电子邮件沟通规范(PPT49页)
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邮件使用规范完整版PPT教学课件
• 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
邮件沟通规范PPT介绍
内容与 逻辑
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
7
2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
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2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
电子邮件的规范使用课件
署 名
日 期
• •
问候语写在称呼的下一
•
祝颂语是表示致敬或祝贺一 类的话，如“此致”、“祝” 等
发件日期可写在署名的
行
空两格，它可以独立段
后边，也可以另起一行
因电子邮件的即时性， 可省略
•
可以紧接着正文写，也可独
占一行，空两格写
常见书写格式问题列举
1.附件名称不规范、不明晰 ； 2.称呼标点符号使用错误， 应为逗号； 3.正文首行未空两格； 4.邮件无签名。
一
电子邮件的重要性 电子邮件的书写格式
目 录
二 三
电子邮件撰写规则
四 电子邮件使用注意事项
一、电子邮件的重要性
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式；
（二）电子邮件是最好的工作记录；
（三）电子邮件是最好的证据； （四）电子邮件是展示企业形象的窗口。
电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代， 其重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为 电子邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司 员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。
三、电子邮件撰写规则
（二）称呼问候要得当
（1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度
（2）Email开头结尾最好要有问候语
三、电子邮件撰写规则
（三）正文完整简洁
三、电子邮件撰写规则
（三）正文完整简洁 （1）Email正文要简明扼要，行文通顺； （2）注意Email的论述语气；史上最牛女秘书“邮件门”.docx （3）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚； （4）邮件正文不可缺少的三个部分：
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项 目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
Page 4
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
Page 5
邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内 部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部 门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司 2010-8-9
目 录
Page 2
邮件沟通的重要性 邮件的格式 邮件发送对象 邮件内容 结尾署名 使用技巧 注意事项
电子邮件沟通的重要性(1)
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；
企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务 信息、获取外界信息和展示企业形象等等；
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
Page 8
邮件主题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件署名
Page 9
邮件内容
邮件主题
主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅定不要空白标题，这是最失礼的
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
Page 4
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
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邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内 部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部 门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司 2010-8-9
目 录
Page 2
邮件沟通的重要性 邮件的格式 邮件发送对象 邮件内容 结尾署名 使用技巧 注意事项
电子邮件沟通的重要性(1)
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；
企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务 信息、获取外界信息和展示企业形象等等；
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
Page 8
邮件主题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件署名
Page 9
邮件内容
邮件主题
主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅定不要空白标题，这是最失礼的
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
邮件礼仪PPT课件
隐私保护与数据安全
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
邮件规范与技巧 PPT课件
注意Email的论述语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Page 15
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
公司电子邮件沟通规范和技巧.ppt
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死 无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然， 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作 项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其 他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件
70%的职场人，下班前的最后 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公
司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员 了解的业务细节
邮件规范课件.ppt
Outlook express 邮件基本注意事项 邮件礼仪
Outlook express
Outlook Express是Microsoft(微软)自带的一种电子 邮件，简称为OE，是微软公司出品的一款电子邮件 客户端，也是一个基于NNTP协议的Usenet客户端。 微软将这个软件与操作系统以及Internet Explorer网 页浏览器捆绑在一起。
不论任何邮件，任何理由，在处理邮件时均禁 止在下列时间段内（晚24：00以后早5：00之 前）发送或回复邮件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、情绪高涨时避免立即回复邮件。 4、谨慎处理恶意中伤的邮件 。 5、阅读信件时应设法理清建议与意见 。 6、避免非相关主题性的言语 。 7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意
见。
8、确认将要回复的对象是谁。在outlook express中有回复和 全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容， 可尽量不选择使用全部回复功能。
4、考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件 不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件 时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。
5、了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 6、理清建议或意见。 7、避免使用太多的标点符号。 8、小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与 肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 10、于特定邮件中加上密码 。
邮件礼仪
电子邮件在给人们带来便利的 同时，也带来了职场礼节方面的新 题目。我们都应当讲究有关电子邮 件的礼仪，别让电子邮件出笑话。
（一）不要用公司信箱发送私人邮件
Outlook express
Outlook Express是Microsoft(微软)自带的一种电子 邮件，简称为OE，是微软公司出品的一款电子邮件 客户端，也是一个基于NNTP协议的Usenet客户端。 微软将这个软件与操作系统以及Internet Explorer网 页浏览器捆绑在一起。
不论任何邮件，任何理由，在处理邮件时均禁 止在下列时间段内（晚24：00以后早5：00之 前）发送或回复邮件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2、当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、情绪高涨时避免立即回复邮件。 4、谨慎处理恶意中伤的邮件 。 5、阅读信件时应设法理清建议与意见 。 6、避免非相关主题性的言语 。 7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意
见。
8、确认将要回复的对象是谁。在outlook express中有回复和 全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容， 可尽量不选择使用全部回复功能。
4、考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件 不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件 时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。
5、了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 6、理清建议或意见。 7、避免使用太多的标点符号。 8、小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与 肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 10、于特定邮件中加上密码 。
邮件礼仪
电子邮件在给人们带来便利的 同时，也带来了职场礼节方面的新 题目。我们都应当讲究有关电子邮 件的礼仪，别让电子邮件出笑话。
（一）不要用公司信箱发送私人邮件
电子邮件规范 PPT
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
某某
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之 类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼 5、要区分单 个回复和全 部回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一 个人就行了； (2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 “全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完 成这件事情； (3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意 见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面， 不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再 告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮 件。 ★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
回复？全ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ回复？
请问有哪位同事知道被称为中
国“史上最牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称E
MC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)
EMC公司是全球最大的网络信
息存储商，总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
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特点方便快捷广域廉价记忆安全商务作用需要领导核准的文件工作报告通知收件人某事项向收件人求助通报书公告签呈报告联络求助通知邮件主题称呼与问候正文附件结尾签名正确使用发送抄送与密送回复技巧使用技巧使用技巧邮件发送者邮件接收者邮件主旨附件称谓正文签名邮件主题
《电子邮件礼仪》课件
《电子邮件礼仪》PPT课 件
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
电子邮件礼仪 PPT
新强公司邮件签名
大家一起来找茬
图一
图二
图三Biblioteka 四让我们更有效的沟通行政人事部
内容提纲
一、主题
二、称呼语与问候 三、正文及附件 四、结尾签名
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不 同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容， 便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的； 2、标题要简短、不宜冗长，以便对方一目了然又便于留存，标 题要能真实反映文章的内容和重要性； 3、一封信只针对一个主题，特别不要随便使用紧急标示符。 4、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题； 5、主题千万不可出现错别字和通顺的地方，主题是给别人的第 一印象、一定要慎之又慎。
回复技巧
1、及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是 必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时 内，特别是对一些紧急重要的邮件。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回 复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复“。 不要让对方等待，哪怕只是确认一下收到了。 2、进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然 后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要 的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
2、Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写”你好“或”您好“，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个”祝您顺利“之类的也就可以了，若是尊长应使用”此致敬礼“。 注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，”祝“和”此致“为紧接上 一行结尾或换行开头空两格，而”顺利“和”敬礼“为再换行顶格写。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
①不要越级发邮件 ②不要在Email里谈论跟工作无关的事 ③不要转发有不良影响的Email ④保留好发送Email的证据 ⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 ⑥Email的收发要及时 ⑦多用"抄送",少用"暗送" ⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
4、不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电 子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没 有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式 地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
【职场Email八大习惯】
如何撰写邮件——邮件签名
3、不要只用一个签名档 针对不同的发送对象，可以使用不同的签名档。 正规公司在邮件签名都有统一的格式设计，这样体现了 公司品牌形象。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件。
如何撰写邮件——邮件正文
三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2、附件文件应按有意义的名字命名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时。 4、附件数目不宜超过4个，较多时应打包压缩成一个文件。 5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 6、如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的
如何撰写邮件——邮件正文
7、合理利用图片， 表格等形式来辅
如何撰写邮件——邮件正文
9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确
实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作 为附件进行详细描述。最好不要让人家拉滚动条才能 看完你的邮件。
10、一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
你写信时愤怒
么？请先存为 草稿，1小时后 重新打开再决
定是否发出~
企业电子邮件沟通规范
如何撰写邮件
邮件包含了收件人、主题、正文、签名四 个部分。
如何撰写邮件——发送对象
撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄 清楚谁是直接收件人（TO），邮件需要抄送（CC）给谁， 或者密送（BCC）给谁。
邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。
如何撰写邮件——邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用 有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断 其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。
限制，可分割成几个小文பைடு நூலகம்分别发送。
如何撰写邮件——邮件签名
1、邮件签名的必要性 每封邮件的签名，可以让对方清楚的知道发件人信息。
2、签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行，你只需将 一些必要信息放在上面。 引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座 右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场 合，切记一定要得体。
2、邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下
个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下 周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也 要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为 准？以免双方认知不同而产生误会。
如何撰写邮件——邮件正文
3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清
如何撰写邮件——邮件主题
4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清 的标题。
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件 事情，以便日后整理。
6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。 7、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。
如何撰写邮件——邮件正文
一、邮件开头称呼 1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒
如何撰写邮件——邮件正文
二、邮件主要内容 1、主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信
件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，就直接 在信件内容的结尾提出要求即可。 最好开篇点明主题，明确自己的目的，清晰描述事件内 容以结论和建议措施结尾。
如何撰写邮件——邮件正文
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
4、不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电 子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没 有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式 地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
【职场Email八大习惯】
如何撰写邮件——邮件签名
3、不要只用一个签名档 针对不同的发送对象，可以使用不同的签名档。 正规公司在邮件签名都有统一的格式设计，这样体现了 公司品牌形象。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件。
如何撰写邮件——邮件正文
三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2、附件文件应按有意义的名字命名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时。 4、附件数目不宜超过4个，较多时应打包压缩成一个文件。 5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 6、如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的
如何撰写邮件——邮件正文
7、合理利用图片， 表格等形式来辅
如何撰写邮件——邮件正文
9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确
实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作 为附件进行详细描述。最好不要让人家拉滚动条才能 看完你的邮件。
10、一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
你写信时愤怒
么？请先存为 草稿，1小时后 重新打开再决
定是否发出~
企业电子邮件沟通规范
如何撰写邮件
邮件包含了收件人、主题、正文、签名四 个部分。
如何撰写邮件——发送对象
撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄 清楚谁是直接收件人（TO），邮件需要抄送（CC）给谁， 或者密送（BCC）给谁。
邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。
如何撰写邮件——邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用 有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断 其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。
限制，可分割成几个小文பைடு நூலகம்分别发送。
如何撰写邮件——邮件签名
1、邮件签名的必要性 每封邮件的签名，可以让对方清楚的知道发件人信息。
2、签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行，你只需将 一些必要信息放在上面。 引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座 右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场 合，切记一定要得体。
2、邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下
个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下 周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也 要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为 准？以免双方认知不同而产生误会。
如何撰写邮件——邮件正文
3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清
如何撰写邮件——邮件主题
4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清 的标题。
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件 事情，以便日后整理。
6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。 7、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。
如何撰写邮件——邮件正文
一、邮件开头称呼 1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒
如何撰写邮件——邮件正文
二、邮件主要内容 1、主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信
件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，就直接 在信件内容的结尾提出要求即可。 最好开篇点明主题，明确自己的目的，清晰描述事件内 容以结论和建议措施结尾。
如何撰写邮件——邮件正文