支票
借款用途
会议费
人民币（大写） 叁万元整
￥30,000.00
事由
参加××论坛
会计主管（财务总监签字） 审核 借款单位主管（相关领导签字） 借款人张三
出纳
支票领用单
领用部门 XX 部
2010 年 5 月 10 日
用途 会议费
金额 叁万元整（￥30,000.00）
财务部门 相关领导签字
领导审批
领用部门 主管领导审批
4.2.3 支出报销单的填写
相关领导 经办人签字 经办人签字
签字
公司员工报销各项费用时应填写支出报销单，摘要栏目应据实详细填写。
4.2.3.1 购置办公用品、汽车配件应写明具体种类、数量、单价（或另附明细单据）。车辆
事由 金额 乘车人
2010.5.5 9：00-10：00 xxx 公司-复兴门 报送文件 60
张 xx
合 计 (大写金额）
陆拾元整
部门主管：（部门负责人签字）
经办人：（经办人签字）
5.附则
5.1 本规定由财务管理部负责解释。
5.2 本规定自发布之日起执行。
附件 1：
付款报销流程及相关单据填写规定
1.目的 为了进一步强化财务管理、明确付款及报销流程、规范原始单据填写，特制定本规定。
此规定仅用于规范财务付款、报销流程以及相关单据的填写，不涉及各项费用的列支标准、 审批手续，具体标准、手续请参照公司相关规定。 2. 付款流程 2.1 公司在册人员需要借支现金时，应填写借款凭证，经按照公司相关费用的管理授权审批 后到财务管理部办理。为了保证现金付款业务的正常进行，如所需借支现金超过 1 万元，应 提前 1 天通知财务管理部。 2.2 公司在册人员领用支票，分两种情况按不同的要求填写单据。 2.2.1 当时已获得发票并办理完报销审批手续的，领用时只需填写支票领用单； 2.2.2 当时未获得发票或未办理完报销审批手续的，应同时填写借款凭证和支票领用单。支 票领用单和借款凭证均按照公司相关费用的管理授权审批后到财务管理部办理。
元（圆）、角、分、零、整（正）。金额小写栏前用“￥”符号封顶，金额大写栏前用“⊗” 符号封顶。
4.1.3 金额数字大小写应一致，严禁涂改。
4.1.4 单据各项内容均应填写完备，不得省略不填。
4.1.5 附件张数按单据的自然张数填写，报销单本身不计算。日期栏应填写业务发生当日日
期，大、小写金额应填写工整，不得涂改，否则视为无效。
4.2 财务凭证单据填写的具体示例
4.2.1 现金借款凭证的填写
领用现金时需要填写“借款凭证”。具体举例如下：
借款凭证
借款单位： XX 部
2010 年 5 月 10 日
借款人
张三
借款形式
■现金 □支票
借款用途
会议费准备金
人民币（大写） 陆仟元整
￥6,000.00
事由
赴 开 会，共 人，预计住会 日
会计主管（财务总监签字） 审核 借款单位主管（相关领导签字） 借款人张三
出纳
4.2.2 支票领用单的填写
4.2.2.1 当时已获得发票并办理完报销审批手续的，领用支票需要填写“支票领用单”。具
体举例如下：
支票领用单
领用部门 XX 部
2010 年 5 月 10 日
用途 会议费
金额 叁万元整（￥30,000.00）
财务部门 相关领导 领用部门 领导审批 签字 主管领导审批
相关领导签字 经办人签字
4.财务单据填写规定
4.1 财务凭证单据填写的总体要求
4.1.1 各项单据填写应使用钢笔或碳素笔，用蓝色或黑色墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。
4.1.2 各项单据填写要求书写正规的文字与数字。大写金额数字应用正楷书写，力求工整清
晰。大写数字正确书写方式：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、
领用支票经办人需在支票领用登记簿和支票存根上签字。 2.3 公司在册人员需要以汇款等其他方式支付款项的，应提出书面申请，并在申请中注明付 款方式、收款方账号、户名、开户银行等相关资料；按照公司相关费用的管理授权审批后到 财务管理部办理。 3.报销流程 3.1 无论现金、支票或者其他付款形式报销时均需由经手人填写支出报销单，按公司相关费 用的管理授权履行审批手续。涉及借支现金的，直接冲抵借款，多退少补。 3.2 借支现金应在借款后 7 日之内报销，领用支票应于领用后 15 日内报销（第三条（1）中 所述情况需当时办理报销手续除外），逾期未报销者需向财务管理部书面写明情况，经核准 后酌情宽限，否则不能再次借支现金或领用支票。财务管理部会在每月初，对截止上月月末 有借款但未办理报销手续的借款人发出“借款提醒函”，并由借款人及主管领导签字确认返 回财务管理部。对长期催报无效的借款，财务管理部将按公司相关程序上报公司领导处理。 3.3 现金报销时间为每周一、四下午 1:30—4:00。报销现金超过 1 万元，应提前 1 天通知 财务管理部。
金额
⊗仟⊗佰⊗拾⊗万壹仟玖佰零拾零元零角零分 ￥1,900.00
附件： 3 张
现金■ 支票□
财务主管：（相关领导签字）部门主管：（相关领导签字）出纳 领款人（经办人）：（经办人
签字）
北京中关村科技发展（控股）股份有限公司
市内交通费明细单
部门：XX 部
2010 年 5 月 30 日
日 期 起止时间 票 号 起止地点
修理、保养等费用应注明车号。
4.2.3.2 差旅费等按公司规定应另行履行报批程序的费用，在报销时应提供书面报批文件。
4.2.3.3 按合同约定付款的项目应提供相关合同。
⑴ 业务招待费用在“支出报销单”的“摘要”栏目只需填列“餐费”、“礼品”、“办公用品”
等简要项目。
⑵ 符合相关规定的出租车费应后附“市内交通费明细单”。
⑶ 冲借款的报销单需在支出报销单上注明“冲借款”。
⑷ 原始凭证应依类别归集，并分类填写。具体举例如下：
北京中关村科技发展（控股）股份有限公司支出源自文库销单
部门：XX 部
2010 年 5 月 10 日
摘要
报销赴 xx 会住宿费： 2 人 3 日每人每日 300 元共计 1800 元
报销 会议用书 2 本,每本 50 元共计 100 元