公众沟通文书沟通

我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算
机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您
L
热请的人，对于与您相会的可能
会面。
T
性，除非另行通知，我在周一、
I N
周二和周五下午不能拜访你处，
G
这是因为……
此致
敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
进入本练习review和结论
文书沟通—技法概要
T I
类型
写作方式
M
E 肯定
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。
WBiblioteka Baidu
同意某种请示，提供 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。
A
一个机会，或者是一 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
Y 些好消息。
N
E
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。
C
文书沟通—文字沟通分析
T
I
明确目的------我想利用这份文书做什么？
M
E
W
A
Y
传递信息
下达指示
解释事情 事后补遗
N E
C
O
N
制定语气和修辞策略
S
U
L
T
I
N
G
进入写作过程
写作过程
T
I
整理写作思路，
M
考虑文书内容
E
W
A
一口气写完
Y
N
E
写完后重读
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N
修改文书，
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大胆删减
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T 检查细节，确认无误，
否定
给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之
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对要求的一种否定， 有思想准备。 或者是一个坏消息。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。
S
用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
U L T I N
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我
们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很 快能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
2002年10月1日
知道此信发 给谁 说明写信原因
判别两封信的高下，并说明原因
文书沟通—文字沟通分析
T
I
写信者不原
M 费神查明联
E 系人
W
A 语意含糊 Y
N
E
语法错误与 错别字
C
O N 无关信息
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文书过长
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亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……
C
O
▪培养和发展文字沟通技能
N
S
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N
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进入文字沟通分析
T
I
三个问题
M
E
一、文字沟通的类型？
W
A
Y
N
E
C
二、有效文字沟通的特点？
O
N
S
U
三、文字沟通首要重点？
L
T
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N
G
进入明确目的
文书沟通—文字沟通分析
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 和约、指示、议程、通知、规章、笔 记、计划、讨论文件
A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰 如其分的。
I
N
G
进入示例练习
文书沟通—文字沟通分析
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
文书沟通—文字沟通分析
T
练习
I
目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟）
M
形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
E
W
A
亲爱的先生/女士：
Y
我已经间接获悉您在寻找一家
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
N 公司为贵公司所有部门安装新电
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本
E
脑。我确信作为一个完全能令人
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放心的公司，我公司定能被指派。
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不管我们在贵公司业务方面经验
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有限，曾经为您服务过的人说我
U 们能胜任此项工作。我是个非常
C
在给出坏消息之前加以解释
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告诉坏消息
N
3． 检查
如果可能，建议某些可能的选择
S U L T
① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
▪与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。
N S U
▪不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。
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进入学习目的
公众沟通---文书沟通
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M
学习目的
E
W
A
Y
▪通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域
N
E
▪通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。
表明积极的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页
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表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。
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进入技法概要
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M
E
W
A Y N E C O N S U L T I N G
进入环节要点
文书沟通—技法概要
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
重温写作过程 T
I
M
整理写作思路，考 虑文书内容
E
W
A
Y
N
E
一口气写完
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写完后重读
S
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修改文书，大胆删减
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检查细节，确认无误
G
进入三种类型
准备 准备再
准备
写作
检查
文书沟通—技法概要
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
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M
E
W
A Y N E C O N S U L T I N G
进入重要提醒
技法概要
公众沟通---文书沟通
文字沟通分析
模拟训练
公众沟通---文书沟通
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M
E
▪如果你写不出来，你也别指望你能说得好！
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▪文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 地训练自己，这一过程可能是漫长的。
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进入技法概要总结表
文书沟通—技法概要
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M
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A
1． 写作准备阶段：
思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息
Y
整理：按逻辑排列各要点的
用好的祝愿结束
N
位置，去掉无关信息。
② 否定型
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用"缓冲"式的自然叙述开头