公司电子公文管理办法

公司电子公文管理办法

（新保办[2006]33号）

第一章总则

第一条为加强知识管理系统上线后电子公文的管理，进一步规范电子公文的操作流程，切实提高电子公文的流转效率，特制定本办法。

第二条电子公文管理的内容主要包括管理体制、文件管理员、电子公文办理、电子签章管理、委托授权、效率监督、评价机制等方面。

第三条电子公文管理的基本原则是合理科学、讲求效率。

第四条本管理办法是主要依据《新华人寿保险股份有限公司公文管理办法》（新保办〔2002〕80号）、《公司签报管理暂行办法》（新保办〔2005〕58号）文件精神，特别针对知识管理系统上线后的电子公文管理需要制定的。

第五条本办法适用于公司内部所有在知识管理系统上进行流转审批的各类电子公文。

第二章管理体制

第六条总公司办公室是全系统电子公文的归口管理部门，负责牵头做好全系统电子公文管理平台的规划与建

设，制定相关管理制度，开展培训、检查、指导、评价和督促。

第七条各级机构行的政管理部门是本单位电子公文的管理部门，负责本级单位电子公文的实际运转，指导、培训、评价其下级单位的电子公文管理，收集并逐级向上反馈本单位电子公文的实际需求。

第八条公司信息技术部门负责电子公文管理平台的运营保障。总公司信息管理中心负责电子公文平台的研究与开发，各级信息技术部门负责做好日常技术支持、后台维护和安全保密。

第九条全系统各单位应提高对电子公文管理工作的认识，创造有利于电子公文管理工作开展的环境，定期检查本单位及所辖单位电子公文管理的情况，并给予恰当地指导。

第三章文件管理员

第十条为了确保公司电子公文的协调高效运转，总公司各部门、各分公司、分公司各部门、各中心支公司应明确一名兼职或专职人员作为本单位的文件管理员，负责具体承担本单位的电子公文管理工作。

第十一条各级文件管理员应具备的基本条件是：

（一）入司半年以上的公司正式员工；

（二）热爱公文管理工作，有较强的责任心和职业操守；

（三）熟练掌握公司公文管理的各项规章制度、公文管理流程和基本处理要求；

（四）熟悉本单位行政运转情况；

（五）具有较强的安全和保密意识；

（六）具有较强的综合协调能力和良好的沟通能力；

（七）经上级单位考核合格并取得相应上岗资格。

第十二条各级文件管理员的基本职责是：

（一）执行上级单位的各项公文管理制度，制定完善本单位公文管理制度并督促执行；

（二）及时协调处理本单位的各类电子公文，不积压、不误事，不断提高办文效率；

（三）组织所辖单位员工开展相关培训，不断提高全员办文水平；

（四）接受上级单位电子公文检查；

（五）指导检查下级单位电子公文管理工作；

（六）维护管理本单位文档中心、电子签章。

第十三条各级文件管理员的基本权利是：

（一）有权了解本单位内部各类电子公文的内容和流转情况；

（二）质询下级单位电子公文管理的薄弱环节并要求改进；

（三）向上级单位提出改进电子公文管理的意见和建议；

（四）参加上级单位组织的相关培训。

第十四条各级文件管理员一经确定，不得随意频繁变动。

第十五条文件管理员如发生变动，必须及时补充，确保做好必要的衔接培训，并严格办理工作交接手续（文件管

理员工作交接清单样本详见附件1－1）。

第十六条各单位拟新任文件管理员必须及时报告上级单位,经由其上级单位考核合格、颁发上岗证书后方可正式上岗。上一级单位应及时调整文件管理员权限。

第四章电子公文办理

第十七条公文并行。各单位有关涉及到公司商业活动中权利义务、费用核算等问题需要进行电子与纸制公文双向流转。

主要包括：涉及付款的合同；涉及付款的签报；各类激励方案；年度预算文件及调整签报；涉及合同、授权以及与第三方合作时或公司在商务活动中的承诺、声明、明确权利义务的法律文件等。

第十八条意见签署。各单位出具公文办理意见时，应以本单位主要负责同志的意见为主，必须同时以本人签字（有电子签名的应使用电子签名）或加盖本单位的电子印章为准。

主要负责人应在稿纸上明确填写意见，不得含糊其词，不得仅以签字代替。如意见较多，可以另行上传意见。

第十九条发文核稿。总公司、各分公司及各中心支公司要明确一名核稿人员，核稿人应由本单位文秘人员承担，没有专职文秘人员的应由其主管文秘的经理人员或室主任担任。

第二十条发文校对。校对人员应尽最大义务对文稿的准确性负责。一旦完成校对后，不得再对文件内容进行任何修改；如确实需要修改，应由该文件的主办单位提出申请后，

方可在文档中心明显之处登载勘误信息。

第二十一条文件分发。文件管理员应严格按照发文范围和层级设置文档中心的阅览权限，不得遗漏、不得随意扩大。

各级单位对外行文时必须在知识管理系统内进行电子流转，制作完毕后打印纸质文件报出。

第二十二条文件签收。各单位在签收各类文件时，应查看文件内容和发送范围，如发现文件内容存在严重错误或发送范围有误的，在与主办单位沟通后可以拒签。

第二十三条关联文件。为保证知识管理系统中电子公文在办理过程中的完整性、全面性和延续性的需要，各单位在拟办发文、签报、签收收文时，应对与其相关的收文、发文、签报等文件进行必要的关联。所有的文件只能在结束流转后方可以被关联。

如，拟写批复类文件时必须关联其相应的请示等文件；拟写已经领导签报同意后下达的激励政策文件，应关联领导已签批的相关签报。

第五章电子签章管理

第二十四条电子签章的效力。电子签章包括电子签名和电子印章。在使用电子签章时，必须要与本人的账号、密码绑定在一起方可有效。在电子公文运转中，它与实物签章具有同等效力。

第二十五条电子签章的申请。各单位如新增机构、人员等需申请新的电子签章时，应及时以签报形式向总公司办