无纸化办公浅析

无纸化办公浅析

作者：彭茂华

来源：《环球市场》2019年第09期

摘要：隨着时代的发展，信息技术的进步，党政军民企等单位对办公效率的要求越来越高，无纸化办公作为低碳环保理念深化产物得到充分应用。无纸化办公以其独特的优势，深受广大企业的喜爱，传输速度快，不需要耗费太多的人力以及物力，还可以发挥节能环保的优势，但是就目前无纸化办公的应用现状来看，存在的问题相当突出，所以必须认清形势，看清现状，文章将无纸化办公作为研究对象。首先分析了无纸化办公展开的必要性，然后分析了无纸化办公存在的局限性，最后分析了如何高效的进行无纸化办公

关键词：无纸化；办公；信息化；传统；对比

无纸化办公将网络技术本身的优势发挥的十分到位，将计算机，手机等等电子产品当作是活动的载体，最大限度的将传统办公模式中纸张的使用以及书写环节省区了，并且无纸化办公本身的媒介就是计算机和网络等等数字设备以及一些办公专用软件，无纸化办公对传统办公模式的数字化改造，是现代科学技术带来的办公模式的巨大的变革，无纸化办公将人工极大的解放出来，将单位整体工作效益极大的提升了，增加了信息传播的速度，增强了信息流动性，同时对于数据本身的查询，维护，携带，节约办公成本。无纸化办公代替了人工传递，将工作效率极大的提升。

一、无纸化办公的必要性

无纸化办公与传统的有纸化办公显著区别就是其传播速度更快、效率更高、查阅和携带更加便捷，降低办公成本。

（一）工作效率显著提高

无纸化办公利用计算机、办公软件及通信网络等媒介，传播速度快，能同时送达多个终端。无纸化办公可将一份文件通过网络及办公软件直接传送到相关人员进行审阅或者批示，无需当面送达，尤其是对一些保密要求较高的文件减少了泄密可能性。且只要在有电脑和网络的地方就能处理办公事项，查找文件时只需使用计算机查找功能就能准确找到有关文件。

（二）低碳环保节约成本

无纸化办公最大限度地节省了纸张、设备和各种耗材的损耗，网络传输减少纸张和印刷的使用频率，减少交通和邮寄成本，最大程度上节省人资开支。无纸化办公与当前国家倡导的低碳环保理念不谋而合，减少污染物产生和排放。

（三）极大的提高了办事效率

无纸化办公有着很强的自动化特征，并且文件的数字化，使得文件的创建，修改，存储变得十分简单，不会有纸质媒体修改方面的问题，从信息角度分析，无论是信息的产生，还是发送等等都是相当简单的，不需要打印，复印，传递，数字化媒体将纸质文件极大的取代了，网络传输取代了人力的传输，数字化签名将一层一层的盖章取代了，这一系列优势都使得各个部门之际协调工作变得相当简单，各个部门之间的各个细节方面的工作高效有机的串联起来了，处理流程上多了很多环节任务，使得办公变得相当高效，相当协调，领导也可以就自己分配的任务随时进行查看，不会受到时间以及空间的限制，将工作本身的执行力度以及开展的透明程度极大的提升了。

二、无纸化办公的局限性

无纸化办公虽已成为时代发展趋势，在现实生活中得到广泛应用，但还存在一些问题制约其作用发挥。

（一）传统观念影响无纸化办公应用

无纸化办公颠覆人们传统行为习惯和观念，在我国人们习惯于纸张的运用，认为白纸黑字签字盖章才最可信和最有效。很多领导也习惯在纸质文件上进行圈阅和批示，甚至有些人认为通过电脑和网络传输的文件缺乏权威性，传统习惯不同程度制约无纸化办公发展速度。

（二）无纸化办公的安全性受到质疑

对于通过计算机和网络传输的文件，有些单位对其安全性存在很大质疑，在现实生活中也确实存在着安全隐患。无纸化办公在网络连接、服务器，数据库等方面一定程度存在安全隐患，一旦发生泄密事件影响巨大。互联网，移动存储设备是当前计算机病毒传播的基本途径，流行病毒例如熊猫烧香等等有着相当强的破坏性，很容易导致系统崩溃，信息直接全部丢失，所以必须做好网络安全层面的防护工作。

三、无纸化办公的对策性

计算机和网络技术应用为无纸化办公带来快捷便利办公路径。在做好安全风险防范的同时，要积极倡导并推动无纸化办公。

（一）转变思想观念，提高思想认识

要在思想上提高认识，转变传统纸质办公观念，树立无纸化办公意识。作为公文流转中的各级领导要带头转变观念，放弃传统“方便、省事”的公文阅批方式，在实际工作中重视并落实无纸化办公要求，带动全社会推行无纸化办公。

（二）重视无纸化办公安全性能，切实防范风险的发生

要高度重视无纸化办公的安全性，采取措施加强防范。首先要配置防病毒软件。网络环境下病毒的传播将会对无纸化办公系统的利用造成很大的安全隐患，必须安装适合局域网杀毒的防病毒软件。其次要充分利用防火墙，最大限度地阻止网络中的黑客来访问自己的网络，防止他们随意更改、移动甚至删除网络上的重要信息。第三Web、Email的安全监测系统、漏洞扫描系统也要完善。

四、结语

综上所述，无纸化办公是当今企业办公发展的潮流，但是无纸化办公除了给人们的工作带来相当大的便利之外，也有很多问题是人们所担心的，例如办公的安全化程度等等，所以作为企业管理者必须强化人员信息化水平，强调安全设施建设，只有这样才可以将无纸化办公本身的优势凸显出来，为现代企业建设发展服务。

参考文献：

[1]王俊程.无纸化办公的难点与对策分析[J].兰台世界月刊，2008，No.271 （12）：8-9.

[2]吕涛.档案工作与无纸化办公[C].齐鲁档案论坛——山东省档案学会学术年会会刊，2008.

[3]方雪垠，钟文丽，王华.无纸化办公环境下高校档案信息化建设[J].国防科技，2012，33 （5）：50-53.

[4]宋静，熊海鸥.浅谈高校教务管理无纸化办公[J].大众科技，2011 （5）：45-46.

[5]曾光，李晓莉.浅谈无纸化办公浪潮中的电子档案管理工作[C].档案事业发展与青年档案工作者的责任：2010年全国青年档案工作者研讨会论文集，2010.

[6]李浪，陈溪辉，罗文，等.大学校园无纸化办公网络安全策略模型研究[J].衡阳师范学院学报，2004，25 （6）：80-83.