秘书职业概论

一、秘书的涵义
• （一）中国古代的“秘书”概念
– 1、宫禁藏书 – 2、谶（chèn）讳图录
宫禁藏书—文皇帝实录
• 宫中秘藏之书。
• （1）据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代， 最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶 讳、图箓之书；如《汉书·叙传》： “斿 liú博学有俊才，…… 与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘 书。”
• （2）指物——向指人转变。
• 到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作 为掌管图书史籍的官员的职务名称。
• 《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘 书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图 书秘记，故曰秘书。”
• 虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指 人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或 秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事 真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务， 管理事务，搞好服务）。
想一想
“秘书是为领导（上司）而设，
并为领导（上司）服务的”，请判断
这句话是否正确，并说明理由。
• 比尔·盖茨的和他的女秘书
在文学作品里，公司里的秘书往往被描 述成这样一个特殊群体：靓丽的外表， 时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收 入……容易给人一种错误的认识——秘书 是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代 秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘 书多为三四十岁的成熟女性，比如比 尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一 位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微 软公司看成一个大家庭，她一直自觉以 一个成熟女性特有的缜密与周到，把公 司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她 的教养、经验和能力在微软享有很高的 地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的尊 重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长， 露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过： “我和微软的成功因为有露宝 ”
经管系思政专业
课程介绍
课程名称：秘书职业概论 学 分： 2 学 时： 54 课 本： 《秘书职业概论》 刘小玲 赵文阁 谢建文
航空工业出版社
教学方法： 理论学习+案例分析+情景模拟
推荐阅读
• 1.《新编秘书理论与实务》，楼淑君主 编，机械工业出版社，2010
• 2.《秘书学概论》，陆瑜芳编著，复旦 大学出版社，2007
http://www.trade-schools.net/directory/secretarytraining.asp ……(搜索)
课程内容概述
• 《秘书职业概论》主要学习秘书的基础知 识和基本理论、秘书实务与基本技能，内 容包括秘书、秘书的基本条件、秘书的工 作知识、秘书的社会常识，以及信息工作 、应用写作、文档管理、会议组织、信访 工作、办公室管理、日程安排等秘书“办 事”、“办会”、“办文”相关工作的主 要内容和基本技能。
• （三）我国有关专家对“秘书”的定义
中国秘书学者杨树森
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑 力劳动为主的工作人员。
中国秘书学家常崇宜
秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导 决策与管理的职员。
中国秘书学者杨树森
秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以 脑力劳动为主的工作人员。
– 人事经理拿出一张试卷模样的纸放在我面前，让我在 上面自认为正确的地方打勾。接过纸一看，上面是一 道测试题，内容是这样的：
– 有一天，气象预报说会刮台风下暴雨，总经理恰好又 不在公司里，于是就打电话回来告诉你说：“今天有 暴风雨，顶楼有几扇窗户还没有关，你去关上吧。” 答案共有三个：1、好的，我马上就去关；2、我已经 把那扇窗户关好了；3、我正在关窗子。
– 3、指官名
• 自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书省、 秘书监、秘书令、秘书郎等官职
东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚 书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上 是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不 但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟 奏章、发布政令之事。
秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权， 是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官 员所没有的。这是我国历史上第一次出现的 现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书 官职。
3．从秘书业务的内容划分
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书
机要秘书是指处理机关机密文件的秘书
文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作 的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照 顾高层领导、专家生活的秘书
会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调 等工作的秘书
公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树 立和维护组织良好形象的秘书
• 横向分类：按不同的行业分类
– 各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘 书工作。
• 协助领导人联系接待，办理文 书和交办事项的工作人员。指 秘书职务
• 从秘书职位的角度来看，秘书 职位经历了从官职向社会职业 转变的过程。
• 当今社会的秘书，在本质上是 领导人工作的助手，既不能缺 位无所作为，也不能越权胡作 非为。
• 秘书面试题
– 在一家港资企业任生产课长已有两年了。前不久，听 说公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，我 自认为自己条件不错，就信心十足地去人事部参加了 考试。
因为这样才能凸现出领导的远见和重要百度文库。 你应聘的是助理嘛！你的职责主要是协助你的上司，在他背后 默默无闻地工作，而不能喧宾夺主。
二、秘书的类型
• 横向分类： • 1.从服务对象和经济来源来分
2．从秘书工作的性质划分
从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、 商务秘书等。
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管
学习要求
认真听课,按时完成作业 积极参与课堂讨论、参加各种社团 活动 养成善于观察、思考的习惯 要有勇于实践的勇气
为什么修读本课程?
迄今为止，您对秘书和秘书职业都有哪 些了解和认识？ 你将来想做秘书吗？ 你认为将来是否有可能做秘书？ 你对这门课程有什么认识？ 你希望在本门课程中学到哪些知识？
• 秘书的社会职业
• 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职 业之一。它属于第三产业（服务性行业） ，它以其处理文书、事务的知识和管理能 力为社会各行业和团体服务。如政府机关 、企事业单位、社会团体和个人等。
• 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著 名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自 己工作和生活的助手。
秘书是一项职业名称。P3
• 毛泽东身边的五大秘书
胡乔木
田家英
叶子龙
陈伯达
江青
• 秘书的行政职位
• 在现代中国，各级政府机关和大型国企及 事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书 职位，秘书成为管理和处理日常行政事务 的重要人员，成为行政首长的得力助手。
• 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范 畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其 中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书 属于事务类公务员。
• 3.《一个外企女秘书的日记》，谭一平 ，学苑出版社。
• 4.《秘书必读》，香港著名作家、实业 家梁凤仪著，中信出版社。
学习资源
1. 中国秘书：http://www.wzsec.com/ 2. 秘书信息港：http://www.chinarch.com/ 3. 考试大/秘书资格考试：http://www.examda.com/ms/ 4. 谭一平工作室：http://tanyiping.com/ 5. 上海秘书速记网：http://www.shsuji.com/ 6. 秘书资格考试：http://www.hrexam.com/secretary.htm 7. Secretary Training Schools：
我不假思索就在第二个答案后面画了勾。心想， 能为上司分忧的下属就是好下属，提前想到了上 司想到的问题，解决了上司想解决的问题，不就 是为上司分忧吗？人事经理接过答卷，马上就到 总经理的办公室里去。好一会，他才从老总办公 室出来，不无遗憾地说：“不好意思，老总看了 你的试卷后，认为你的心理素质不太适合做助理 ，你还是安心地于目前的岗位吧。”
二、教学难点
1.形成正确的秘书观念 2.怎样才能学好秘书学?
第一节 什么是秘书
畅所欲言
• 说说你们心目中的秘书形象
你心目中的秘书是什么形象？
仪表整洁 举止大方
职业装 助手
外语 女性
繁杂
开课前的几个问题
1、你对秘书职业种类了解多少？ 2、作为一个秘书，到底需要做哪些工作呢？ 3、如果现在马上任命你为本单位的秘书，你
因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近 现代秘书含义的古代秘书官职。
曹操高级助手 郭嘉
• （二）国外对“秘书”概念的界定：
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的 “se在c国r外e，ta“r秘i书us””一词，源意于拉思丁文是的““s可ecre靠tar的ius”职，意员思是”“。可靠的 职代英员西语”方。国中英家的语的中秘秘的书书秘概书念（（形s成seec于rce资trar产ey）t阶a与级r秘工y密业）（革s[命e'cs时reet期k）r，有ə是t着r工ɪ密]业与切社的秘会联的密系产。物现， 主（要s指e一cr种e职t位）或职['业si:及k具rə有t]此有职着位的密职员切或的从事联此系职业。的现人员代。西方 国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期， 是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具 有此职位的职员或从事此职业的人员。
理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘 书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。
企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项
事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质， 在国有企业工作的属于公务秘书性质。
商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处
理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的 商务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要 性有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。
• 按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 • 党务秘书 • 行政秘书 • 军事秘书 • 司法秘书 • 外交秘书 • 新闻秘书 • 教学秘书 • 科研秘书等。
二、秘书的类型
• 横向分类：按不同的工作内容分类
– 例：周恩来的秘书们
• 赵 炜——生活秘书 • 越茂峰——机要秘书 • 张永池——贴身秘书 • 赵行杰——警卫秘书 • 李越然——俄文秘书 • 雷英夫——军事秘书 • 马 列——外事秘书 • 韦 明——文教秘书 • 李 岩——经济秘书 • 顾 明——工业秘书 • 杨 纯——农业秘书
最想补充什么相关的知识来做好这份工作呢 ？
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1.公司董事长下星期要去北京出差，如果让你安排出差前的 一些准备工作，你认为有哪些工作需要落实？ 2.公司要召开一次司务会议，会议前应当做好哪些工作？ 3.一个活动策划方案应该包括哪些主要内容？ 4.我们公司拟与某公司签署战略合作协议，签字仪式将由我 们具体承办，请简要回答该如何准备签字仪式？ 5.公司大事记的写作要求和注意事项有哪些？ 6.请你草拟一个清明节放假通知，并对节日值班作出安排， 这个通知应包含哪些主要内容？ 7.请你说出公务宴请准备工作包括哪些方面？ 8.会议主持词包括哪些要点（或者由哪几个部分组成）？
中国秘书学者谭一平
秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人
中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》
秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为 决策及实施提供服务的人员。
总结：各定义的共同之处 • 服务对象：领导 • 根本职能：辅助管理 • 基本方式：处理信息和事务
秘书的涵义：是从事办公室程序性工 作、协助上司处理政务及日常事务并为决策 及实施提供服务的人员。
第一节 秘书和秘书职业
教学目的
1.了解秘书的角色定位、知识结构和能力要求，掌握秘书的 含义，类别和分级。
2.通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后
续内容，奠定一个良好的基础。
教学的重点与难点
一、教学重点
●理解秘书与秘书职业的含义 ●了解秘书的分类 ●认识秘书工作的任务、职能和作用 ●了解秘书职业化的发展趋势