采购控制程序(程序文件版)

受控状态：
鄂尔多斯市天地华润煤矿装备有限责任公司
采购控制程序
A版
文件编号：TDHR-ZLTX-CX-
分发号：
编制：梁卫民
审核：
批准：
2011年1月5日发布 2011年1月15日实施
采购控制程序
1 .目的
对采购过程进行有效控制，确保所采购的物资符合规定要求。

2 .适用范围
适用于对煤矿综采、综掘设备检修服务用物资采购全过程的控制。

3 .职责
3.1 营销副总经理领导物资供应部负责本程序的编制、修订并监督实施。

3.2物资供应部对供方进行评价和选择，填写、保存调查及评价记录并编制采购计划、负责煤矿综采、综掘设备检修服务用物资的采购。

3.3技术质量部负责提供煤矿综采、综掘设备检修服务用物资采购方面的技术文件，并对负责采购的物资进行验证。

3.4生产部提出采购申请，相关部门参与对供方的评价和选择。

4. 工作程序
4.1 煤矿综采、综掘设备检修服务用物资分类
考虑采购物资对煤矿综采、综掘设备检修服务质量影响的重要程度、技术含量等因素，将煤矿综采、综掘设备检修服务用物资分为A、
B、C三类。

具体分类详见《煤矿综采、综掘设备检修物资分类清单》。

4.2 对供方的评价
4.2.1 由物资供应部对现有的供应商名单进行整理。

对A类产品
列出《预选供应商名册》，制定选择、评价和重新评价供方的准则。

并对名单中的供方逐一调查，从中对每一种煤矿综采、综掘设备检修服务用物资选出2-3家合格供方并列出合格供方名单。

对B、C类煤矿综采、综掘设备检修服务用物资可以直接选择供应商。

4.2.2 由物资供应部收集供方的有关资料包括但不仅限于：
a）对A类物资向供应商收集经营许可证、生产许可证、产品技术说明、产品检验测试报告、质量体系认证证书复印件及上述其他合法证件复印件。

b）对B类应向供方索要其产品合格证和生产经销单位合法资质复印件文件进行查验。

c）对C类应向供应商索要其产品合格证进行查验。

如无法提供合格证明文件，经采购员进行外观验证合格即可。

4.2.3 选择评价合格供方的准则：
a）如果供应商能提供第三方质量认证证书，可直接纳入合格供方名单。

b）对于长期为本公司供货，质量稳定可靠且在本年度内各种供货合格率在90%以上，且提供的不合格品未对公司的生产产生不良影响的，将其评为合格供方。

c）对于其他供方则应根据收集到的各种资料进行选择评价，其准则是各项合法资料齐全、企业技术水平、生产能力及质量检测能力能达到本公司要求、以往产品质量稳定、价格合理、供货及时且能满足本公司需要的可评为合格供方。

d）对于具有唯一供方性质的物资，由采购员收集供方一切合法资质证明材料，报营销副总经理审核及总经理批准后，供方可直接列入合格供方名单。

4.2.4收集供方资料的方式
a）可以到供方现场调查索取。

b）证件调查，邮寄资料。

c）索取的资料可以是加盖单位公章的复印件。

4.2.5 对供方评价的方式
4.2.
5.1 物资供应部组织市场营销部、技术质量部、生产部等有关部门对预选供方进行评价，依据调查结果和供方按本公司要求提供产品的能力及选择和评价供方的准则，选出合格的供方，列入《合格供方名单》。

物资供应部人员填写《供方评价记录》。

4.2.
5.2 营销副总经理负责在《合格供方名单》上审核签字并报公司总经理批准签字后确立我公司的合格供方。

4.3 对合格供方的控制
4.3.1 物资供应部需了解合格供方向我公司各次供货的质量情况，填写《供方供货质量记录》，对供方进行必要的控制。

4.3.2 技术质量部质检员对供方提供产品的质量进行验证并将结果报与物资供应部。

采购员发现采购不合格时应及时与供方取得联系处置。

4.3.3 我公司在每年的12月31日前，由物资供应部组织相关人员对供方进行复审。

对于新的供方按本程序 4.2中的规定进行评
价。

对于本年度合格供方，由物资供应部对其本年度的供货质量业绩进行复审，所供物资合格率大于等于90%的可列入下一年度《合格供方名单》，低于90%的应取消其合格供方的资格。

4.3.4 物资供应部完成供方调查、评价与复审后，将合格供方列入《合格供方名单》，营销副总经理审核，报总经理批准后正式生效。

4.3.5 物资供应部应填写并保存供方调查、评价、监控与复审中的各种记录。

4.4 采购信息
4.4.1生产部根据工作需求填写《物资需用计划》，应清楚地写明采购物资名称、型号、规格、性能、技术及质量要求、需求日期，必要时需提供采购物资的图样、产品标准。

经主管技术员审核、生产部副部长及以上领导批准后，报物资供应部。

物资供应部根据库存情况和《物资需用计划》，编制《物资采购计划》并进行采购。

4.4.2必要时，采购物资应包括对供方产品、程序、过程和设备的要求、人员资格的要求、质量管理体系的要求。

4.4.3 在与供方沟通前，营销副总经理对采购文件和资料进行认真研究，并审批签字，以确保规定的采购要求是充分的。

4.4.4 物资供应部制定的《物资采购计划》应包括物资名称、级别、数量、质量要求。

《物资采购计划》在实施前，应由营销副总经理审批，确保采购要求的适宜性和充分性。

4.4.5物资供应部在采购前，应审阅《煤矿综采、综掘设备检修物资分类清单》、《合格供方名单》及所有相关采购文件和资料，然后
按以下规定完成采购任务：
a）对于A类物资，物资供应部应在本年度的《合格供方名单》中的供方比质比价，选择合适的供方进行采购。

对未列入《合格供方名单》的供方不能直接进行采购。

b）对B类物资，在采购时，应索取其合格证明文件。

c）对一次性购买的小批量辅助性煤矿综采、综掘设备检修服务用物资，应要求供方提供该物资的质量证明文件，以证明其符合规定的要求。

4.4.6 我公司采购合同应由执有法人委托书的人员与供货方签订。

4.5 采购物资的验证
我公司通过对采购物资的验证，进一步加强对采购环节的有效控制。

4.5.1 技术质量部负责对采购物资进行验证。

验证包括外观检验，查验《产品合格证》，供方出具的质量《检验报告单》。

对于A类物资需进行检验或试验的，由技术质量部按本手册《产品的监视和测量控制程序》及相关原煤矿综采、综掘设备检修服务用物资标准和验证标准的规定执行。

4.5.2 当本公司或本公司的顾客需要在供方的现场对采购物资进行验证时，应由采购员在采购信息中对验证的安排及放行的方法做出规定，得到对方认可后，方可实施。

4.5.3 采购物资到公司后，物资供应部通知技术质量部进行检
验。

对合格品进行接收，由库房管理员办理入库手续；对不合格物资，按《不合格品控制程序》进行评审和处置，对须退、换货的，由采购员与供方取得联系，办理退、换手续。

4.6物资供应部收集并保存本程序相关记录。

5 .相关文件
5.1《煤矿综采、综掘设备检修物资分类清单》
5.2《产品的监视和测量控制程序》
5.3《不合格品控制程序》
5.4各种煤矿综采、综掘设备检修服务用物资标准及检验标准
6. 记录
6.1 《供方调查表》
6.2 《供方评价表》
6.3 《合格供方名单》
6.4 《检验报告单》
6.5 《供方供货质量记录》
6.6《物料申购表》
6.6 《物资采购计划》。