高效工作方法PPT课件

时间
D P
问题对应・改善计划需要较多时间
CA
通过制作切实的 P（计 划）、缩短 D（实施）C （确认・反思省)A（处理） 所需要的时间
按照计划完成、不必花费多余的时 间
2.PDCA
（1）接受指示（把握现状）
接受指示的同时，需把握开展工作的状况 ＜接受指示的方法＞
◇不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对 方讲完再问。
④正确・简洁・完整的汇报。 ・预告汇报的主题。（｢有关 XX 的汇报｣） ・最先从结果，然后对理由和经过简练的讲述。（5W2H） ・不要将事实和自己的意见混淆。
3.汇报・联络・商谈
重点
▽为在准确的时间内能够向上司汇报 １．提前预定上司的日程 ２．填写到自己制作的日程表里 ⇒即：日程管理！
▽考虑对方的状况・立场・关心事项 在适宜的时间汇报适宜的内容
（问题、课题的视觉化）
4.日程管理 ◆ 很好的进行日程管理有什么好处？
本人和相关人员在实施之前对 “谁”、“做什么”、“什么时候之前完成”、
“如何实施”等具体情况把握清晰
可以向上司提前报告业务量较大的时期 使相关部门人员明确必须要执行的工作 （明确业务上的契约关系＜责任・分担＞）
4.日程管理
（1）关于细化到详细的“实施项目” 的系统图 （2）应注意将“实施项目”沿时间轴（日程表的 横
…金额？所需数量？
2.PDCA
（1）接受指示（把握现状）
接受指示的同时，了解开展工作的状况
＜把握现状＞
◇ 收集相关信息，并进行整理（保证完整，准确） ・把握过去实施过的内容 ・确认所需花费的时间 ・通过交接工作和已有的报告书，使问题※明朗化
*重点
在下面的P （计划）中商讨对策
2.PDCA
（2）Plan （计划）
TFTM的工作当中必要的知识和技巧
工作成果
业务知识・技巧
T ・问题解决法
F
・PDCA ・日程管理
T
・文件的书写方式
M ・专业知识
一 ・PC 般 ・外语
价值观・行动准则
・TOYOTA WAY
（⇒TFTM WAY）
此次讲义实施 的内容
・商务礼仪 ・工作态度
1.分组讨论 各组按下列重点，分为「上司的视角」，
3.汇报・联络・商谈
管理者的使命
▽贯彻实施日程管理（下次进行介绍） ▽培养部下养成「汇报・联络・商谈」的习惯，通过、
持续适宜的指导，是提高业务执行能力的 有效方法
（具体） 一定要改掉这种「上司在座位上，好象有时间」，就去 商谈的不良习惯
4.日程管理 ◆ 日程管理的目的是？
为使包括自己的相关人员 能够把握业务进展情况
◇ 记录要点。 ◇ 将内容归纳为5W2H※，简单重复。
・Ｗｈａｔ（内容）
… 做什么？
・Ｗｈｅｎ（时间・期限）
… 何时进行，何时完成？
・Ｗｈｅｒｅ（地点・担当部门） … 在何处进行？
・Ｗｈｙ（目的）
… 为何进行？
・Ｗｈｏ（担当，负责）
… 谁负责，和谁一同进行？
・Ｈｏｗ（方法・手段）
…用什么方法进行？
・Ｈｏｗ Ｍｕｃｈ（数量）
▽通过推广好事例，提高公司整体的能力和效率。 ＜「标准化」「横向展开」＞
3.汇报・联络・商谈
（1）汇报･联络･商谈的时机
①制定计划时（Ｐ）
・当不清楚上司的指示内容时 ・自己制作的计划是否切实可行，需要与上司，老员工进行 确认，协商 ・在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时应向上司汇 报，进行协商
②实际实施时（Ｄ）
接受指示的同时，了解开展工作的状况
◇ 在把握工作目的・期限等５Ｗ２Ｈ相关信息的基础上进行 工作计划。
◇针对委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况与上司和老 员工商量），并反映到计划中。
*重点 要反复思考接受的工作（问题点）， 「为什么」会发生。
◇ 考虑工作的优先顺序（重要程度，紧急程度），采取有效的 手段和有效的顺序。 ◇ 向上司和老员工确认，商量计划达成的可行性。
・实施时间较长（1周以上）时，应对进行状况进行中间汇报 ・根据状况与相关部门进行沟通，并将结果向上司和老员工 切实汇报
3.汇报・联络・商谈
（1）汇报･联络･商谈的时机
③完成时（Ｃ・Ａ）
・工作结束时，应立即进行汇报
④情况发生变化时
・因个人原因想变更指示内容时 ・上司以外的其他人委派工作时（特别是其他部门及公司外
部人员） ・产生不良后果和出现问题时 ・由于自己的失误，有可能引发问题时 ・当认为不能按期完成时
3.汇报・联络・商谈
（2）汇报・联络・商谈的方法 ①直接向发出指示的人进行汇报
②根据情况用文件和便条进行汇报。 ・内容复杂的 ・有必要记录存档的 ・需要向他人汇报的
③根据状况，也可用ｅ－ｍａｉｌ进行汇报。 ※发送方须注意） 对重要事项必须以书面或当面说明 ※接收方须注意） 需要答复的内容必须回复
▽为此理解和掌握「业务日程表的制作和管理技巧」是非常必 要的。
2.PDCA
管理者的作用
▽（指示时）准确的对部下指示「终点（=目标）」 ＜什么、多少，何时＞ ×：具体内容由部下自己考虑，但不提示总体方向，全部 交给部下，不能达到人才培养的目的。
▽亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑了工作内容 （时而温和、时而严厉） ×：因为工作忙，不仔细看内容
「部下的视角」就TFTM现存的问题进行讨论和 归纳。（加入具体实例）
① 接受工作指示 ② 汇报・联络・商谈 ③ 日程管理 ④ 资料制作（书写方式）
＜时间安排＞ 25min：讨论 15min：发表
2.PDCA
接受指示
Action
（对策）Plan来自（计划）Check（评价）
Do
（实施）
2.PDCA
计划阶段的重要性
2.PDCA
（3）Do （实施）
按照计划确实实施
◇ 一边有意识思考工作的目的一边开展工作。 ◇ 实施过程中保持与相关部门的沟通。 ◇ 根据状况向上司进行中间汇报。 ◇ 状况有变时，重新讨论计划。
（4）Check （评价）
是否达到目的要进行，评价和反思 ◇ 未能按照计划实施 → 调查原因
（5）Action （对策）
考虑更好的对应策略，达到标准化 ◇ 向上司及相关人员汇报 ◇ 将评价结果反映到下次的计划、进行「改善」 防止再次发生。
2.PDCA
重点
▽合理的P（计划）、可以使D 、C 、A有效进行。 但是，计划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？
▽计划不只是为了自己、还是为了与自己以外的相关人员能够 一同确认而制定的书面日程，将进展状况可视化非常重要