档案管理创新实施方案

（一）观念创新，使档案在服务中发挥效益效能
1.要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着公司内部结构不断调整、优化，公司整体的效益效能也在不断提升，档案的门类、内容成复杂化、多样化趋势，因此，档案管理也要为接收和管理好这一类“新兴”档案而转变观念，要转变以往在办公室“等待档案”的方式，应主动熟悉了解“新兴”档案的内容和流程，弄懂档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种档案资料做到“胸中有数”。
2.要确立档案即是资产的观念，在公司无论是科技、还是文书档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是公司发展历程的真实记录和客观评价。档案是一种非常重要的资产，它除了具有公司无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。公司领导和全体员工只有正确认识到档案即是公司资产以后，才会千方百计去共同管理、保护、利用好这些资产，才会协同合作做好档案工作。
1.通过纷繁复杂的内容类别，提取相应档案文件，要求档案内容准确化。
2.保密、污染、防潮等外在影响因素，要求档案文件存放科学化。
3.档案的存储大量由数字化与纸质化组成，要求档案文件存储规范化。
二、立足本质，从基础剖析厘清现状
通过对上述三个问题进行深入讨论、研究，我们发现传统意义的档案管理方法难以满足公司和员工日益增长的档案使用需求,档案管理的方式方法急需加强。从现状来看，档案管理主要面临三方面的瓶颈：
（三）管理创新，全面提升档案工作
1.公司发展了，公司的档案管理工作同样应该上水平、上档次、上规模，档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高公司全员的档案意识和档案业务知识，坚持“依法治档”，确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高档案管理人员业务水平，我公司文书与科技档案管理员共同联合，多次前往区（县）公司对相关档案管理人员进行系统化培训。从规章制度到管理办法、从流程应用到分类整理，对各方人员均进行了详细培训。不断夯实文书和科技档案管理基本知识，培训时要求面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。经过多次培训，效果显著，也为公司档案管理标准化奠定了基础。
2.信息化电子档案的广泛推广应用，要求每个专业都形成电子文档，这就要求员工熟悉并正确使用规范化文档操作，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在公司内网办公环境下，各部门对档案信息资源实现共享。档案管理更需发挥关键性作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。建立档案利用制度，整合各类档案资源。建立严格的档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案室，必须获得档案主管领导的审批，档案收藏时，利用网络进行档案收集管理，使档案管理工作更为灵活便利。
最后“三维共建”管理模式为公司发展提供了有力保障，同时也为科学化档案管理工作提供了良好的管控手段。在后续工作实践中还会不断补充扩充，让“三维共建”档案管理新模式更好的契合公司发展步伐，更好的服务于公司员工需求。
4.档案工作既是公司重要基础工作之一，为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源；提高整体管理水平，以便更好地为公司发展服务。总之，公司档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与公司发展同步。
（四）“三维共建”，以综合管控促管理提升
将上述“体制创新”“管理创新”“制度创新”三方共同结合，形成***公司特有的“三维共建”管理模式。档案体制是档案工作的框架，档案管控是档案工作的脉络，档案制度是档案工作的遵循。三方共同结合、共同提升、共同创新形成目标明确、内容详实、操作性强的管理新模式。同时，在档案的阶段性复查核查方面，通过“三维”方式，有着更为清晰的管理管控方向。
三、开拓创新，从“三维”导向夯实管理
为了全面落实档案管理准确化、科学化、规范化。***公司深入开展档案管理创新活动。通过广泛收集问题、分析原因、细化措施、制定方案，进而在阶段时间进行循环核查复检，以满足档案的优质程度评定和进一步归纳整理。档案管理是公司管理工作的重要组成部分，必须适应现代公司和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。公司档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要公司所有部门，以及全体成员共同参与才能取得成效的一项事业。公司没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。
3.制度创新的实质是要从公司的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，不断地补充完善制度规章。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案还不够完善，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们继续制定较为详尽的制度，不断创新公司档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，制定考核办法进行总结考评。职责明确，奖罚分明，从而调动档案管理人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
（一）档案内容分类方面
档案内容的记录需要全面、客观、动态；档案的分类需要丰富、精准、细致。其所具有的功能要适应公司和员工对信息的需求。档案内容的零乱、分散、量多、质杂等现状特点与公司、员工对档案需求优质、系统、集中、广泛之间存在着矛盾。内容分类的不细致、不全面，直接影响档案的检索与进一步信息提取，同时容易产生数据冗余并重复录入。分类名目复杂，包括发展过程中形成的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等，包含许多内容，涉及范围广、门类多，有较多的资源信息。因此管理难度相对较大。
（三）档案存储方式方面
目前档案的主流存储方式是电子档案与纸质档案互依共存。纸质档案依靠其特有文字原始属性，具有法律凭证依据，例如当事人的亲笔手稿、领导的签名签署等均有唯一性和不可替代性；电子档案无特有的固定形式，易于变化且操作性强，为档案管理工作提供诸多便利。同时兼顾存储空间小、易于传递等特点，已成为档案管理不可或缺的一项存储方式。电子档案与纸质档案均为档案使用者提供便利。但如何做好两者的衔接、衔接过程如何管控，仍为目前需要解决的问题。
（二）体制创新，使档案工作适应新时代下高速发展
公司的档案工作要适应精益求精的公司制度，就必须对档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
1.机构创新的核心是精简。精简高效是档案工作的必然趋势，公司档案工作也要顺应公司的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“综合性档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责公司各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合新时代发展战略下精干、高效的原则，有利于增加公司档案管理的自主性和灵活性。
“三维共建”管理模式，精益精细流程管控，助力提升档案质量
一、深挖浅出，从实际入手发现问题
档案，是公司和员工各方面情况最真实的记录，是反映公司发展与员工根本利益的重要依据。通过长期从事档案管理工作，在不断发现、分析、解决问题的过程中，不难发现档案管理的重要性。新时代发展背景下，公司与员工对档案的需求也愈发多元化。现从三个方面就档案管理在实际工作中遇到的问题进行简要概述：
3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的是电子档案盒纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的要求，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息化技术，熟练运用电脑及现代通讯技术。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理办法，有选择性的实施“双套制”管理，才不会造成人、财、物的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
四、推广应用，从实践出发优化完善
在“三维共建”管理模式的不断推广应用下，公司档案管理工作日趋完善。“有章可循，有规可依”的档案管理氛围愈加浓厚。档案管理工作实现质的变化，达到相互平衡、健康发展，流程的精简高效，大幅度提升工作效率。通过阶段性开展引导宣传，为公司各级成员牢固树立档案即是资产的良好观念，加强全员对档案工作的重视程度；吃准吃透档案管理制度，不断补充更为先进的方式方案，让制度管理在档案工作中践行见效；流程化管理更为精益精细，紧跟时代步伐，将电子化档案管理的创新模式不断融入档案管理工作的各个环节，以科学手段使档案管理工作更加稳定可靠。
2.机制创新的关键是高效。转变机制，高效运行，创造最大的效率效益是当下档案工作的核心。公司的档案工作管理机制也要随着公司管理机制的不断优化而创新，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为公司高质量分人为因素影响，档案的后续保全措施未全面有效落地。档案文件较易出现发黄、毒烂、泄密、丢失等不同程度损坏，相较于软性原因，此类硬性问题仍是目前难以规避的问题。近年来，档案资料的涉密问题愈发重要，在硬件环节的配备以及档案存放条件的再优化直接影响到档案的数据安全。人为方面，包括材料收集、归档、传输等交互环节，也较容易发生档案传递偏移，影响档案安全的同时也容易发生失泄密事件。
3.要确立档案是公司独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的新时代发展浪潮中，公司各部门、各专业的档案是独有的原始记录，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有公司的技术秘密和专有知识。如果公司的档案材料不收集、整理、保管好，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。