苏州档案馆信息化建设成功案例

苏州档案馆信息化建设成功案例

背景

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。随着国家和社会信息化进程的加快，档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务能力的必要手段。组建单位内部局域网，建立档案信息网站，实现档案信息资源的网络化，使馆藏档案以数字化形式充分融入现代化网络世界，最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求。

为了加快档案信息化建设，加速现有档案的数字化进程，苏州市档案馆逐步对馆内信息进行全面数字化处理，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全保密、突出特色的方针，以文档一体化、归档文件双轨制为原则，以档案信息资源社会共享为目标，加强档案信息化基础设施建设，推动现有馆藏档案的数字化进程，实现电子文件和电子档案的规范化管理，逐步建成全市档案信息网络，积极稳妥地实施档案信息化建设，最终达到建立苏州市数字档案馆的建设目标。

北大方正技术研究院依据苏州市档案馆的具体需求，推出方正博通公文档案文档一体化管理平台解决方案，有效的实现了苏州档案馆的档案数字化管理，建设一个档案信息综合的管理平台，以文档一体化、馆室一体化、馆网一体化为核心，实现了文档一体化，档案馆、室一体化管理及档案数字化采集与加工、档案存储数字化、档案管理自动化、标准化和档案利用提供网络化服务的功能，真正实现了苏州档案馆的档案数字化管理。

设计理念

北大方正技术研究院在苏州档案馆的建设中，系统整体设计理念贯穿档案“三个一体化”的建设，即：“文档一体化”“馆室一体化”“馆网一体化”，有效推动实现了苏州数字档案馆的建设工作。

Ø 文档一体化

为了顺应国家电子政务建设要求，在实际应用中各级政府机关、事业单位重要工作内容就是日常的收文、办文和发文。电子政务中的办公自动化系统建设主要实现文书管理的高效运作，提高行政管理能力，

面向针对公文创建和公文处理的过程。档案管理在一定程度上是公文处理环节的延续，对归档的公文进行进一步管理，对其在有价值的公文进行长期保管，价值挖掘，信息开发方面发挥着重要作用，同样在电子政务建设中不容忽视，尤其是新时期电子公文的大量形成，要求档案同样能够管理电子公文，并形成电子档案。因此文书、档案共同构成政务信息资源的整体，为资源的形成、开发与利用在国民经济中扮演着重要角色。

文档一体化应用模型图

Ø 馆室一体化

馆室一体化强调档案管理的系统性、规范性，各级档案管理机构应该遵循统一的管理流程和规范，实现档案馆和各立档单位在管理上的“上下统一，步调一致”。在档案馆与政府机关、企事业单位的立档单位之间开辟通畅的信息上传下达的通道。

Ø 馆网一体化

馆网一体化档案管理的价值提升到信息共享与信息服务高度，档案业作为承载政务信息资源开发与利用的核心机构，通过对档案信息的挖掘，提升信息利用价值，使其成为各级政府政务公开的工具，服务社会各界公众，更好的为国家经济建设提供信息资源。

特色与优势

Ø 开放式可扩展系统，支持各种类型档案资料的录入接收和综合管理

系统完全基于J2EE三层体系架构设计，既支持实体档案录入接收，又支持电子档案录入接收；支持包括XML，OAI等在内的各种数据规范、数据结构和系统标准数据格式、数据结构的相互转换。

Ø 安全控制

安全性是指系统的技术安全性和信息安全性。技术安全性是指保证数据的介质存储安全和操作人员存取安全。信息安全是指系统在运行过程中，系统数据在被存储、读取或利用中，避免非法截流或将机密信息供给第三方。

Ø 原有档案数据的安全、完整移植

档案馆原来已经积累了大量的档案的目录信息和少量电子档案全文，有效的保证了这些数据能安全、完整地转移到新的系统里，保证数据不遭受任何破坏、损失，而且能完全正常工作在新平台上，做到长期可读。

Ø 电子档案的原始性保证

原始性是档案的价值所在，电子档案的原始性主要是指内容的原始性，即保证其内容未被修改。虽然目前尚未有相关的国家标准出台，但是本系统仍然要考虑到这方面的要求，确保电子档案的内容原始性。

Ø 档案业务管理突出智能化、自动化的特点

该系统应该支持对大量档案数据进行自动化的处理，减少管理人员的工作量，提高工作效率；为档案用户提供在智能化的查询利用工具，提高档案的可用性。

Ø 符合国家标准，采用档案管理最新、可用的研究成果

该系统严格遵循国家档案业务及安全性已建和在建的标准和规范，并积极采用我国档案管理行业最新、可用的研究成果，例如：将方正参与制定的国家档案局《电子公文文档一体化业务流程管理规范》（征求意见稿）的最新成果应用到本系统。

Ø 保证系统先进性

该系统保证了在同类产品中的先进程度，系统先进性分成行业先进性和技术先进性两方面。

Ø 针对特殊部门单位定制特殊窗口

由于本工程用户的特殊性，系统应当可以根据用户的业务特殊要求，对特殊的部门单位定制特殊的工作窗口，以便于更好地贴切业务，解决实际问题。

Ø 易于扩充升级

系统具有较好的可扩展性和包容性。

Ø 针对用户的开放合作开发模式

本系统实施和开发对用户来说都是可见的，以开放合作的方式，与档案管理部门一起，从业务上、从技术上、从管理上、从实施上来共同把握这个项目，密切配合，研究制定纸质档案与电子档案双轨制管理条件下的档案分类标准和归档办法，保证项目的质量、进度和成本。Ø 采用单机版、B/S相结合的模式

该系统全部采用B/S结构，操作时不受时空限制，安装维护方便，满足零维护，远程查询、集中管理的需要。

市场意义

苏州市档案馆系地市级国家综合档案馆，是中共苏州市委、苏州市人民政府直属的文化事业机构，是苏州市永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。其主要职能是接收、收集、整理、保管和提供利用本行政区域内各个历史时期的档案史料。苏州档案馆根据国家档案局、中央档案馆印发的国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（国