医院人事档案信息化思考

医院人事档案信息化思考

作者：石晓东

来源：《办公室业务》 2016年第4期

文/河北省复员军人医院石晓东

【摘要】医院人事档案信息化是医院档案事业发展的必然趋势，要尽可能地利用先进的科

学技术和新的档案管理的方法，提高人事档案管理工作的效率，提高档案信息的利用率，更好

地为人事工作服务

【关键词】人事档案；信息化；途径

一、实现医院人事档案信息化的途径

（一）建立完整的数据库管理系统。具体操作如下：

1.完善人事档案信息综合数据库，建立信息收集网络、传递方式，制定人事信息收集内容。

2.建立人事档案信息分类数据库，保证数据采集准确，随时更新。

3.建立数字档案库，借助多媒体设备(如电子扫描仪或数码相机)将人事档案进行数字化处理，刻录光盘。

4.完善和建立办公信息数据库，人事档案管理日常的办公业务均列为办公信息数据库的服

务范围。

（二）培养一支高素质档案管理队伍。人事档案管理工作需要高素质、复合型人才，具备

良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网

络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和

标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化

建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。具体表现：

熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学

化管理能力、能将安全保密措施正确用于人事档案信息处理过程中。

（三）建立健全相应的规章制度。在制定信息化建设的规章制度时，参照国家和有关部委

颁发的档案信息化建设法规，研究制定以下几种制度：计算机人事档案信息管理的暂行办法；

计算机人事档案信息收集与归档管理的暂行办法；计算机人事档案信息提供与利用的暂行办法；计算机人事档案的安全与保密制度等条规，确保各项条款的实用性。

（四）加大安全保密工作力度。要经常组织人事档案工作者开展计算机信息安全保密方面

的教育活动，如业务讲座、经验交流、专家巡回演讲和展览等教育形式，不断增强广大人事档

案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力；人事档案部门不仅要坚决贯彻落实国

家颁发的计算机信息系统的安全保密方面的法律、规定，还要结合本单位实际尽快制定出计算

机信息安全保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事

信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循；要结合人事档案信息的利用情况，严格确定利用对象、方式和时间，避免信息利用无序状态。为防止人事信息传输中的非法

访问、非法收集和删除破坏等现象发生,应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定期进行检测与维护。为防止计算机病毒侵入人事信息网络系统,要经常用有关清毒软件对计算机系统做好清毒，确保人事信息万无一失。

二、医院人事档案信息化的意义

（一）人事信息资源充分得到共享。有利于组织领导能直观快捷地了解和掌握员工队伍状况；提高医院人事档案信息的利用率，最大限度地保护了纸质档案；易于保存、查询、修改，

并且可以通过网络快速传递，降低了档案管理的成本。

（二）保证医院人事档案信息的时效性、真实性。使人事档案存放更加规范系统，使查询

档案方便、快捷，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，提升人事档案的使用价值，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。

（三）提高人事档案管理效率。在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，可利用信息

库直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了人事管理工作的运转速度。

（四）加强与社会各方面的横向联合，实现信息资源共享。为社会各界提供全方位的、迅

速快捷的人事档案信息化服务，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变

为开放式的交流模式。

医院档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现医院的档案管

理的根本变革，及时解决数字化进程中的疑难问题，促进档案工作和质量不断提高，开创一个

科技兴档的新局面。